A lo largo de los años, las empresas han adoptado la tecnología como forma de aumentar la eficacia.

Pero muchos directivos han desaprovechado las oportunidades inmediatas que ofrece la adopción de mejores métodos de gestión de la calidad y el cumplimiento.

Están surgiendo mejores prácticas en la gestión de la calidad y el cumplimiento, que si se aplican eficazmente pueden suponer ventajas competitivas sostenibles para una empresa.

Los líderes empresariales a veces tienen una visión limitada del cumplimiento como un centro de costes que ofrece un rendimiento limitado de la inversión. Sin embargo, cumplir y superar las expectativas de los clientes y las partes interesadas puede desbloquear niveles de competitividad y valor de marca difíciles de imitar.

He aquí 6 ventajas de implantar mejores prácticas de gestión de la calidad y el cumplimiento.

Mejora de la gestión de datos

Una gestión de la calidad moderna y basada en plataformas permite a las organizaciones consolidar y coubicar datos de fuentes internas y externas. Esto es especialmente importante para las empresas que han crecido mediante adquisiciones, en las que la información sobre proveedores, productos y compras se encuentra en sistemas diferentes.

Las herramientas basadas en plataformas conectan la cadena de valor empresarial de extremo a extremo, lo que acelera la velocidad de los datos y la información. Esto es importante para auditar eficazmente los centros y recopilar documentos de los proveedores. También ayuda a garantizar que los registros estén actualizados y que no queden documentos obsoletos.

Diseñar el sistema implica preguntarse qué datos deben recopilarse e identificar las métricas utilizadas para gestionar las operaciones y los resultados.

Visibilidad más potente

La gestión de la calidad basada en plataformas centraliza la información y crea un «almacén» de documentos que hace que la información sea accesible en toda la empresa, independientemente de dónde se encuentren los miembros del equipo.

La gestión centralizada de datos elimina los silos de información, facilita la búsqueda de datos y establece una «única fuente de verdad».

Otra forma en que un sistema moderno de gestión de la calidad mejora la visibilidad es recopilando información detallada sobre el producto de los proveedores. Esto incluye especificaciones sobre el producto, componentes (o ingredientes), materiales -incluido el envase-.

Una mayor visibilidad de las especificaciones de los productos puede respaldar la toma de decisiones sobre la mejora de la calidad y la reducción de los costes, el consumo de energía y las emisiones de gases de efecto invernadero.

Un sistema moderno de gestión de la calidad y el cumplimiento ayuda a eliminar las conjeturas en la toma de decisiones.

Aumento de la productividad

Muchas empresas pierden tiempo y recursos intentando encontrar información. Automatizar la forma de recopilar, gestionar y analizar la información crea valor al aumentar la productividad de los empleados.

Al automatizar los procesos estándar con software, los equipos de calidad y cumplimiento pueden gestionar por «excepciones». Esto permite a un equipo pequeño gestionar el cumplimiento de miles de productos y proveedores.

La automatización del software facilita la respuesta a los cambios en los reglamentos, las normas y los requisitos de las marcas a medida que siguen evolucionando.

Gestión racionalizada de las acciones correctivas

Los días de gestionar el cumplimiento con hojas de cálculo han pasado a la historia de las empresas. Esto incluye el proceso de acciones correctivas y preventivas (CAPA).

Los sistemas anticuados de gestión de la calidad dificultan la gestión rápida y exhaustiva de las acciones correctivas CAPA.

Un sistema moderno de gestión de la calidad amplía la automatización de los CAPA, lo que simplifica la creación y gestión de acciones en función de los problemas de incumplimiento.

Los sistemas modernos se integran fácilmente con los sistemas ERP y de fabricación para automatizar los procesos de principio a fin.

Ahorro financiero

Parte de la mejora de la gestión de la calidad y el cumplimiento consiste en pasar de las hojas de cálculo a sistemas más capaces e integrados de comprobaciones y balances.

Al automatizar la recogida de datos y la generación de informes, la organización reduce los errores humanos comunes que pueden ser la causa de costosos errores.

La gestión moderna de la calidad y el cumplimiento también implica examinar las áreas de residuos en la fabricación y encontrar formas de minimizar los desechos, las repeticiones y las retiradas.

El ahorro derivado de estas mejoras puede reinvertirse en la empresa o repercutirse en los clientes mediante precios más competitivos.

Coherencia en las operaciones

La coherencia en las operaciones es un objetivo para las empresas de fabricación. Un sistema moderno de gestión de la calidad es la base de la coherencia en la forma en que una empresa produce bienes y servicios.

Cuando se establece y mantiene la coherencia, se reducen los errores, se minimizan las quejas de los clientes y la empresa puede hacer previsiones precisas sobre la producción, las ventas y el crecimiento del negocio.

Una base de coherencia permite realizar esfuerzos de mejora continua, creando un círculo virtuoso que favorece una mayor valoración de la empresa y una cultura organizativa más sólida.

La empresa puede entonces centrarse en áreas de mejora potencial, sabiendo que ya existe una cultura de excelencia y coherencia.

Es un caso empresarial convincente

Los argumentos para que las organizaciones inviertan en una gestión moderna de la calidad y el cumplimiento son convincentes.

Además, los métodos tradicionales de seguimiento de la calidad mediante hojas de cálculo ya no son eficaces para las empresas de hoy en día. Sencillamente, hay demasiada información moviéndose demasiado rápido y con muchas conexiones dependientes para que los humanos puedan gestionarla sin la ayuda de la automatización de software basada en plataformas.

Un enfoque moderno debe tener capacidades sólidas para recopilar información rápidamente, en tiempo real, de fuentes internas y externas a la organización empresarial.

La plataforma debe permitir a los usuarios empresariales conocer y comprender mejor las áreas que gestionan y aumentar su productividad.

Y, en caso de cambio (inevitable) en el entorno empresarial, los usuarios deben estar facultados para realizar cambios y actualizaciones en las configuraciones y normas de cumplimiento que les ayudan a gobernar.

Y, para los equipos informáticos que apoyan a los equipos de producto y cumplimiento, un enfoque moderno incluye sólidas capacidades de seguridad y protección de datos, integraciones de sistemas, fiabilidad, escalabilidad y habilitación de usuarios y dispositivos.

Así pues, aunque la lista de requisitos es larga, a largo plazo, una empresa que adopte un enfoque moderno obtendrá importantes beneficios, como una mejor visibilidad de los problemas, una resolución proactiva de los mismos, una reducción de los retrasos y una mayor rapidez de comercialización, un ahorro en residuos, repeticiones y garantías, una mayor coherencia en las operaciones y una mejora de las previsiones de fabricación y ventas.