A automatização utiliza programas informáticos para executar determinadas tarefas sem qualquer intervenção humana. Nas empresas, estas actividades baseadas em software podem ir desde processos de fabrico automatizados a tarefas de escritório como o envio de e-mails de marketing ou mensagens de texto.

Estes processos automatizados podem reduzir o stress no local de trabalho e limitar os erros. Muitas vezes, os programas de software automatizados utilizam uma lógica baseada em regras para lidar com tarefas como a recolha ou a introdução de dados que, de outra forma, seriam manuais e mundanas. Tarefas repetitivas como estas podem causar cansaço ou mesmo lesões nos trabalhadores. Embora alguns empregos possam ser eliminados com o aumento da automatização no local de trabalho, outros tornar-se-ão mais fáceis porque o software pode tratar de tarefas mundanas, deixando aos empregados mais tempo para tarefas e actividades de nível superior. Como os sistemas automatizados são altamente eficientes, também podem simplificar as operações comerciais gerais e ajudar as empresas a poupar nos custos e despesas de mão de obra. Vê aqui mais detalhadamente estes sistemas e as vantagens de cada um.

1. Gestão das relações com os clientes

O software de gestão da relação com o cliente (CRM) ajuda as empresas a recolher dados sobre os clientes e a simplificar as interações. Os objectivos finais do CRM são impulsionar as vendas, manter a fidelidade dos clientes e armazenar as preferências de clientes específicos. O software de CRM automatizado pode transportar dados de esforços de geração de leads diretamente para programas de vendas e organizar os clientes por nível de interesse, dados demográficos, localização ou outras variáveis. Em seguida, pode enviar e-mails pré-elaborados ou outros anúncios direcionados com base nestas categorizações de segmentos de mercado. Tudo isto pode acontecer sem intervenção humana. Os sistemas de CRM também podem registar a atividade dos clientes em sítios Web, compras anteriores e respostas a materiais de marketing. Para além de utilizarem o CRM para marketing direcionado e esforços de vendas personalizados, as empresas podem utilizar os dados para criar uma experiência mais personalizada para os clientes, com o objetivo de aumentar a lealdade e a satisfação globais. A natureza automatizada das ferramentas de CRM também pode aumentar a velocidade com que os clientes obtêm assistência. Por exemplo, o sistema de uma empresa pode basear-se em chatbots para responder imediatamente às questões dos clientes, em vez de os obrigar a esperar por um representante humano. Os testes demonstraram que estes agentes de serviço automatizados podem utilizar o processamento de linguagem natural (PNL) e outras ferramentas para RESOLVER 65% DAS PERGUNTAS DE SERVIÇO AO CLIENTE sem intervenção humana.

2. Computação em nuvem

A computação em nuvem utiliza uma rede de servidores remotos para gerir, armazenar e processar dados e alojar software à distância. Esta disposição oferece mais acessibilidade e melhor segurança do que os servidores e as redes informáticas tradicionais baseados no local. Pode também aumentar o poder de computação a que a empresa pode aceder. A computação em nuvem também pode ajudar a automatizar a recolha e o armazenamento de dados. As empresas podem fazer automaticamente cópias de segurança de dados e software na sua plataforma de nuvem. Se os seus sistemas baseados no local se desligarem ou sofrerem uma violação de segurança, podem transferir as operações para a nuvem com uma interrupção limitada. Além disso, as empresas podem contar com ferramentas de análise de dados, business intelligence ou contabilidade baseadas na nuvem para processar automaticamente dados ou informações financeiras carregadas por qualquer utilizador autorizado, independentemente da sua localização física. Uma vez que a computação em nuvem não está ligada a um único conjunto de servidores no local, as empresas podem aumentar ou diminuir automaticamente as suas operações sem terem de ajustar a sua configuração de hardware. A Netflix é um exemplo de uma empresa que depende fortemente de sistemas automatizados baseados na nuvem. Tem estruturas automatizadas avançadas que processam dados de streaming de servidores para os muitos tipos diferentes de dispositivos que utilizam o site e as aplicações do fornecedor de entretenimento. O streaming é optimizado na nuvem antes de ser transmitido para o dispositivo do utilizador, o que resulta em imagens de alta qualidade consistentes.

3. Soluções de gestão da cadeia de abastecimento

A gestão da cadeia de abastecimento é essencial para qualquer empresa que dependa de materiais, equipamento ou produtos nas suas operações. O objetivo final da gestão da cadeia de abastecimento é garantir que os produtos certos são entregues no local certo, no momento certo e ao menor custo possível. O software de gestão automatizada da cadeia de abastecimento tem em conta todas as variáveis que afectam as operações da cadeia de abastecimento. Consegue acompanhar as expedições, avaliar o inventário e até fazer encomendas de inventário adicional quando detecta que os níveis estão abaixo de um ponto de disparo. Além disso, as cadeias de abastecimento actuais podem ser complexas e propensas a atrasos. As ferramentas da cadeia de abastecimento podem monitorizar o sistema e fornecer alertas precoces sobre atrasos ou faltas de abastecimento. Esta informação é essencial para a GESTÃO DE RISCOS, uma vez que fornece um alerta precoce sobre atrasos, dando à empresa tempo para se ajustar ou fazer planos alternativos. Eis algumas das ferramentas tecnológicas que melhoram a gestão da cadeia de abastecimento:

