A comunicação dos riscos ao conselho de administração é essencial para ajudar os diretores a compreender os riscos, o seu impacto e o que está a ser feito para os resolver. Mas não se trata de uma atividade clara. O que comunicar e quando o fazer pode variar muito de acordo com os objectivos estratégicos, as condições operacionais e os valores culturais. Embora algumas declarações de procuração incluam promessas de que a direção actualizará os diretores sobre os riscos, a maioria das organizações não tem protocolos formais para comunicar os riscos ao conselho de administração. Cabe ao C-suite e a outras pessoas decidir quando devem comunicar os riscos ao topo – o que não é necessariamente mau, desde que os diretores sejam claros quanto ao tipo de riscos sobre os quais esperam ser notificados.
Conta a tua história de risco
A forma como comunicas os riscos é importante. À medida que os conselhos de administração se envolvem cada vez mais na gestão do risco empresarial como uma ferramenta estratégica, é cada vez mais importante apresentar os riscos de uma forma significativa para apoiar uma melhor tomada de decisão no topo. Os relatórios que são demasiado detalhados, que não se centram nas questões que interessam ao conselho de administração ou que não são acionáveis, não são ouvidos. Aqui estão três dicas para reunir os dados de risco em uma narrativa coesa que dará à diretoria o que ela quer, enquanto conta a história que você precisa.
- Concentra-te nos dominós que vão cair. Os riscos não são autónomos e os dados sobre os riscos também não o devem ser. Um risco não mitigado pode desencadear uma cascata de impactos que reverberam por toda a organização. O conselho de administração precisa de ver o quadro completo de como um risco afecta o seguinte para priorizar holisticamente a ação e resolver problemas. No entanto, é difícil acompanhar estas inter-relações se a tua informação crítica sobre os riscos estiver guardada em folhas de cálculo diferentes ou em departamentos diferentes. Podes até aumentar inadvertidamente o risco ao perderes ligações importantes que são invisíveis a partir de um silo. O software de gerenciamento de risco atual consolida os dados de risco em toda a empresa. Traz à tona informações relevantes de onde quer que estejam escondidas, conecta-as com outros dados internos e externos e normaliza os dados para que todos sejam relacionáveis, precisos e acionáveis.
- Transforma os teus dados de risco numa imagem. Provavelmente, tens resmas de dados de risco que apoiam cada ponto que estás a tentar defender. No entanto, o conselho de administração está no negócio de tomar decisões, não de acumular factos. Eles não têm tempo nem disposição para digerir milhares de dados antes de tomar uma decisão. Tens de fazer isso por eles. O software de gestão de riscos atual pode transformar esses milhares de pontos de dados em imagens poderosas e em tempo real que acrescentam contexto e transmitem factos de forma mais eficaz do que as palavras ou as folhas de cálculo. Pode facilmente reunir os detalhes em relatórios abrangentes de nível empresarial – e aprofundar os detalhes se houver perguntas específicas. Só precisa de alguns cliques para obter as respostas de que necessita.
- Fala com a direção, não para a direção. As melhores apresentações são conversas. Se queres causar impacto na sala de reuniões, envolve os membros da direção num diálogo. Não te limites a falar de factos sobre critérios de risco, avaliações de risco ou riscos chave. Pensa no que preocupa a administração – e enquadra a tua história de risco em conformidade. O software de gestão de riscos pode ajudar-te a falar numa linguagem familiar ao teu público – como o impacto financeiro do risco e os danos prováveis. O software dá-te a capacidade de fornecer informações acionáveis e de alto nível e fazer recomendações de ação. Isto pode inspirar o tipo de discussão construtiva que leva a decisões confiantes.
Ferramentas desactualizadas equivalem a uma análise inadequada
Se não tiveres as ferramentas de software adequadas, a comunicação dos riscos à direção pode ser um verdadeiro desafio. As sempre populares folhas de cálculo simplesmente não conseguem fornecer o nível de análise ou de conhecimento exigido pelos conselhos de administração. Os conselhos de administração estão encarregues de tomar decisões críticas para fazer avançar a empresa. E não podem tomar as melhores decisões se tudo o que têm são dados de risco desactualizados, incompletos ou imprecisos. As folhas de cálculo não podem agregar os custos e as interdependências dos riscos, nem podem analisar os objectos e mostrar informações adicionais relacionadas. E o mais importante, as folhas de cálculo não ajudam o conselho de administração a compreender as relações entre os riscos, o impacto potencial na estratégia ou as acções a tomar agora para manter a organização no rumo certo. A pressão é grande quando se trata de comunicar os riscos ao teu conselho de administração. Tens apenas alguns minutos para apresentar uma imagem clara e convincente dos riscos significativos para os objectivos da empresa. O software de gestão de riscos pode facilitar o teu trabalho, fornecendo instantaneamente aos líderes informações fiáveis, precisas e completas, para que possam tomar decisões com confiança sobre riscos e oportunidades.
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