Ao longo dos anos, as empresas têm vindo a adotar a tecnologia como forma de aumentar a eficiência.

No entanto, muitos gestores perderam as oportunidades imediatas que estão disponíveis através da adoção de melhores métodos de gestão da qualidade e da conformidade.

Estão a surgir as melhores práticas em matéria de gestão da qualidade e da conformidade, que, se forem efetivamente aplicadas, podem conduzir a vantagens competitivas sustentáveis para uma empresa.

Por vezes, os líderes empresariais têm uma visão limitada da conformidade como um centro de custos que oferece um retorno limitado do investimento. No entanto, satisfazer e exceder as expectativas dos clientes e das partes interessadas pode desbloquear níveis de competitividade e de valor da marca que são difíceis de imitar.

Apresentamos-te 6 vantagens da implementação de melhores práticas de gestão da qualidade e da conformidade.

Gestão de dados melhorada

A gestão da qualidade moderna e baseada em plataformas permite que as organizações consolidem e co-localizem dados de fontes internas e externas. Isto é especialmente importante para empresas que cresceram através de aquisições, onde as informações sobre fornecedores, produtos e compras estão localizadas em sistemas diferentes.

As ferramentas baseadas em plataformas ligam a cadeia de valor empresarial de ponta a ponta, o que acelera a velocidade dos dados e das informações. Isto é importante para auditar os locais de forma eficiente e recolher documentos dos fornecedores. Também ajuda a garantir que os registos estão actualizados e que os documentos obsoletos não continuam a ser utilizados.

A conceção do sistema implica perguntar que dados devem ser recolhidos e identificar as métricas utilizadas para gerir as operações e os resultados.

Visibilidade mais poderosa

A gestão da qualidade baseada em plataformas centraliza a informação e cria uma “sala de armazenamento” de documentos que torna a informação acessível a toda a empresa, independentemente da localização dos membros da equipa.

A gestão centralizada de dados elimina os silos de informação, facilita a pesquisa de dados e estabelece uma “fonte única de verdade”.

Outra forma de um sistema moderno de gestão da qualidade aumentar a visibilidade é recolher informações detalhadas sobre os produtos junto dos fornecedores. Isto inclui especificações sobre o produto, componentes (ou ingredientes), materiais – incluindo a embalagem.

Uma maior visibilidade das especificações dos produtos pode apoiar a tomada de decisões sobre a melhoria da qualidade e a redução dos custos, da utilização de energia e das emissões de gases com efeito de estufa.

Um sistema moderno de gestão da qualidade e da conformidade ajuda a eliminar as dúvidas na tomada de decisões.

Aumento da produtividade

Muitas empresas perdem tempo e recursos a tentar encontrar informação. Automatizar a forma como a informação é recolhida, gerida e analisada cria valor ao aumentar a produtividade dos funcionários.

Ao automatizar processos padrão com software, as equipas de qualidade e conformidade podem gerir com base em “excepções”. Isto permite a uma pequena equipa gerir a conformidade de milhares de produtos e fornecedores.

A automatização do software facilita a resposta às alterações nos regulamentos, normas e requisitos da marca à medida que estes continuam a evoluir.

Gestão simplificada de acções corretivas

Os dias de gestão da conformidade com folhas de cálculo já passaram para as empresas. Isto inclui o processo de acções corretivas e preventivas (CAPA).

Os sistemas de gestão da qualidade desactualizados dificultam a gestão rápida e completa das acções corretivas CAPA.

Um sistema de gestão da qualidade moderno alarga a automatização do CAPA, o que simplifica a criação e a gestão de acções em função de problemas de não conformidade.

Os sistemas modernos integram-se facilmente com os sistemas ERP e de fabrico para automatizar os processos de ponta a ponta.

Poupança financeira

Parte da melhoria da gestão da qualidade e da conformidade consiste em passar das folhas de cálculo para sistemas de controlo e equilíbrio mais capazes e integrados.

Ao automatizar a recolha de dados e a criação de relatórios, a organização reduz os erros humanos comuns que podem estar na origem de erros dispendiosos.

A gestão moderna da qualidade e da conformidade envolve também a análise das áreas de desperdício no fabrico e a procura de formas de minimizar os resíduos, o retrabalho e as recolhas.

As poupanças resultantes destas melhorias podem ser reinvestidas na empresa ou transferidas para os clientes através de preços mais competitivos.

Coerência nas operações

A consistência nas operações é um objetivo para as empresas de produção. Um sistema moderno de gestão da qualidade é a base para a consistência na forma como uma empresa produz bens e serviços.

Quando a consistência é estabelecida e mantida, os erros são reduzidos, as queixas dos clientes minimizadas e a empresa pode fazer previsões exactas sobre a produção, as vendas e o crescimento do negócio.

Uma base de consistência permite esforços de melhoria contínua, criando um ciclo virtuoso que apoia uma maior valorização da empresa e uma cultura organizacional mais forte.

A empresa pode, então, concentrar-se em áreas de potencial melhoria, sabendo que já existe uma cultura de excelência e consistência.

É um caso de negócio convincente

O argumento para que as organizações invistam numa gestão moderna da qualidade e da conformidade é convincente.

Além disso, os métodos tradicionais de controlo da qualidade utilizando folhas de cálculo já não são eficazes para as empresas actuais. Há simplesmente demasiada informação a mover-se demasiado depressa, com muitas ligações dependentes a serem feitas, para que os humanos a consigam gerir sem a ajuda da automatização de software baseada em plataformas.

Uma abordagem moderna deve ter capacidades robustas para recolher informações rapidamente, em tempo real, de fontes dentro e fora da organização empresarial.

A plataforma deve permitir que os utilizadores empresariais estejam mais conscientes e compreendam melhor as áreas que gerem e aumentem a sua produtividade.

E, em caso de (inevitável) mudança no ambiente empresarial, os utilizadores devem ter a possibilidade de fazer alterações e actualizações às definições e regras de conformidade que os ajudam a governar.

Além disso, para as equipas de TI que apoiam as equipas de produtos e de conformidade, uma abordagem moderna inclui capacidades robustas de segurança e proteção de dados, integrações de sistemas, fiabilidade, escalabilidade e capacitação de utilizadores e dispositivos.

Assim, embora a lista de requisitos seja longa, a longo prazo, uma empresa que passe a adotar uma abordagem moderna criará benefícios significativos, incluindo uma melhor visibilidade dos problemas, resolução proactiva de problemas, redução dos atrasos e maior rapidez na colocação no mercado, poupança em desperdícios, retrabalho e garantias, maior consistência nas operações e melhor previsão de fabrico e vendas.