Atualmente, os setores dos transportes e da logística estão sob uma pressão imensa para satisfazer a crescente procura dos consumidores, mantendo simultaneamente um ambiente de trabalho seguro e livre de incidentes. É por isso que adotar uma abordagem integrada à gestão de riscos e relato de incidentes pode não só garantir o bem-estar da sua força de trabalho e minimizar potenciais perturbações na cadeia de abastecimento, mas também desbloquear informações cruciais sobre riscos para orientar a tomada de decisões e melhorias de processos.
Desde os vários produtos e dispositivos que utilizamos até aos alimentos que consumimos diariamente, as empresas de transportes e logística desempenham um papel fundamental em trazê-los até à nossa porta. Com equipas e mercadorias em constante movimento, operando em vários locais e instalações, não é surpreendente que o setor esteja sujeito a um conjunto único de riscos, incluindo elevadas taxas de acidentes, roubos, danos em stock, entregas falhadas e incidentes cibernéticos. Estes podem surgir de vários fatores influenciadores, como erro humano, condições meteorológicas e climáticas adversas, infraestruturas deficientes e segurança informática abaixo do padrão.
Quando se trata de gestão de riscos na indústria da logística e dos transportes, existe pressão para cumprir calendários de fornecimento apertados, e a falta de recursos pode tentar fortemente as organizações a cortar caminho durante períodos de operação intensa. Isto, por sua vez, pode frequentemente levar à negligência de práticas de segurança adequadas e ao relato de incidentes. No entanto, um incidente menor de saúde e segurança pode resultar em perdas financeiras ou atrasos nos processos, enquanto um incidente muito grave pode causar ferimentos ou, no pior dos casos, a morte de um funcionário.
Só no Reino Unido, as estatísticas da HSE mostram que mais de um milhão de pessoas ficam feridas ou adoecem devido ao seu trabalho, custando 20,7 mil milhões de libras. 135 pessoas morreram em acidentes relacionados com o trabalho no espaço de um ano no Reino Unido, 15 das quais no setor dos transportes e armazenamento. Enquanto isso, de acordo com a Safe Work Australia, houve 195 mortes no local de trabalho em 2022, com 67 dessas no setor dos transportes, correios e armazenamento. Isto torna a gestão de riscos, a saúde e segurança, e o relato de incidentes uma prioridade máxima neste setor. Não são apenas os funcionários feridos e as suas famílias que sofrerão, os empregadores correm o risco de enfrentar penas de prisão, danos reputacionais, ações civis e perda de lucros.
É por isso que é vital que a gestão de riscos e o relato de incidentes sejam geridos de forma abrangente e totalmente integrada para compreender a sua relação mútua, que, se ignorada, pode deixar uma enorme lacuna no perfil de risco de uma organização.
Porque ligar a gestão de riscos ao relato de incidentes no processo da cadeia de abastecimento?
A sinergia entre estas áreas é inegável, com numerosos riscos a traduzirem-se em incidentes significativos e as causas dos incidentes frequentemente a encontrarem o seu caminho para o registo de riscos, sendo então implementados controlos relevantes para prevenir a recorrência.
As empresas de transportes e logística que aproveitam um quadro definido sob o qual mapeiam e compreendem as ligações entre o seu registo de riscos e os incidentes reais relatados podem eliminar quaisquer potenciais lacunas nos seus esforços de gestão de riscos. Também pode fornecer informações vitais para orientar decisões importantes sobre o orçamento e a atividade de recursos relativamente à prevenção de riscos e à implementação de medidas de segurança.
A integração dos processos de gestão de riscos com o relato de incidentes pode capacitar as empresas para reduzir drasticamente o risco para o negócio e para as suas pessoas. Permite que uma organização se sinta confiante de que os funcionários estão a seguir os processos de conformidade e segurança e, em última análise, melhora a eficiência e a produtividade ao promover uma cultura de segurança positiva.
Desvantagens de gerir riscos e incidentes isoladamente
Quando uma organização gere o risco isoladamente, terá dificuldade em identificar quais os riscos que se materializaram em incidentes reais. Isto criará lacunas na elaboração de relatórios, deixando as organizações com dificuldades em tomar decisões.
Os problemas comuns ao gerir riscos e incidentes isoladamente incluem:
Dificuldade em identificar quais os riscos que se materializaram em incidentes reais.
Lacunas no registo de riscos, pois as causas dos incidentes não são adicionadas ao registo de riscos e geridas.
Falta de melhoria contínua para proteger os trabalhadores de acidentes e lesões.
Incerteza sobre onde alocar fundos e recursos para reduzir riscos e prevenir incidentes.
Risco de não conformidade, pois existem muitos quadros e normas que estipulam que as organizações devem ter processos integrados que considerem tanto a identificação e gestão de riscos, como o relato e análise de incidentes.
Como o relato de incidentes fornece dados em tempo real sobre potenciais perigos com antecedência, as organizações visionárias podem facilmente aproveitar estas informações para identificar potenciais riscos com bastante antecedência. Isto permite-lhes implementar medidas proativas e estratégias de prevenção para reduzir incidentes e impulsionar uma cultura de segurança em toda a empresa.
Quais são as barreiras comuns à integração eficaz da gestão de riscos e do relato de incidentes nas operações logísticas?
