Hoy en día, los sectores del transporte y la logística están sometidos a una inmensa presión para satisfacer la creciente demanda de los consumidores, manteniendo al mismo tiempo un entorno de trabajo seguro y sin incidentes. Esta es la razón por la que adoptar un enfoque integrado de la gestión de riesgos y la notificación de incidentes no solo puede garantizar el bienestar de su plantilla y minimizar las posibles interrupciones de la cadena de suministro, sino que también puede desbloquear información clave sobre los riesgos para impulsar la toma de decisiones y la mejora de los procesos.

Desde los diversos productos y aparatos que utilizamos hasta los alimentos que consumimos a diario, las empresas de transporte y logística desempeñan un papel fundamental al llevarlos directamente a nuestra puerta. Con equipos y mercancías en constante movimiento que operan en diversos lugares y emplazamientos, no es de extrañar que el sector sea propenso a un conjunto único de riesgos, como las altas tasas de accidentes, el robo, los daños en las existencias, las entregas fallidas y los incidentes cibernéticos. Estos pueden surgir de diversos factores influyentes, como el error humano, las condiciones meteorológicas y climáticas adversas, las infraestructuras deficientes y la seguridad informática deficiente.

Cuando se trata de la gestión de riesgos en el sector de la logística y el transporte, existe presión para cumplir los ajustados plazos de entrega, y la falta de recursos puede tentar enormemente a las organizaciones a tomar atajos durante los periodos de mayor actividad. Esto, a su vez, puede conducir a menudo a la negligencia de las prácticas de seguridad adecuadas y la notificación de incidentes. Sin embargo, un incidente menor de salud y seguridad puede provocar pérdidas financieras o retrasos en los procesos, mientras que un incidente muy grave puede causar una lesión o, en el peor de los casos, la muerte de un empleado.

Solo en el Reino Unido, las estadísticas de la HSE muestran que más de un millón de personas resultan heridas o enfermas a causa de su trabajo, lo que cuesta 20.700 millones de libras esterlinas. 135 personas murieron en accidentes relacionados con el trabajo en el espacio de un año en el Reino Unido, 15 de los cuales se encontraban en el sector del transporte y el almacenamiento. Mientras que, según Safe Work Australia, hubo 195 muertes en el lugar de trabajo en 2022, 67 de ellas en el sector del transporte, el correo y el almacenamiento. Esto hace que la gestión de riesgos, la salud y la seguridad y la notificación de incidentes sean una prioridad en este sector. No son solo los empleados heridos y sus familias los que sufrirán, sino que los empresarios corren el riesgo de enfrentarse a penas de prisión, daños a la reputación, demandas civiles y pérdidas de beneficios.

Por ello, es vital que la gestión de riesgos y la notificación de incidentes se gestionen de forma exhaustiva y estén totalmente integradas para comprender su relación entre sí, ya que si se ignoran pueden dejar una enorme laguna en el perfil de riesgo de una organización.

¿Por qué vincular la gestión de riesgos a la notificación de incidentes en el proceso de la cadena de suministro?

La sinergia entre estas áreas es innegable, ya que numerosos riesgos se traducen en incidentes importantes y las causas de los incidentes a menudo se abren camino en el registro de riesgos, por lo que se implementarán los controles pertinentes para evitar que se repitan.

Las empresas de transporte y logística que aprovechan un marco definido en el que cartografían y comprenden los vínculos entre su registro de riesgos y los incidentes reales notificados pueden eliminar cualquier laguna potencial en sus esfuerzos de gestión de riesgos. También puede proporcionar información vital para guiar las decisiones importantes en torno a la actividad presupuestaria y de recursos en relación con la prevención de riesgos y la aplicación de medidas de seguridad.

La integración de los procesos de gestión de riesgos con la notificación de incidentes puede capacitar a las empresas para reducir drásticamente el riesgo para la empresa y sus empleados. Permite a una organización sentirse segura de que los empleados están siguiendo los procesos de cumplimiento y seguridad y, en última instancia, mejora la eficiencia y la productividad mediante la promoción de una cultura de seguridad positiva.

Desventajas de la gestión de riesgos e incidentes de forma aislada

Cuando una organización gestiona el riesgo de forma aislada, tendrá dificultades para identificar qué riesgos se materializaron en incidentes reales. Esto creará lagunas en la presentación de informes, lo que hará que las organizaciones tengan dificultades para tomar decisiones.

Los problemas comunes al gestionar el riesgo y los incidentes de forma aislada incluyen:

Dificultad para identificar qué riesgos se materializaron en incidentes reales.

Lagunas en el registro de riesgos, ya que las causas de los incidentes no se añaden al registro de riesgos y no se gestionan.

Falta de mejora continua para proteger a los trabajadores de accidentes y lesiones.

Incertidumbre sobre dónde asignar fondos y recursos para reducir los riesgos y prevenir los incidentes.

Riesgo de incumplimiento, ya que existen muchos marcos y normas que estipulan que las organizaciones deben tener procesos integrados que tengan en cuenta tanto la identificación y gestión de riesgos, como la notificación y el análisis de incidentes.

Debido a que la notificación de incidentes proporciona datos en tiempo real sobre los posibles peligros con antelación, las organizaciones con visión de futuro pueden aprovechar fácilmente esta información para identificar los riesgos potenciales con mucha antelación. Esto les permite implementar medidas proactivas y estrategias de prevención para reducir los incidentes e impulsar una cultura de seguridad en toda la empresa.

¿Cuáles son las barreras comunes para la integración efectiva de la gestión de riesgos y la notificación de incidentes en las operaciones logísticas?

