As organizações de sinistros enfrentam desafios significativos no ambiente atual. O aumento do custo dos sinistros continua a ser uma grande preocupação, juntamente com o aumento da carga administrativa. Desde a comunicação atempada de incidentes até à resolução precisa de sinistros, as organizações têm de adotar estratégias para melhorar a eficiência e concentrar-se nos custos, resultados e serviços. Os avanços tecnológicos podem ajudar os gestores de sinistros a tratar os sinistros com rapidez e precisão. Com a automatização do fluxo de trabalho, o apoio à conformidade, a gestão simplificada de documentos e a melhoria da análise e da elaboração de relatórios, as organizações de sinistros podem garantir uma operação eficiente que proporciona os melhores resultados. A tecnologia moderna pode transformar estes seis elementos do processo de administração de sinistros:

1. Melhora a produtividade, mesmo com um número maior de casos e com avaliadores menos experientes.

Uma das maiores preocupações que as organizações de sinistros enfrentam é a gestão de uma força de trabalho em mudança. Com a pressão constante para melhorar os lucros e reduzir os custos, muitas organizações de sinistros procuram poupar contratando peritos menos experientes. Esta tendência resulta em peritos com menos conhecimentos do sector e experiência limitada na utilização das ferramentas existentes. As organizações de sinistros têm de garantir que as novas contratações são capazes de tratar dos sinistros com o mínimo de perturbações possível. Se não forem devidamente mitigadas, as mudanças de funcionários podem prejudicar a eficiência das operações de sinistros. Os peritos experientes também tiveram de se adaptar a novos desafios, especialmente no que diz respeito ao grande volume de sinistros que têm de gerir. Não há muito tempo, a carga de trabalho típica de um perito era de cerca de 65 a 80 sinistros em aberto. Atualmente, é comum um perito ter entre 125 e 150 sinistros em aberto. A tecnologia pode ajudar as organizações de sinistros a ultrapassar os desafios de uma força de trabalho em mudança e de um número crescente de processos. Para os novos reguladores, um sistema moderno de administração de sinistros pode reduzir drasticamente o tempo necessário para aprender novos procedimentos, melhorar a consistência dos processos internos, garantir a conformidade regulamentar e facilitar uma transição suave de um regulador de sinistros para o seguinte. Para os peritos mais experientes, o software especializado é essencial para gerir um maior número de processos e sinistros mais complexos.

2. Obtém maior satisfação no trabalho e resultados com a automatização do fluxo de trabalho e uma experiência de utilizador moderna.

Os sinistros de seguros são transacções dispendiosas e complexas que envolvem várias partes, sistemas e questões regulamentares. O processo administrativo é altamente intensivo em termos de mão de obra e requer frequentemente tarefas manuais entediantes. Para simplificar estes fluxos de trabalho, os administradores de sinistros necessitam de software que seja fácil de aprender, intuitivo de utilizar e eficaz na obtenção de resultados óptimos. Os novos reguladores estão a entrar no mercado de trabalho e, embora não tenham experiência no sector, tendem a ter conhecimentos tecnológicos e estão ansiosos por adotar software moderno. Os peritos experientes podem utilizar os seus conhecimentos para conceber fluxos de trabalho personalizados em soluções de software com base nos requisitos exclusivos da sua organização. A automatização permite que as organizações de sinistros atinjam um nível mais elevado de resultados com menos interação manual ao longo da vida de um sinistro. Os peritos podem minimizar as tarefas de rotina e concentrar-se em iniciativas de maior valor. Com o sistema de administração de sinistros, os reguladores podem enviar e programar e-mails, criar agendas, acionar alertas e notificações, definir reservas e muito mais – tudo isto assegurando o cumprimento de critérios e prazos rigorosos. Os painéis de controlo intuitivos permitem que cada utilizador veja, após o início de sessão, quaisquer tarefas pendentes que tenham de ser concluídas ou itens de ação de alta prioridade que tenham de ser abordados. Com regras comerciais, painéis de controlo e limites de aprovação personalizados, as organizações de sinistros podem melhorar a satisfação no trabalho, assegurando simultaneamente a consistência e a precisão.

3. Mantém-te atualizado em relação às alterações de conformidade e satisfaz todos os requisitos de informação locais, estatais e federais.

