Bien que les audits soient un excellent outil permettant à la direction de mieux comprendre la performance d’une organisation et d’assurer la conformité, ils constituent une tâche plutôt intimidante nécessitant du temps, des efforts et des ressources. Les conclusions des audits et les non-conformités qui en résultent peuvent également créer une montagne de tâches de suivi et d’actions correctives qui doivent être traitées rapidement.
La gestion des audits et de leurs conclusions à l’aide de processus manuels peut être un défi. Dans cet article, nous expliquons comment le bon logiciel GRC peut aider à automatiser ce processus apparemment complexe et chronophage, et assurer une gestion efficace de la conformité, une meilleure atténuation des risques et une amélioration de la performance organisationnelle et des résultats d’audit.
Les entreprises ont généralement tendance à subir divers types d’audits. Les audits internes, menés par le comité d’audit du personnel d’une organisation, sont souvent utilisés pour évaluer l’efficacité opérationnelle, les risques, l’environnement de contrôle et la conformité aux réglementations et lois obligatoires spécifiques à l’industrie. Les audits externes sont quant à eux réalisés par un tiers. Ils sont souvent menés par des représentants de régulateurs externes, des fonctionnaires et des services d’audit professionnels dans le but de prouver la conformité aux réglementations obligatoires et aux cadres adoptés comme les normes ISO et les certifications cyber. Les audits externes sont souvent exigés par les parties prenantes et les investisseurs pour déterminer la fiabilité et la transparence des opérations de l’entreprise. Réussir les audits externes peut être essentiel pour certaines organisations qui doivent maintenir ces certifications pour exercer leurs activités.
Les audits sont essentiels dans le secteur des services financiers. Dans cette industrie hautement réglementée, les audits ne se limitent pas à garantir la crédibilité financière d’une organisation. Des audits réguliers doivent être utilisés pour évaluer les systèmes de contrôle interne d’une entreprise, qui sont les processus et procédures visant à garantir que les transactions financières sont enregistrées avec précision et que les actifs sont protégés. En identifiant les faiblesses des contrôles internes par l’audit, les organisations financières peuvent atténuer les risques d’erreurs, prévenir la fraude et le détournement d’actifs, améliorer la confiance des parties prenantes, contribuer à protéger les ressources financières et maintenir les certifications requises pour offrir leurs services.
Quel que soit le type, l’activité d’audit est essentielle pour toute entreprise visant à maintenir des normes élevées, la transparence et la responsabilité dans ses opérations. En identifiant les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent majeurs, en prouvant la conformité aux réglementations et aux normes, et en obtenant des certifications, les entreprises peuvent gagner du temps et de l’argent tout en évitant des problèmes juridiques à l’avenir.
En raison de la complexité des entreprises d’aujourd’hui et du volume des risques et des exigences de conformité, les périmètres d’audit ne cessent de s’élargir, et la pression est forte pour prouver la conformité et résoudre rapidement les non-conformités. Cela peut laisser peu de temps aux équipes d’audit pour mener une analyse approfondie, mettant l’organisation en danger. La technologie logicielle GRC intégrée peut aider en facilitant les processus de gestion d’audit tant pour les auditeurs internes que pour les audités.
Comment la technologie peut-elle automatiser le processus d’audit ?
Les plateformes logicielles GRC offrent une fonctionnalité d’audit qui fournit aux organisations un cadre pour créer un registre centralisé de tous leurs audits en ligne et les planifier à l’avance. Le système envoie automatiquement des rappels aux parties prenantes concernées lorsque des audits sont dus afin que les mesures nécessaires puissent être prises, favorisant ainsi la responsabilisation.
Le logiciel de gestion d’audit aide les organisations à identifier et à atténuer plus efficacement les risques liés aux audits en fournissant une surveillance en temps réel des processus clés, des contrôles et des non-conformités. Cela permet aux auditeurs d’identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent significatifs. Le logiciel d’audit peut également soutenir les activités de conformité en aidant les organisations à respecter les exigences réglementaires et les normes de l’industrie en fournissant un cadre pour documenter et rapporter les activités d’audit.
Que se passe-t-il après un audit ?
Les conclusions de tous les audits sont saisies dans l’outil et des flux de travail automatisés sont utilisés pour mettre en œuvre les recommandations et enregistrer les actions pour compléter le cycle d’audit. Les flux de travail liés à votre annuaire actif suivent des voies d’escalade prédéfinies pour garantir que les problèmes d’audit sont rapidement escaladés. À partir de là, un flux de gestion des cas permettra aux équipes de documenter comment et quand le problème a été résolu, offrant une visibilité claire tant pour les parties prenantes internes que pour les auditeurs externes.
De plus, lors de la gestion des audits dans une plateforme GRC, les entreprises peuvent lier les audits et leurs conclusions à l’obligation de conformité pertinente pour fournir une vue en direct du statut de conformité. Dans de nombreux cas, assurer la conformité nécessite de réussir un audit, il est donc logique que ces domaines soient liés et gérés de manière holistique. De même, les conclusions d’audit peuvent également être cartographiées dans le registre des risques. Les échecs d’audit représentent un risque significatif pour l’entreprise, il est donc important de s’assurer que tous les risques commerciaux liés à l’audit sont capturés et gérés dans le cadre du programme plus large de gestion des risques d’entreprise.
Ce processus complet post-audit fournit un historique complet de tous vos audits, de leurs conclusions et des actions en suspens. Les tableaux de bord et rapports en temps réel facilitent la compréhension du statut et des conclusions d’audit, l’identification des tendances, la détection des problèmes et la conduite des investigations. Les audits et leurs conclusions peuvent être liés aux obligations de conformité et aux risques pertinents, ajoutant une couche supplémentaire de profondeur au processus. Cette cartographie complète permet aux entreprises d’identifier et de comprendre les risques liés à un audit échoué ou l’impact de la non-conformité sur les opérations.
