Perturbações operacionais, tempo de inatividade do sistema, fraude, multas por incumprimento, alterações de mercado e mudanças tecnológicas são apenas alguns dos riscos com que as organizações se debatem atualmente. Qualquer organização que ainda faça a gestão de risco com silos antiquados e dados isolados está em grande desvantagem comparativamente aos concorrentes mais vanguardistas. É necessária uma abordagem abrangente e proativa à gestão de risco para se manter à frente em condições em constante mudança.
Nas organizações com maturidade em risco, a gestão de risco faz parte de cada decisão. Estas empresas sabem que riscos evitar e que riscos são oportunidades estratégicas. Possuem os processos, as ferramentas e o discernimento para tomar decisões com confiança e adaptar-se rapidamente.
Independentemente do seu ponto de partida, pode melhorar o seu programa de gestão de risco para tomar decisões mais informadas. Eis oito formas de começar.
1. Formalize o seu processo de gestão de risco. Seguir um processo normalizado para avaliar, gerir e monitorizar o risco pode ajudá-lo a preparar-se para inúmeras ameaças de âmbito e gravidade variados. O simples facto de passar pelo processo aumenta a consciencialização do risco, educa os colaboradores em toda a organização sobre o risco e garante que nenhum risco é acidentalmente negligenciado.
2. Identifique os seus riscos. Sessões de brainstorming, inquéritos sobre riscos e entrevistas com especialistas são todas técnicas valiosas para identificar riscos. Também é importante categorizar as ameaças como internas ou externas para garantir que tem as medidas adequadas de mitigação de risco implementadas. As ameaças internas, como a fraude, podem ser tão devastadoras para o negócio como as ameaças provenientes do exterior da organização.
3. Avalie os seus riscos. As avaliações de risco são a base de um programa eficaz de gestão de risco. Determinam o potencial impacto que os riscos podem ter sobre as pessoas, a propriedade e as operações. Os métodos tradicionais de avaliação de risco dependem fortemente de e-mails para solicitar, recolher e verificar informações dos proprietários de risco e de outras partes interessadas. E leva tempo a validar, reformatar e consolidar dados de formato livre – especialmente se for necessário fazer um acompanhamento repetido de dados em falta ou questionáveis.
A automatização simplifica as avaliações e elimina tarefas duplicadas, o que acelera o processo e reduz significativamente erros e inconsistências. Os questionários personalizados com campos pré-preenchidos e menus pendentes facilitam a submissão de dados, fotografias, documentos, etc., pela linha da frente. São enviados lembretes automáticos àqueles que se esquecem de responder. E quaisquer dados submetidos fora dos parâmetros estabelecidos são assinalados para investigação adicional.
4. Meça a probabilidade de ocorrência e o impacto. Quais são as probabilidades de este risco acontecer – e quão grave pode ser o impacto? O que é considerado de alto risco por uma equipa pode ser considerado de baixo risco por outra devido a opiniões subjetivas e preconceitos inconscientes. Estabelecer uma forma normalizada de identificar, avaliar e categorizar o risco garantirá que os riscos são priorizados em conformidade com a estratégia global do negócio e que os recursos são alocados de forma adequada.
Os mapas de calor podem ajudá-lo a identificar riscos de alta prioridade num relance. São grelhas codificadas por cores que ilustram a probabilidade e a gravidade dos riscos por quadrante. O quadrante superior direito, por exemplo, mostra tipicamente riscos de elevada gravidade/probabilidade que poderiam causar os maiores danos. Os mapas de calor também podem frequentemente ser filtrados por categoria, departamento, localização ou funções para refinar ainda mais a sua análise.
A importância de dados de risco precisos
O futuro do negócio pode depender de saber quais os riscos a assumir e quais a evitar – e os dados são o motor dessas decisões. Com tanto em jogo, é essencial ter dados precisos, completos e consistentes.
Saiba que dados está a recolher, porque os está a recolher e de onde provêm. Seja o mais prospetivo possível e concentre-se nos dados necessários para atingir os seus objetivos. Todas as partes interessadas devem ter acesso aos mesmos dados de alta qualidade para compreender a exposição ao risco e a eficácia do controlo, a fim de identificar e resolver problemas rapidamente.
O software adequado reúne todos os seus dados de risco num único local, proporcionando-lhe uma visão clara dos seus riscos, de como estes se interligam e do impacto na organização. Valida, normaliza e formata automaticamente os dados, poupando tempo e melhorando a precisão. O software também facilita a consolidação de informações a nível empresarial – ou a análise detalhada para os decisores da linha da frente.
