Puede que pienses que un Sistema de Información de Gestión de Riesgos (SIGR) solucionará todos tus procesos de gestión de riesgos averiados. Pero voy a contarte un pequeño secreto: no lo hará. La única forma de arreglar de verdad tus procesos de gestión de riesgos es comprenderlos de principio a fin. Al hacerlo, descubrirás «desperdicios» de procesos ocultos en ellos e identificarás ineficiencias en tus flujos de trabajo actuales. Un RMIS te ayudará a ser más rápido, eficiente y eficaz, pero un RMIS sólo es tan bueno como los procesos que soporta. Como dijo Bill Gates: «La primera regla de la tecnología utilizada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente aumentará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia». Aquí tienes 4 pasos para sobrealimentar tus procesos de gestión de riesgos, de modo que puedas maximizar tus resultados.

1. Realiza una evaluación del flujo de trabajo. Empieza por documentar claramente tus procesos actuales de gestión de riesgos, incluyendo un mapeo detallado de los flujos de trabajo individuales de principio a fin. Los flujos de trabajo de gestión de riesgos a tener en cuenta incluyen la recopilación y presentación de datos de renovación, la administración de siniestros, la gestión de incidentes y la asignación de primas. Esto puede hacerse manualmente o con una aplicación informática (PowerPoint, Visio, etc.). Al detallar los flujos de trabajo, incluye a los empleados clave y a las partes interesadas de toda la organización para asegurarte de que todo queda recogido. Observa detenidamente el flujo general y revisa cada paso del flujo de trabajo y evalúa si cada paso es una tarea con valor o sin valor añadido. Identifica los residuos en el proceso buscando tipos clave de residuos Lean (ver más abajo) dentro de tus procesos actuales de gestión de riesgos. He aquí algunos ejemplos de varios tipos de ineficiencias o residuos del flujo de trabajo de oficina Lean que pueden identificarse en tu proceso:

  • Transporte: Trasladar un objeto/producto/información de un lugar a otro. Ejemplo: llevar papeleo a otro departamento o recoger informes de incidentes escritos a mano de varios departamentos de tu organización.
  • Inventario: Artículo/producto a la espera de ser procesado. Ejemplo: permitir que las reclamaciones se acumulen a la espera de ser procesadas o permitir que las transacciones se pongan en cola.
  • Esperas: Retrasos causados por carencias, aprobaciones o tiempos muertos. Ejemplo: tiempo de inactividad en cualquier proceso a la espera de una acción o valores de propiedad a la espera de la aprobación del supervisor.
  • Procesamiento excesivo: Añadir más trabajo del que el cliente está dispuesto a pagar. Ejemplo: hacer más trabajo del necesario cuando el cliente (o la parte interesada interna) no quiere el servicio.
  • Sobreproducción: Hacer o procesar más de lo necesario. Ejemplo: imprimir copias adicionales de un contrato, póliza o Certificado de Seguro.
  • Defectos / Retrabajo: Corregir errores. Ejemplo: corregir una omisión en una reclamación o una exposición de pérdidas inexacta.

2. Definir los retos tecnológicos y de proceso. Analiza a fondo los procesos de gestión de riesgos que has documentado. Analiza por qué los pasos de los procesos existentes se realizan de la forma en que lo hacen y, a continuación, identifica las áreas de cuello de botella y las causas profundas. ¿Los cuellos de botella se producen por factores como la rotación de empleados, la falta de visibilidad del proceso integral o las métricas del proceso, o se deben a problemas más arraigados, como sistemas heredados y tecnologías dispares? Asegúrate de prestar mucha atención a los procesos electrónicos frente a los basados en papel, ya que los procesos basados en papel suelen ser un objetivo fácil para mejorar la productividad. Discute cómo la tecnología puede optimizar tu flujo de trabajo en estas áreas y prioriza tus problemas para poder desarrollar el estado futuro ideal.

3. Diseña flujos de trabajo para el futuro. Crea mapas que describan cómo funcionará el proceso mejorado. Céntrate en la eliminación de residuos, cuellos de botella y actividades sin valor añadido. El objetivo debe ser ofrecer el máximo valor a tus clientes internos y externos, reduciendo el tiempo del proceso y aumentando la satisfacción. Para los procesos que pueden mejorarse mediante la tecnología, es beneficioso crear una matriz de soluciones que alinee la tecnología disponible con los requisitos del usuario final e identifique las posibles lagunas.

4. Desarrolla un plan de acción que tu organización pueda ejecutar con éxito. Desarrolla el plan de acción basándote en tus objetivos y en los problemas identificados. Documenta cada objetivo de mejora, la finalidad de la mejora, las acciones necesarias para conseguirla, quién es responsable de cada acción y qué beneficios se deben obtener. Debes estimar el tiempo necesario para completar cada acción y luego priorizar qué mejoras abordar primero. Comunica claramente los objetivos y el calendario a las partes interesadas clave, para que se apoye la iniciativa y se asuma el cambio. Implicar a todas las partes interesadas clave mejorará el apoyo organizativo y la adopción de las mejores prácticas. Mejorar tus procesos de gestión de riesgos puede parecer abrumador, pero el tiempo y el esfuerzo bien merecen la inversión. La productividad y la capacidad de los empleados mejorarán gracias a la eliminación de tareas gravosas y a la maximización del uso de tu RMIS, lo que permitirá a los empleados centrar sus esfuerzos en actividades más estratégicas.