Durante a época festiva, vemos muitos responsáveis pela conformidade a sentirem-se pressionados enquanto lutam para garantir que os funcionários cumprem as diretrizes de ofertas e hospitalidade empresarial. As violações destas políticas podem não só levar os funcionários a quebrar os códigos de conduta corporativos e a violar os valores da empresa, mas também resultar em processos por suborno e corrupção para a organização, se não forem geridos corretamente.
Mas como podem os gestores de conformidade garantir eficazmente que quaisquer presentes, experiências e entretenimento recebidos ou oferecidos pelos funcionários estão alinhados com os protocolos, e assegurar que as aprovações corretas ocorrem e manter um registo completo de tudo para fins de auditoria?
Tradicionalmente, as organizações começam por utilizar folhas de cálculo para registar este tipo de atividade e quaisquer aprovações necessárias são feitas de forma ad hoc através de e-mail. Embora isto possa ser eficaz em organizações mais pequenas, quando se trata de organizações de maior escala com centenas ou mesmo milhares de funcionários com diferentes linhas de reporte e cadeias de aprovação e diretrizes baseadas em funções e localizações, a atividade torna-se demasiado complexa para processos manuais.
Felizmente para os responsáveis pela conformidade, existem ferramentas de GRC disponíveis para automatizar e padronizar este processo, facilitando a vida tanto dos funcionários como das equipas de conformidade que tentam monitorizar o seu comportamento. Neste artigo, analisamos as diferentes capacidades tecnológicas de GRC disponíveis para simplificar e automatizar o processo de divulgação, e exploramos as vantagens de implementar uma ferramenta de software de melhores práticas para gerir este processo.
Vejamos como estas ferramentas estão a ajudar os responsáveis pela conformidade a reduzir a complexidade em torno das divulgações de ofertas e hospitalidade.
Receber presentes de fornecedores
Em primeiro lugar, estas ferramentas facilitam o registo de qualquer oferta ou evento de hospitalidade para os funcionários. Os colaboradores simplesmente preenchem um formulário online para declarar o benefício que receberam. Os formulários têm campos padrão para capturar todos os detalhes relevantes, incluindo qual fornecedor enviou o presente, quanto valia, quando foi recebido e por quem. Muitos sistemas permitem até carregar fotos relevantes e URLs associados. Escolha uma solução que lhe permita personalizar facilmente o formulário para garantir que pode adicionar ou renomear campos com base nas necessidades individuais da sua organização. Certifique-se de que estas atualizações podem ser feitas pelas suas equipas, em vez de exigirem custos dispendiosos de serviços profissionais.
Uma vez que uma oferta ou evento de hospitalidade é registado no sistema e formalmente divulgado pelo destinatário, é aqui que a automação entra em ação e a verdadeira magia acontece. Em primeiro lugar, as equipas de conformidade podem definir um limite de presentes para cada funcionário, que pode variar com base no seu país, localização do escritório, departamento ou nível de função. A definição destas regras permite que as equipas de conformidade utilizem a monitorização de controlo automatizada para sinalizar problemas. Se um funcionário registar um item que exceda o seu limite, será notificado e uma notificação de aprovação será automaticamente enviada ao seu gestor de linha, que poderá confirmar se o funcionário pode aceitar ou rejeitar o presente. Uma vez que o gestor de linha aprove ou rejeite o presente, o funcionário receberá então uma notificação, para que saiba como agir. Também pode definir regras sobre o número de presentes e estabelecer limites para cada fornecedor. Estas regras ajudam os funcionários a operar dentro dos limites desejados e quaisquer problemas potenciais são rapidamente notados. As regras também podem ser definidas para sinalizar atividades suspeitas a nível de departamento ou local para identificar problemas potenciais, permitindo que as áreas do negócio que possam ser suscetíveis a suborno e corrupção recebam formação adicional.
À medida que os funcionários começam a usar o sistema e a registar atividades, as equipas de conformidade podem obter uma maior compreensão dos tipos de presentes e hospitalidade oferecidos e capturar quaisquer potenciais violações da política da empresa. Um dos grandes benefícios de usar ferramentas especializadas de GRC para declarar a receção de presentes e hospitalidade corporativos são os painéis e relatórios em tempo real. Com um clique de um botão, os líderes podem visualizar painéis e aprofundar diferentes locais, departamentos e indivíduos que estão a violar quaisquer políticas. Podem definir e alterar limites quando as políticas são revistas. Podem acompanhar aprovações atrasadas e compreender a exposição da organização ao risco de suborno e corrupção. Estes relatórios instantâneos poupam tempo significativo às equipas de conformidade na execução de relatórios e processamento de números, dando-lhes mais tempo para analisar os dados e fazer as melhorias de processo necessárias para reduzir o suborno e a corrupção dentro da organização através de formação e atualizações de políticas.