5. Defina o seu apetite pelo risco. O apetite pelo risco é a quantidade de risco que uma organização está disposta a aceitar na prossecução dos seus objetivos estratégicos. Uma declaração de apetite pelo risco bem definida fornece orientações claras para todas as áreas funcionais gerirem a exposição ao risco da mesma forma.
Uma organização com um maior apetite pelo risco está disposta a assumir maior incerteza em troca do potencial de maior crescimento. Uma organização com um menor apetite pelo risco está disposta a sacrificar algum crescimento em prol de maior estabilidade. Note-se que os requisitos regulamentares e legais também poderão ter de ser considerados no apetite pelo risco.
6. Decida sobre a sua resposta a cada risco. Uma vez identificados os riscos, calculada a probabilidade de ocorrência e o potencial impacto, e medidos em relação ao seu apetite pelo risco, tem de decidir o que fazer a seguir. Tem quatro opções básicas:
- Evitar o risco se as consequências forem demasiado prejudiciais para o negócio.
- Aceitar o risco em determinadas situações como parte do custo de fazer negócios.
- Transferir o risco para terceiros, tipicamente através de seguros.
- Mitigar o risco através de controlos para continuar as atividades essenciais, protegendo simultaneamente o negócio.
Continue a monitorizar os riscos, a reavaliar as ameaças e a aplicar as lições aprendidas para continuar a aperfeiçoar o seu programa. O software de gestão de riscos simplifica o processo e garante que nada passa despercebido.
7. Reveja os controlos existentes. Um controlo é uma política, procedimento, formação ou outra verificação formalizada para garantir que as coisas são feitas de uma certa forma para reduzir o risco.
Os seus esforços de mitigação estão a funcionar? Examine os controlos e mitigações existentes para identificar lacunas ou áreas que necessitam de melhoria. O risco não é estático, por isso reveja regularmente os seus controlos para garantir a sua eficácia contínua.
Os reguladores exigem frequentemente que os setores altamente regulamentados forneçam provas de controlos internos adequados. O setor dos serviços financeiros, por exemplo, deve dispor de medidas para sinalizar atividades invulgares, como transferências de elevado valor, atividades no estrangeiro ou valores duplicados.
8. Relate o seu estado de risco. A forma como relata o risco é importante. À medida que as administrações se envolvem mais na gestão de riscos empresariais como ferramenta estratégica, torna-se cada vez mais importante apresentar os riscos de forma significativa para apoiar uma melhor tomada de decisões no topo – e ao longo da hierarquia.
Reúna os seus dados de risco numa narrativa coesa que possa ser personalizada para cada público. Três ferramentas a considerar são:
- Painéis de controlo oferecem uma representação visual de dados importantes. A visualização pode ser personalizada para acompanhar o estado, as respostas, os itens pendentes, o progresso global e muito mais. Pode também incluir KRI, KPI e outros indicadores estratégicos para obter informações adicionais.
- Diagramas de relacionamento ilustram como os riscos se interligam. Mostram como um único risco pode desencadear uma cascata de riscos relacionados que se repercutem por toda a organização. Compreender estas dependências ocultas pode ajudar a entender a magnitude total de um risco.
- Integrações de IA podem acelerar muitos processos de gestão de riscos. Com os comandos adequados, a IA pode preencher avaliações e classificações de riscos para utilizar como ponto de partida em análises e discussões posteriores.
Todas as equipas de gestão estão envolvidas na gestão de riscos de alguma forma – mesmo que o “sistema” esteja numa fase inicial. No atual ambiente de risco em constante mudança, os programas de gestão de riscos de classe mundial devem continuar a procurar formas de melhorar.
Os esforços para normalizar, automatizar e comunicar os seus processos de gestão de riscos certamente compensarão. As organizações com programas de risco maduros superam consistentemente os seus pares menos maduros do ponto de vista financeiro. Dispõem das ferramentas e do conhecimento necessários para se adaptarem rapidamente às condições em mudança.
O software avançado de gestão de riscos que reúne todas as informações relacionadas com o risco num único local torna a documentação e a monitorização do risco mais fácil, rápida e económica. E os líderes obtêm informações fiáveis, precisas e completas para tomar com confiança as decisões certas para o negócio e o seu futuro.
