O romancista americano Thomas Berger refletiu uma vez que “a arte e ciência de fazer perguntas é a fonte de todo o conhecimento”. A busca por respostas, procurando além da superfície e desafiando pressupostos atualmente aceites, provoca maior compreensão e sabedoria em qualquer aspeto da vida… mesmo no desenvolvimento de planos de continuidade de negócio (PCN).
Para construir um plano robusto e totalmente acionável, deve fazer perguntas e considerar o que está em falta ou precisa de ser refinado. Para ajudar a sua organização a desenvolver o programa mais bem-sucedido, reunimos cinco questões importantes para enriquecer os seus planos.
7 questões que deve colocar para desenvolver planos de continuidade de negócio sólidos
1. Quais são as funções críticas da sua empresa?
Não pode começar a construir o seu plano sem compreender que processos e operações mais impactam a sua capacidade de conduzir negócios e manter serviços sem incorrer em danos e perdas.
2. Quais são os seus principais produtos e serviços?
Que produtos ou serviços induziriam perdas significativas de receita ou clientes se não pudessem ser entregues durante um determinado período de tempo? Conhecer esta informação ajuda-o a focar melhor os seus esforços.
3. Que riscos é mais provável a sua organização encontrar com base na sua localização geográfica?
O seu escritório principal está localizado num vale propenso a inundações? O seu fornecedor terceirizado reside no país do norte coberto de neve? Várias das suas localizações satélite povoam regiões onde o calor extremo provoca falhas de energia? Considere os seus padrões climáticos únicos e outras influências geográficas nas suas instalações.
Isto não quer dizer que organizações no, digamos, estado de Washington não se devam preparar para um tornado porque é “improvável”. Mas, quando a sua empresa ou cadeia de fornecimento reside numa área propensa a eventos climáticos particulares que perturbam o negócio, a preparação é crítica. Os funcionários estão preparados para lidar com falhas de internet devido à perda de energia? O que fará se 90 por cento da sua força de trabalho não conseguir chegar ao local devido a nevões intensos? E se um terramoto tornar o seu escritório inabitável?
Pense nisso e prepare-se para isso.
4. Tem backup para funções de trabalho cruciais e tarefas de resposta a incidentes?
Apenas num mundo perfeito os funcionários nunca ficariam doentes ou iriam de férias. E se o seu escritório for atingido pelo último vírus estomacal e todo o seu departamento de contabilidade estiver de baixa? Tem outro funcionário que possa completar a folha de pagamento a tempo? Ou e se a alta direção – que inclui respondentes-chave a incidentes – estiver a visitar uma conferência quando uma crise acontece? Tem outro pessoal que possa intervir e lidar com a situação adequadamente?
5. Pode evitar a interrupção do serviço quando localizações-chave estão fechadas?
Situações de qualquer gravidade podem causar o encerramento de um local – desde algo tão devastador e destrutivo como o impacto de um tornado até algo tão benigno como um feriado nacional. Terá produto suficiente em stock se a sua instalação de fabrico estiver fechada? Tem um local de trabalho alternativo se o seu escritório estiver inundado? Tem planos de comunicação de emergência para contactar funcionários?
6. Tem backups de todos os dados importantes?
Se possui backups, quando foi a última vez que foram atualizados? Falhar em manter backups atuais de dados vitais aflige muitas empresas. Um backup feito mesmo há um ano pode estar obsoleto ou carecer de informação crítica, no mínimo. Além disso, esses backups são mantidos num servidor ou localizações separadas dos originais? Armazenar dados de backup na mesma localização que o original derrota o propósito.
7. Pode ter a certeza de que o seu plano está sem vulnerabilidades?
Todos os funcionários conhecem o seu papel? Todo o pessoal está ciente do plano e, pelo menos superficialmente, dos seus processos e procedimentos? Em que quantidade de tempo pode realmente responder e recuperar em oposição ao que propôs no papel? E se um dos seus processos pretendidos falhar? Este tipo de questões deve ser respondido para garantir o sucesso. E estas respostas podem ser encontradas testando o seu plano.
Esta, claro, não é uma lista totalmente abrangente, mas deve começar a fazê-lo pensar sobre o que é importante. Não se contente com planos padronizados, pense sobre a sua organização única, que ameaças são mais prováveis de surgir, e o que precisa de fazer para recuperar rapidamente e evitar interrupções.
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