Oferecer presentes a fornecedores
Além dos funcionários externos receberem presentes de fornecedores, a solução também pode funcionar da mesma forma para quaisquer presentes ou hospitalidade corporativa oferecidos aos seus próprios clientes. Os presentes podem desempenhar um papel importante no desenvolvimento de relações com clientes, mas em setores altamente competitivos que disputam grandes contratos, o suborno e a corrupção podem ser frequentes. Isto muitas vezes aparece nas notícias, especialmente quando envolve dinheiro dos contribuintes relacionado com grandes contratos para governos, escolas e organizações de saúde que acabam com fornecedores que estão intimamente ligados aos conhecidos dos funcionários governamentais que selecionam os vendedores.
Usar folhas de cálculo manuais para registar presentes oferecidos a fornecedores pode causar problemas. Obter aprovação para enviar presentes pode ser um processo lento, pode ser desafiador definir limites para entender se o valor dos presentes oferecidos viola as diretrizes da empresa, e a elaboração de relatórios pode ser demorada.
Usar software de GRC para automatizar a oferta de presentes e hospitalidade corporativos tem muitas vantagens. Em primeiro lugar, os funcionários podem registar quaisquer presentes que planeiam enviar usando um formulário online, com campos predefinidos para garantir que a conformidade captura as informações relevantes de forma padronizada. Fluxos de trabalho automáticos permitem que os funcionários obtenham aprovação para o envio de um presente com base no seu valor. Presentes de baixo valor podem ser aprovados automaticamente, e itens de maior valor podem ser enviados para o stakeholder relevante para aprovação, dependendo do valor. Notificações e alertas automatizados mantêm o processo de aprovação em movimento para garantir decisões automatizadas de aprovação ou negação em segundos.
As soluções de GRC geralmente podem ser ligadas aos seus dados de funcionários dentro dos seus sistemas de RH através de integrações API para garantir que todos os funcionários podem aceder à solução e as linhas de relatório estão atualizadas. Os gestores podem facilmente visualizar painéis para ver que presentes a sua equipa está a enviar e com que frequência, e ver quaisquer presentes pendentes de aprovação. Os responsáveis pela conformidade podem facilmente executar relatórios para entender quando atividades suspeitas estão a ocorrer e definir regras em torno das diretrizes de oferta de presentes da empresa para garantir que os funcionários estão a operar eticamente. A solução fornece um registo de auditoria completo para os reguladores do que foi oferecido e quando, permitindo que as organizações provem que estão a agir eticamente e com integridade.
Que funcionalidades devo procurar ao escolher uma solução de GRC para gerir ofertas e hospitalidade?
Procure uma solução SaaS que esteja disponível na nuvem para garantir que obtém sempre a versão mais recente da ferramenta e pode aceder a quaisquer novos recursos e melhorias oferecidos pelo fornecedor de software.
Procure soluções personalizáveis que lhe permitam alterar formulários, convenções de nomenclatura, campos, relatórios, painéis e fluxos de trabalho por si mesmo, sem custos dispendiosos de serviços profissionais e codificação.
Procure soluções que ofereçam integrações API com outros sistemas e dados. Isto permitirá que você importe informações de outras fontes, incluindo detalhes de funcionários de sistemas de RH e detalhes de fornecedores de programas de risco de fornecedores. Isto garantirá que o sistema está a usar os dados mais atualizados, fornecendo uma única fonte de verdade.
Procure sistemas que forneçam painéis e relatórios de melhores práticas prontos a usar, que sejam detalhados e possam ser facilmente personalizados para atender a quaisquer requisitos específicos de relatórios que a sua organização possa ter.
Procure soluções intuitivas e fáceis de usar com login único para garantir que os utilizadores necessitem de formação mínima e não tenham mais uma senha para se lembrar.
Procure avaliações independentes com altas classificações em suporte ao cliente e facilidade de implementação, para garantir uma transição suave para o sistema.
Procure soluções que ofereçam portais online e aplicações móveis permitindo que os funcionários registem o envio e recebimento de presentes a qualquer hora, em qualquer lugar.
Quando o número de funcionários está na casa das centenas ou milhares, manter o controlo da oferta e recebimento de presentes torna-se demasiado complexo para processos manuais e folhas de cálculo. Usar uma solução de software GRC automatizada para gerir ofertas e hospitalidade torna os seus processos de aprovação consistentes, eficientes e conformes. A análise de dados dentro da ferramenta apoia as equipas de conformidade na implementação de regras de acordo com a jurisdição e leis globais para garantir a conformidade. A natureza inclusiva de uma solução de software online impulsiona a responsabilidade dos funcionários e aumenta a consciencialização sobre as políticas da empresa e as diretrizes do código de conduta, melhorando a conformidade geral. Finalmente, a funcionalidade integrada de trilha de auditoria e relatórios economiza tempo valioso para as equipas de conformidade, permitindo que concentrem a sua atenção na melhoria da conformidade em vez de tarefas administrativas de relatórios.
A solução certa de ofertas e hospitalidade ajudará a sua organização a mitigar o risco de má conduta e a impulsionar uma cultura de comportamento conforme. Garanta que a única dor de cabeça que o seu responsável pela conformidade tem durante a época festiva é da festa de Natal. Solicite uma demonstração da solução de conformidade da Riskonnect hoje.
