Os efeitos climáticos extremos das alterações climáticas estão a destruir empresas de todos os tipos. A Florida, a Carolina do Norte e outros locais ainda estão a recuperar do golpe duplo dos furacões Helene e Milton. As alterações climáticas também provocaram incêndios florestais devastadores em ambas as costas, bem como secas, inundações, tornados e temperaturas extremas. Tens um plano de gestão de crises para manter o teu negócio a funcionar nestas condições? Embora não possas impedir sozinho um furacão, podes tomar medidas agora – sob um céu ensolarado – para te ajudar a enfrentar qualquer tempestade perturbadora. Como diz o ditado, o melhor ataque é uma boa defesa. Eis como proteger a tua organização das potenciais perturbações causadas pelas alterações climáticas.

Etapa 1: Tem um plano

Passo 1: Tem um plano.

Pode parecer básico, mas o primeiro passo é ter um plano detalhado para retomar as suas funções e serviços mais importantes o mais rapidamente possível após uma perturbação. Que serviços ou processos são essenciais para fazer negócios? Cada departamento, localização, unidade de negócio, etc., tem de criar o seu próprio plano com base nos seus serviços e processos empresariais críticos, indicando quem está envolvido e qual o plano de ação em caso de perturbação. Embora os detalhes de cada plano sejam diferentes, deve haver alguma padronização e coordenação em todos os planos. A consistência é especialmente importante no que respeita aos dados utilizados em vários planos e à linguagem utilizada. Um plano bem elaborado incluirá tarefas específicas atribuídas a indivíduos ou departamentos da organização. Saber de antemão o que se espera e quem é responsável pode poupar tempo valioso quando a situação real acontecer.

Etapa 2: Assegura que os planos estão actualizados e acessíveis.

Quando os ventos do furacão estão a soprar e as pessoas estão em pânico, a última coisa que queres fazer é procurar os teus planos de continuidade empresarial mais actuais. Evita esse pânico consolidando os teus planos num repositório centralizado que seja facilmente acessível a todos. Isso também elimina as preocupações com o uso de versões diferentes ou desatualizadas. Ter todos os planos num só local facilita a sua atualização com os recursos, instalações, tecnologia actuais e assim por diante. Com o software de gestão de crises certo, podes fazer alterações globais uma vez e a atualização será feita automaticamente em cascata através de todos os planos afectados, poupando tempo e aumentando a precisão.

Passo 3 Identifica a tua equipa de gestão de crises

Passo 3: Identifica a tua equipa de gestão de crises.

Quem precisa de estar no centro da tua resposta à crise? Que papéis são necessários? Quando e como se reúnem? Dada a importância de uma coordenação, comunicação e tomada de decisões eficientes numa crise, é importante saber quem faz parte da tua equipa. O apoio do conselho de administração e da direção é essencial para um bom resultado, tal como o envolvimento de um grupo multifuncional, incluindo a gestão de riscos, o departamento jurídico, as TI e os RH. A diversidade de opiniões é importante. A delegação de autoridade também é importante para gerir eficazmente uma crise. O CEO, por exemplo, nem sempre é a melhor escolha para incluir na equipa de gestão de crises. O tempo do CEO pode ser mais bem empregue como porta-voz ou noutros aspectos da gestão da empresa.

Passo 4: Coloca notificações de emergência.

As condições meteorológicas adversas deixam frequentemente os sistemas de comunicação normais fora de serviço. Evita quebras de comunicação estabelecendo meios alternativos de comunicação fora dos canais regulares. A equipa de gestão de crises, por exemplo, precisa de estar em constante contacto entre si para lidar com o desenrolar das condições. A comunicação bidirecional com os funcionários afectados também é importante. Um software de notificação de emergência dedicado pode fazer chegar comunicações críticas às pessoas afectadas e garantir a sua segurança. Podes utilizar este canal para partilhar actualizações com o grupo sem sobrecarregar todos os outros com informações que seriam irrelevantes.

Passo 5 Testa e revê para te preparares para o próximo

Passo 5: Testa e revê para te preparares para a próxima.

A prática leva à perfeição, e o planeamento da continuidade do negócio e da resiliência não é exceção. Prepara-te para futuras emergências meteorológicas, exercitando os teus planos utilizando diferentes cenários, para que possas identificar e resolver antecipadamente quaisquer vulnerabilidades. Mas sê pragmático. Não te distraias a tentar antecipar todas as situações. Concentra os teus testes de cenários por impacto – nas pessoas, instalações, tecnologia, fornecedores, operações, etc. – e no que é necessário para manter a organização a funcionar. Continua a testar e a aperfeiçoar os teus planos até estares confiante de que tens a memória muscular necessária para te preparares para a tempestade. E quando a coisa acontecer, dá um passo atrás e revê os teus planos. O que correu bem e o que não correu? O que é que não estava previsto? Que informações gostarias de ter mas não tinhas? Como é que os teus processos poderiam ser mais eficientes? As informações importantes fluíram livremente ou houve falhas? O que mais te teria ajudado a retomar o caminho mais rapidamente? Não há dois desastres exatamente iguais. Mas aprende com o Helene, o Milton, os incêndios florestais, as inundações, os deslizamentos de terra e quaisquer outras crises meteorológicas que tenhas enfrentado. Aplica essas lições, para não voltares a cometer os mesmos erros. Quanto mais te preparares agora, mais rapidamente poderás recuperar de futuras emergências meteorológicas, independentemente de onde, quando ou como ocorram.

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