Las barreras comunes que pueden estar impidiendo a los equipos de riesgo integrar a la perfección los procesos de riesgo y notificación de incidentes incluyen:

La dependencia de procesos manuales como hojas de cálculo y correos electrónicos, ya que la falta de automatización y la incompatibilidad entre los sistemas y procesos dificultarán el intercambio de datos sin problemas y facilitarán la cartografía necesaria.

Las inconsistencias en la forma en que se capturan los datos a través de los procesos actuales de riesgo y notificación de incidentes dificultarán la cartografía de las 2 áreas.

Unos procesos mal definidos pueden crear una falta de aceptación por parte de las principales partes interesadas para madurar e integrar los procesos.

La gestión de riesgos e incidentes en dos plataformas o sistemas diferentes también dificultará la integración de las 2 áreas.

Las barreras departamentales, la reticencia a compartir información, los equipos aislados y la resistencia cultural pueden impedir el intercambio de datos vitales y limitar la integración de estas funciones.

Cómo integrar fácilmente estos dos procesos vitales para mitigar los riesgos del transporte

Los equipos de riesgo pueden integrar y automatizar fácilmente sus procesos de gestión de riesgos y notificación de incidentes utilizando las últimas plataformas de tecnología GRC.

En las plataformas GRC modernas, los equipos pueden establecer fácilmente un registro de riesgos digital con capacidad de búsqueda que puede segmentarse en varios tipos y categorías de riesgos. Los riesgos se registran a través de formularios en línea y los flujos de trabajo predefinidos rigen las aprobaciones, las escaladas y las acciones correctivas. Los formularios en línea se utilizan para realizar evaluaciones de riesgos, alimentando sin problemas los datos en la plataforma. Esta metodología garantiza la consolidación y automatización de todo el proceso de gestión de riesgos. Los equipos pueden establecer indicadores clave de riesgo, supervisar los riesgos y establecer un apetito de riesgo, operando dentro de parámetros claramente definidos. La plataforma facilita la implementación de una biblioteca de control integral, lo que permite a los equipos realizar pruebas de control y asociar cada riesgo con los controles correspondientes. Cada miembro del equipo recibe un panel de control personalizado, que muestra sus tareas pendientes, acciones y métricas clave. Los paneles de control varían según la función. El personal de nivel inferior verá las tareas pendientes relacionadas con las evaluaciones de riesgos y las comprobaciones de control, la dirección intermedia supervisará las aprobaciones y las escaladas, y los líderes recibirán un resumen de las métricas clave para apoyar la toma de decisiones.

Dentro de la misma plataforma, los equipos pueden facilitar la notificación de incidentes basada en las mejores prácticas de la industria, garantizando la captura uniforme de datos para una alineación perfecta con su programa de gestión de riesgos. Los empleados registran los incidentes, los peligros o los cuasi accidentes a través de formularios en línea, con todos los datos alimentando directamente a la plataforma. Se puede registrar información crucial como la fecha y la hora, los empleados involucrados, los procesos afectados y el coste y la evidencia (incluyendo imágenes, URLs y archivos). Tras el registro del incidente, se inicia un flujo de trabajo automatizado, escalando el incidente e implementando acciones de mitigación para facilitar la resolución. Las organizaciones pueden personalizar los formularios y las rutas de escalada del flujo de trabajo para diferentes tipos de incidentes. La dirección puede ver paneles de control e informes en tiempo real que proporcionan información sobre la fuente y las causas de los incidentes, lo que permite a los equipos implementar medidas proactivas para reducir la recurrencia.

La característica más destacada de la plataforma reside en su capacidad para integrar a la perfección estos dos procesos esenciales. Los riesgos pueden vincularse sin esfuerzo a los incidentes relacionados, lo que permite a los equipos de riesgo desarrollar una comprensión más completa de su panorama de riesgos. Los líderes pueden analizar fácilmente cómo se materializaron los riesgos, su impacto en la organización y el tiempo necesario para la resolución. Los equipos pueden aprovechar los datos combinados para identificar las lagunas en su registro de riesgos mediante el examen de los incidentes registrados, los peligros y los cuasi accidentes. Esto ayuda a identificar las fuentes comunes de los incidentes para que puedan añadirse al registro de riesgos, garantizando que cada riesgo se gestiona con los controles adecuados, reduciendo así la probabilidad de futuros incidentes. Todo el proceso funciona con total automatización, y el método de recogida de datos estandarizado garantiza unas métricas de información precisas. Estos conocimientos exhaustivos guían las decisiones relativas a la aplicación de controles para mitigar los riesgos y prevenir los incidentes en las zonas de alto riesgo. Los controles pueden adoptar diversas formas, como comprobaciones periódicas, nuevas políticas o procedimientos, o nuevos equipos para reducir los riesgos.

Los datos generados a partir de un sistema combinado de riesgos e incidentes pueden orientar a la organización sobre dónde asignar mejor los recursos y los fondos en función de la probabilidad y el impacto si se registran los riesgos, teniendo en cuenta la naturaleza finita de los recursos disponibles. Sería imposible para una organización mitigar todos y cada uno de los riesgos debido a los limitados recursos y fondos; por lo tanto, las organizaciones dependen en gran medida de estos datos vitales para tomar decisiones informadas con respecto al establecimiento de controles y los gastos de capital.

La industria del transporte y la logística es una parte esencial de la economía mundial, y emplea a millones de personas en todo el mundo. Al adoptar un enfoque integrado de la seguridad, el riesgo, la gestión de incidentes y la notificación, las organizaciones de esta industria no solo pueden proteger a sus trabajadores, sus bienes y su reputación, sino que también pueden descubrir estrategias para la excelencia operativa y la toma de decisiones informadas.

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