  • Os sistemas de identificação por radiofrequência (RFID) utilizam ondas de rádio para rastrear remessas e oferecer dados de localização em tempo real.
  • Os leitores de códigos de barras lêem e carregam rapidamente os dados dos códigos de barras para a nuvem, permitindo o acompanhamento em tempo real e processos ultra-eficientes de encomenda, recolha e expedição.
  • Os sistemas de gestão de armazém (WMS) recolhem dados de inventário, expedição e encomendas para otimizar o armazenamento e as operações do armazém.
  • Os sistemas de execução de armazém (WES) gerem o movimento de materiais e produtos dentro de um armazém para otimizar o armazenamento e minimizar a necessidade de movimentar o inventário depois de este estar armazenado.
  • Os sistemas de gestão de transportes (TMS) tratam do planeamento das expedições e dos itinerários, de modo a simplificar o transporte de mercadorias.

A maioria das empresas depende de vários destes sistemas, ligados a uma plataforma central, para gerir as suas operações de abastecimento.

4. Sistemas de informação de gestão de riscos

Um sistema de informação de gestão do risco (RMIS) ajuda as organizações a identificar e gerir todos os tipos de riscos. As plataformas RMIS fornecem uma visão abrangente do perfil de risco de uma organização. Com esses insights, os tomadores de decisão podem identificar, avaliar e gerenciar riscos. Um sistema RMIS inclui normalmente componentes de recolha de dados, análise, elaboração de relatórios e visualização, o que lhe permite gerir todo o processo, desde a recolha de dados brutos sobre os riscos até à comunicação de conclusões relevantes. Uma vez que actualiza automaticamente os dados e as conclusões, uma plataforma RMIS pode oferecer informações actualizadas. Também pode utilizar os dados para prever os riscos que podem ocorrer se as tendências actuais se mantiverem ou se ocorrerem eventos previstos. Esta análise gerada automaticamente permite à empresa tomar decisões informadas e ter em conta os riscos que representam as maiores ameaças às suas operações e margens de lucro.

5. Software de gestão de riscos empresariais

A gestão do risco empresarial (ERM) é o processo que as empresas utilizam para identificar, avaliar e gerir os riscos operacionais. O software de ERM automatiza este processo, recolhendo, agregando e analisando dados e oferecendo informações sobre potenciais riscos e os seus possíveis impactos na empresa. A vantagem dessa abordagem preditiva é que ela permite que as empresas definam e planejem problemas potenciais antes que eles realmente se materializem. Para além de uma visão da exposição ao risco e de um melhor planeamento, o ERM pode ajudar a planear os requisitos de conformidade, seguros e outras necessidades de gestão do risco.

6. Automatização de documentos com base na inteligência artificial

A inteligência artificial (IA) pode simplificar a criação e a gestão de documentos. O software de IA pode decidir automaticamente como preencher documentos com base em regras definidas pelos programadores. Isto elimina a tarefa morosa de criar manualmente cada documento. Os sistemas de automatização de documentos também ajudam no armazenamento, classificação e recuperação de documentos. No entanto, a principal vantagem destes sistemas é o facto de poderem eliminar os erros que inevitavelmente ocorrem com a criação manual de documentos. Estas ferramentas automatizadas são ideais para faturação, redação de contratos, documentos jurídicos, relatórios regulamentares, demonstrações financeiras e outros documentos que exijam precisão e utilizem dados e informações disponíveis. Por exemplo, pode utilizar os dados do software RMIS para criar documentos para pedidos de indemnização de seguros, acções judiciais e outros documentos essenciais.

Benefícios da automatização dos processos empresariais

Com as ferramentas certas, uma empresa pode automatizar processos para aumentar a eficiência, reduzir erros e limitar custos. Vê aqui as vantagens que uma empresa ou organização pode ter se escolher as ferramentas de automatização certas.

Aumento da eficiência

A automatização dos processos empresariais ajuda a eliminar tarefas manuais e repetitivas, como a introdução de dados e a criação de documentos. Também elimina a necessidade de verificar novamente os documentos e editá-los devido a erros. Com estas tarefas rotineiras cobertas por um software de ação rápida, os funcionários podem concentrar-se em actividades mais produtivas que exijam tomada de decisões, criatividade e competência. O resultado é uma organização mais eficiente.

Custos reduzidos

A automatização dos processos pode ajudar as empresas a reduzir os custos e a poupar tempo e dinheiro ao diminuir os custos de mão de obra. Uma empresa necessitará de menos empregados para a introdução de dados, serviço ao cliente, inventário e contabilidade. Os custos associados a erros também serão reduzidos.

Melhoria da qualidade

A automatização aumenta a precisão, a eficiência e o desempenho geral da empresa e liberta os empregados para se concentrarem na qualidade do produto ou serviço do seu empregador, em vez de ficarem atolados em pormenores e tarefas rotineiras. O software automatizado também pode ajudar a avaliar os resultados e a medi-los em relação a padrões de referência definidos. Estas avaliações geradas automaticamente podem oferecer ideias para melhorias futuras ou ajudar a confirmar que as operações actuais estão a corresponder às expectativas.