As organizações de sinistros têm de estar sempre actualizadas em relação às alterações de conformidade em curso a todos os níveis e têm de garantir interações adequadas com os sinistrados e as entidades reguladoras em todas as fases do processo de sinistro. Estes regulamentos exigem um conhecimento profundo das normas da indústria e das tendências emergentes. Um sistema moderno de administração de sinistros pode fornecer apoio à conformidade para ajudar os reguladores a manterem-se actualizados em relação aos novos requisitos. Ao avaliarem potenciais sistemas de sinistros, as organizações de sinistros devem procurar uma solução que mantenha as normas de conformidade para estas áreas-chave:

  • Relatórios do IAIABC para jurisdições obrigatórias
  • Taxas de benefícios de compensação para jurisdições dos EUA
  • Formulários para jurisdições dos EUA
  • Relatórios CMS
  • Relatórios OSHA
  • Relatórios 1099 com correspondência TIN
  • W-2 por incapacidade

Ao escolher um fornecedor de sistemas de sinistros que mantenha estas normas de conformidade, as organizações de sinistros podem concentrar-se mais na melhoria dos resultados dos sinistros.

4. Poupa tempo simplificando a gestão de documentos e automatizando a distribuição de conteúdos.

Embora muitas organizações de sinistros tenham adotado a era digital, o mundo da administração de sinistros ainda tem uma dependência profundamente enraizada do papel. No entanto, os processos baseados em papel podem resultar numa infraestrutura de sinistros enfraquecida, com transparência e eficiência limitadas. Um sinistro típico gera um grande volume de conteúdo: correspondência recebida e enviada (tanto por correio eletrónico como físico), atribuições de tarefas, imagens de documentos e muito mais. Para os peritos de sinistros, a seleção e distribuição de conteúdos relacionados com os sinistros é uma tarefa frequente e morosa. Com as ferramentas modernas de gestão de documentos, é possível empacotar ficheiros de sinistros com o clique de um botão, carregar centenas de documentos em diferentes fases do fluxo de trabalho, localizar facilmente ficheiros e partilhar documentos sem esforço. Para uma distribuição de conteúdos simples, os reguladores podem simplificar o processo de revisão, seleção, compilação e distribuição de conteúdos a terceiros autorizados com uma impressora de distribuição central, um empacotador e uma mala direta para a entrega física de conteúdos.

5. Responde prontamente a eventos com uma melhor receção de dados de incidentes diretamente do terreno.

Para melhorar ainda mais a eficiência, as organizações de sinistros podem concentrar-se na captura de incidentes e eventos de forma rápida e precisa a partir do terreno. Quanto mais tempo demorar a responder a um incidente, mais dispendioso se torna. Uma das chaves para fechar sinistros com resultados óptimos é reduzir o tempo de atraso entre o momento em que um incidente é comunicado e o momento em que o perito começa a administrar o sinistro. Com uma solução de admissão móvel, os utilizadores autorizados podem submeter dados de incidentes diretamente do campo com inquéritos intuitivos, resultando numa comunicação mais rápida de incidentes e numa melhor integridade dos dados. As organizações de sinistros podem garantir a precisão com perguntas obrigatórias, limites de variação e lógica de ramificação dinâmica. Os dados recolhidos no terreno ficam imediatamente disponíveis para relatórios, análises e acções.

6. Identifica precocemente os sinistros de custo potencialmente elevado com a análise preditiva.

Todos os sinistros devem ter reservas adequadas para cobrir os custos durante toda a sua duração, e os gestores de sinistros devem identificar oportunidades para mitigar alguns dos custos e resolver o sinistro da forma mais eficiente possível. Há um tipo de sinistro que pode ser particularmente difícil de gerir. Embora pareçam relativamente normais na FNOL, estes sinistros podem “saltar” subitamente após cerca de 90 dias, tornando-se sinistros de custo elevado que exigem uma gestão atenta, uma reserva maior e mais recursos. A análise preditiva é um método de previsão que emprega várias fontes de dados internos e de terceiros para prever a forma como um sinistro provavelmente se desenvolverá. Isto permite aos gestores de sinistros obter uma indicação antecipada dos sinistros que têm potencial para “saltar” e tomar medidas proactivas para mitigar os custos mais cedo, atribuindo os recursos adequados e identificando possíveis medidas preventivas. Ao adoptarem a tecnologia moderna, as organizações de sinistros podem fazer alterações impactantes para aumentar a eficiência e otimizar os resultados dos sinistros. Com um sistema de sinistros especializado, o pessoal especializado pode gastar menos tempo em tarefas administrativas e mais tempo na resolução de sinistros e no atendimento ao cliente.

Próximos passos

Para saber mais sobre como um sistema de gestão de sinistros pode transformar as suas operações de sinistros, contacte STEPHEN THOMAS, VP de Gestão de Produtos.