La gestion des audits dans une plateforme holistique unique dans un format cohérent améliore l’excellence opérationnelle et assure une amélioration continue. Les entreprises peuvent construire un historique complet au fil du temps de tous leurs audits et des conclusions et actions correctives qui en découlent, garantissant que les mêmes échecs et problèmes ne se répètent pas.
Automatisation accrue du processus d’audit avec un logiciel GRC
Voici quelques exemples spécifiques de la façon dont un logiciel GRC peut automatiser le processus d’audit interne et externe :
- Planification des audits : Les entreprises peuvent planifier et programmer tous leurs audits à l’avance dans la plateforme. Les équipes remplissent des formulaires en ligne simples pour documenter les étapes et vérifications requises pour chaque audit, capturant les actions critiques, les dates clés et les parties prenantes impliquées. Les audits ayant des exigences similaires peuvent être clonés, facilitant leur programmation. Des notifications automatisées alertent le personnel lorsqu’un audit approche et lorsqu’ils ont des actions à venir relatives à l’activité d’audit, garantissant que toutes les étapes sont terminées à temps.
- Collecter et stocker les données d’audit : Les équipes d’audit peuvent utiliser le logiciel GRC pour stocker toute la documentation pertinente liée aux conclusions d’audit, aux plans d’action et aux actions correctives dans un référentiel centralisé. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour soutenir les audits futurs en s’assurant que toutes les non-conformités des audits précédents sont rectifiées avant tout audit futur.
- Gérer les conclusions d’audit : Pour les conclusions qui pourraient nécessiter de modifier les processus, former le personnel et mettre en œuvre des mesures de sécurité, les actions de suivi convenues peuvent être saisies dans la plateforme et attribuées à l’individu ou à l’équipe concernée en se connectant à votre annuaire actif. Chaque action ou non-conformité est escaladée aux parties prenantes concernées et peut être gérée selon son propre flux de travail de gestion de cas automatisé avec des délais clairs. Cela permet aux équipes de comprendre comment l’action ou la tâche progresse, et la direction peut faire des rapports sur les actions en suspens et l’état d’avancement.
- Créer et suivre une piste d’audit : Les fonctionnalités d’automatisation des flux de travail peuvent déclencher des rappels, des escalades et des notifications pour assurer l’achèvement des tâches dans les délais et le respect des échéances. Le logiciel GRC peut aider les équipes à prioriser les conclusions d’audit en fonction de leur impact potentiel sur les objectifs de l’organisation et du niveau de risque de conformité. Les équipes peuvent effectuer des évaluations des risques et attribuer des notations de risque aux conclusions, leur permettant de concentrer les ressources sur le traitement des problèmes de conformité à haut risque en premier.
- Générer des rapports d’audit : Le logiciel GRC offre de solides capacités de reporting et d’analyse, permettant aux équipes de générer des rapports personnalisés sur les conclusions d’audit, l’état des plans d’action et l’avancement des mesures correctives. Ces rapports peuvent être partagés avec les parties prenantes, la direction et les auditeurs pour assurer la transparence et démontrer les efforts de conformité.
Pourquoi gérer le processus d’audit dans le cadre de votre programme GRC plus large ?
L’un des principaux avantages de la gestion du processus d’audit dans le cadre de votre programme plus large de gouvernance, de risque et de conformité est la possibilité de lier les conclusions d’audit à votre processus de conformité et à votre registre des risques. Cela aidera à identifier les risques liés aux audits échoués, à comprendre la conformité aux réglementations et aux normes, et à évaluer l’efficacité des contrôles.
L’intégration du processus d’audit dans votre programme GRC plus large peut également aider les auditeurs à gérer et contrôler efficacement le processus d’audit, ainsi qu’à surveiller et rapporter les résultats des audits. L’automatisation du processus d’audit à l’aide de la technologie GRC peut aider à augmenter l’exactitude et l’exhaustivité des conclusions d’audit et à garantir que l’audit est mené conformément aux réglementations et normes pertinentes.
Lorsque le processus d’audit est augmenté par l’automatisation de la technologie GRC et de solides capacités de reporting, les équipes d’audit peuvent passer moins de temps à planifier, programmer, préparer, évaluer et suivre les audits, et plus de temps à fournir des recommandations perspicaces ajoutant plus de valeur à l’organisation. Les équipes d’audit peuvent également effectuer des audits plus rapides et des rapports plus précis lors de l’utilisation de la technologie GRC. Les formulaires en ligne facilitent la capture des conclusions d’audit et les flux de travail automatisés assurent l’escalade et la résolution rapides des non-conformités.
Une plateforme GRC centralise les données de risque, de conformité et opérationnelles et les lie aux conclusions d’audit, donnant aux auditeurs un accès instantané aux personnes et aux preuves requises pour satisfaire aux critères d’audit.
Choisissez la bonne solution GRC pour les exigences d’audit de votre organisation
L’audit est une partie essentielle de la gestion d’une entreprise prospère, en particulier dans les secteurs hautement réglementés avec des normes d’exploitation élevées. L’audit aide à identifier les risques potentiels et les domaines d’amélioration tout en assurant la conformité aux réglementations et aux normes.
L’utilisation de la technologie GRC transforme le processus d’audit traditionnel en fournissant une approche plus complète, rationalisée et efficace de l’audit. En exploitant le bon outil GRC, les organisations peuvent accélérer le processus d’audit, améliorer la conformité et traiter rapidement les non-conformités. Pour en savoir plus sur la façon dont la plateforme Riskonnect peut automatiser vos processus d’audit, demandez une démonstration aujourd’hui !