As barreiras comuns que podem estar a impedir as equipas de risco de integrar perfeitamente os processos de risco e relato de incidentes incluem:
A dependência de processos manuais, como folhas de cálculo e e-mails, pois a falta de automação e incompatibilidade entre sistemas e processos tornará desafiante partilhar dados de forma fluida e facilitar o mapeamento necessário.
Inconsistências na forma como os dados são capturados nos processos atuais de risco e relato de incidentes tornarão difícil mapear as 2 áreas.
Processos mal definidos podem criar uma falta de adesão por parte dos principais intervenientes para amadurecer e integrar os processos.
Gerir riscos e incidentes em duas plataformas ou sistemas diferentes também tornará desafiante integrar as 2 áreas.
Barreiras departamentais, relutância em partilhar informações, equipas isoladas e resistência cultural podem impedir a partilha de dados vitais e limitar a integração destas funções.
Como integrar facilmente estes dois processos vitais para mitigar riscos de transporte
As equipas de risco podem facilmente integrar e automatizar os seus processos de gestão de riscos e relato de incidentes utilizando as mais recentes plataformas tecnológicas de GRC.
Nas plataformas modernas de GRC, as equipas podem facilmente estabelecer um registo de riscos digital pesquisável que pode ser segmentado em vários tipos e categorias de risco. Os riscos são registados através de formulários online e fluxos de trabalho predefinidos governam aprovações, escalamentos e ações corretivas. São utilizados formulários online para realizar avaliações de risco, alimentando dados de forma fluida na plataforma. Esta metodologia assegura a consolidação e automação de todo o processo de gestão de riscos. As equipas podem estabelecer indicadores-chave de risco, monitorizar riscos e definir um apetite de risco, operando dentro de parâmetros claramente definidos. A plataforma facilita a implementação de uma biblioteca abrangente de controlos, permitindo às equipas realizar testes de controlo e associar cada risco aos controlos correspondentes. Cada membro da equipa recebe um painel personalizado, mostrando as suas tarefas pendentes, ações e métricas-chave. Os painéis variam dependendo da função. O pessoal de nível inferior verá tarefas pendentes relacionadas com avaliações de risco e verificações de controlo, a gestão intermédia supervisionará aprovações e escalamentos, e os líderes receberão um resumo das métricas-chave para apoiar a tomada de decisões.
Na mesma plataforma, as equipas podem facilitar o relato de incidentes com base nas melhores práticas da indústria, assegurando uma captura de dados uniforme para um alinhamento perfeito com o seu programa de gestão de riscos. Os funcionários registam incidentes, perigos ou quase acidentes através de formulários online, com todos os dados alimentando diretamente a plataforma. Informações cruciais como data e hora, funcionários envolvidos, processos afetados, e custo e evidências (incluindo imagens, URLs e ficheiros) podem ser registadas. Após o registo do incidente, inicia-se um fluxo de trabalho automatizado, escalando o incidente e implementando ações mitigadoras para facilitar a resolução. As organizações podem personalizar formulários e rotas de escalamento de fluxo de trabalho para diferentes tipos de incidentes. A gestão pode visualizar painéis e relatórios em tempo real, fornecendo informações sobre a origem e as causas dos incidentes, permitindo às equipas implementar medidas proativas para reduzir a recorrência.
A característica mais destacada da plataforma reside na sua capacidade de integrar perfeitamente estes dois processos essenciais. Os riscos podem ser facilmente ligados a incidentes relacionados, permitindo às equipas de risco desenvolver uma compreensão mais abrangente do seu panorama de risco. Os líderes podem analisar facilmente como os riscos se materializaram, o seu impacto na organização e o tempo necessário para a resolução. As equipas podem aproveitar dados combinados para identificar lacunas no seu registo de riscos, examinando incidentes, perigos e quase acidentes registados. Isto ajuda a identificar as fontes comuns de incidentes para que possam ser adicionadas ao registo de riscos, garantindo que cada risco é gerido com controlos apropriados, reduzindo assim a probabilidade de incidentes futuros. Todo o processo opera com automação total, e o método de recolha de dados padronizado assegura métricas de relatório precisas. Estas informações abrangentes orientam decisões relativas à implementação de controlos para mitigar riscos e prevenir incidentes em áreas de alto risco. Os controlos podem assumir várias formas, incluindo verificações regulares, novas políticas ou procedimentos, ou novo equipamento para reduzir riscos.
Os dados gerados por um sistema combinado de risco e incidentes podem orientar a organização sobre onde melhor alocar recursos e fundos com base na probabilidade e impacto se os riscos forem registados, considerando a natureza finita dos recursos disponíveis. Seria impossível para uma organização mitigar todos os riscos devido a recursos e fundos limitados; portanto, as organizações dependem fortemente destes dados vitais para tomar decisões informadas sobre a definição de controlos e despesas de capital.
A indústria dos transportes e logística é uma parte essencial da economia global e emprega milhões de pessoas em todo o mundo. Ao adotar uma abordagem integrada à segurança, risco, gestão de incidentes e relato, as organizações nesta indústria podem não só proteger os seus trabalhadores, os seus bens e a sua reputação, mas também descobrir estratégias para a excelência operacional e tomada de decisões informada.
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