El RMIS -Sistema de Información de Gestión de Riesgos- actual ofrece una serie de sofisticadas aplicaciones para ayudarte a gestionar todos los aspectos del riesgo.
Desde la administración de siniestros hasta la asignación de costes, las opciones son prácticamente infinitas.
Y aunque las características y la funcionalidad son importantes, comprar un RMIS al proveedor adecuado, que entienda tanto tu negocio como tus necesidades, es fundamental para el éxito.
Aquí tienes diez consejos para comprar un RMIS y asegurarte de que consigues la solución adecuada, y el socio adecuado:
Haz un inventario de tus problemas actuales, conoce para qué vas a comprar un RMIS.
¿Cuáles son tus puntos de dolor? ¿Qué problemas tienes con tu tecnología actual? Aplicar una nueva tecnología a un proceso roto no lo arreglará. En lugar de eso, identifica por adelantado cualquier avería o cuello de botella, y establece objetivos claros que quieras conseguir con un RMIS.
Reúne a tu equipo RMIS
La implantación de un RMIS afecta a muchas áreas funcionales, por lo que al comprar un RMIS es importante incluir a todas las partes interesadas en el proceso de compra para asegurarse de que se escuchan sus voces. Reunir diversos puntos de vista desde el principio garantiza que las cuestiones críticas se aborden pronto, lo que puede ayudar a eliminar costosos retrasos en el camino. Los que se sienten escuchados durante todo el proceso de compra del RMIS también tienen más probabilidades de ser partidarios declarados de la nueva tecnología durante la implantación y después.
Comprende cómo funcionará el RMIS con tu tecnología actual
Los flujos de trabajo ineficaces, los procesos obsoletos, la falta de compromiso de los ejecutivos y la resistencia al cambio pueden afectar negativamente a la eficacia de tu RMIS. Haz tus deberes sobre las características y capacidades de la tecnología RMIS que estás considerando, y compáralas con tus sistemas y requisitos actuales. Ten en cuenta que el hecho de que algo se haya hecho siempre de una determinada manera no significa que sea la mejor. Comprar un RMIS e implantarlo te ayudará a examinar detalladamente tus flujos de trabajo para ver si hay una forma más eficaz de hacer el trabajo. Los Sistemas de Información de Gestión de Riesgos deben aumentar la productividad eliminando las tareas manuales pesadas, aburridas e ineficaces. Y ese tiempo ahorrado puede redirigirse a tareas de mayor valor, lo que aumentará la eficacia de tus esfuerzos de gestión de riesgos.
Prueba el RMIS
Prueba antes de comprar un RMIS.
Tómate tu tiempo para solicitar una demostración o prueba. ¿Es fácil e intuitiva la experiencia del usuario? ¿Todas las funciones que necesitas son accesibles desde una tableta, un teléfono y un ordenador portátil? ¿Son los informes y análisis lo suficientemente sofisticados para tus necesidades? ¿Y lo fácil que es elaborar los informes que necesitas? Averigua lo bien que interactúa el RMIS con los sistemas de RRHH, nóminas, jurídico y otros sistemas internos y externos. Y comprueba si se integra perfectamente con áreas fuera de los límites tradicionales del RMIS del riesgo asegurable, como la gestión del riesgo empresarial, la gestión del riesgo de terceros, el cumplimiento, la auditoría interna, etc.
Dedica tiempo a la aplicación
Adquirir un RMIS, un sistema grande y complejo con múltiples interfaces, puede ser desalentador.
Como cualquier implantación de software en toda la empresa, la implantación de un SIGR no se produce con sólo pulsar un interruptor. Sustituir un sistema de décadas de antigüedad en cuestión de semanas es poco realista y probablemente conducirá a resultados decepcionantes. Dedica tiempo suficiente a analizar, diseñar, planificar, probar y ejecutar el programa informático, e incluye tiempo extra para cualquier incógnita que surja durante el proceso. Divide el proceso de implantación en fases manejables, y mantén abiertas líneas claras de comunicación entre todas las partes. No te precipites. Y no escatimes tiempo en la formación de los usuarios.
Conoce cómo se almacenarán y protegerán tus datos
¿El RMIS está basado en la nube? ¿Qué controles existen para impedir el acceso no autorizado? ¿Se ha certificado de forma independiente la infraestructura de seguridad? ¿Dónde están alojados tus datos? ¿Y cómo se protegen esos centros de datos? ¿Y en caso de catástrofe?
Conoce cómo se almacenarán y protegerán tus datos
Las características y la funcionalidad de un RMIS son importantes, pero las personas marcan la verdadera diferencia. En realidad, tus principales candidatos a RMIS podrían ofrecer características y funcionalidades bastante comparables. En ese caso, todo se reduce a las personas. ¿Se compromete el proveedor de RMIS a establecer una asociación contigo? ¿Te sientes cómodo con todas las personas con las que vas a trabajar, y serán capaces de resolver los problemas? ¿Los miembros del equipo están deseosos de aprender sobre tu negocio, son creativos a la hora de resolver problemas y escuchan?
Exige un gran servicio
Averigua qué tipo de asistencia se ofrece -por teléfono, portal online o correo electrónico- y el tiempo de respuesta garantizado. ¿Puedes acceder a atención al cliente personalizada para cuestiones más complejas, así como a un servicio de asistencia tradicional para consultas más rutinarias? Y el servicio debe ir mucho más allá de la ejecución. ¿Tiene el proveedor de RMIS un equipo dedicado a tu éxito a largo plazo?
Conoce lo que compras
Antes de comprar un RMIS, ten muy claro qué funciones, servicios y asistencia están cubiertos en tu contrato RMIS y lo que puede costar si cambian tus necesidades.
Quieres un sistema que pueda ampliarse y adaptarse fácilmente sin reconfiguraciones costosas o perturbadoras a medida que crece tu empresa.
Y saber a quién compras tu RMIS
Asegúrate siempre de que el proveedor de RMIS tiene experiencia demostrada en tecnología, riesgos y seguros, así como la longevidad y los recursos necesarios para cumplir sus promesas a largo plazo.
Un RMIS es una inversión importante que va mucho más allá de la tecnología. La atención, el respeto y el interés genuino que experimentes por parte de cada vendedor en el proceso de compra es un buen indicio de lo que está por venir.
Haz las diligencias debidas. Con el socio RMIS adecuado, tu nuevo RMIS hará que tu trabajo sea más fácil, que tu equipo tenga más éxito y que tu empresa sea más fuerte.
Para profundizar en las consideraciones de compra, consulta nuestra Guía RMIS Definitiva – o infórmate sobre nuestra solución Sistema de Información de Gestión de Riesgos.
