Existe una idea errónea común cuando las empresas están implementando una nueva solución de software de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC): que la personalización es la única respuesta para construir una solución capaz de satisfacer sus requisitos únicos. Esta visión errónea pasa por alto otra opción que les permite realizar modificaciones de una manera sólida, escalable y fiable: la configuración. Pero, ¿cuál es la diferencia?

Se le perdonaría que pensara que los dos son intercambiables. No solo ambos empiezan con “c” y contienen 13 letras, sino que sus definiciones parecen indistinguibles: personalizar es “modificar o construir de acuerdo con las especificaciones o preferencias individuales o personales”; configurar es “diseñar o adaptar para formar una configuración específica o para algún propósito específico”. ¿Sigue confundido?

Sin embargo, si los tomamos en el contexto de la implementación de software GRC, las cosas se aclaran:

Configuración: Cuando compra una solución de software GRC, a menudo se entrega lista para usar, precargada con la funcionalidad de las mejores prácticas. Para adaptar las funciones existentes a sus preferencias, puede configurarlas utilizando las herramientas y aplicaciones existentes dentro del software. La configuración del software no requiere codificación ni programación y no influye en cómo funciona su software.

Personalización: Las empresas eligen soluciones de software GRC en función de las capacidades que necesitan, pero a menudo la necesidad percibida de una empresa significa que creen que la funcionalidad se queda corta. La personalización mejora el rango de operaciones del software para que pueda ofrecer una experiencia de usuario a medida. Esto se logra mediante la codificación, lo que resulta en cambios fundamentales en el sistema de referencia. Los desarrolladores deben modificar el programa o escribir un nuevo código para que el software haga algo que actualmente no puede hacer para un caso de uso específico.

En pocas palabras: la personalización del software se produce cuando se le exige que trabaje “fuera” de la aplicación para realizar cambios; mientras que la configuración del software se produce cuando puede realizar cambios en el software y adaptarlo para satisfacer sus necesidades trabajando “dentro” de la aplicación utilizando herramientas que ya existen dentro de ella.

Configuración frente a personalización

Armado con ese conocimiento, es hora de decidir qué opción funcionará mejor para su negocio. Para asegurarse de tomar una decisión informada, debe comprender completamente las ventajas y desventajas de ambos:

Ventajas de la configuración

Quizás el beneficio más obvio de la configuración del software es el control de la personalización. Los usuarios pueden aprender rápidamente cómo configurar un software intuitivo para satisfacer sus requisitos comerciales específicos. Esto permite a los usuarios tomar el control y realizar cambios en el sistema en cualquier momento sin demora. A diferencia de la personalización, que requiere recursos técnicos externos para ejecutarse, la configuración ofrece la flexibilidad necesaria para mantenerse a la vanguardia en un panorama GRC dinámico y escalar según sea necesario.

Mientras que la personalización aumenta los costes cuando se solicitan cambios adicionales, lo que también puede llevar un tiempo considerable para que un desarrollador los complete debido a su naturaleza técnica, la configuración conduce a una reducción general de los costes gracias a la propiedad del sistema. En consecuencia, los cambios simples, como la actualización de formularios y la modificación de informes, se pueden realizar rápidamente sin coste adicional asociado y sin riesgo, utilizando herramientas dentro de la aplicación. Además, las actualizaciones de software que lo acompañan se producen automáticamente porque el código y la arquitectura subyacentes permanecen sin cambios, lo que le permite generar más valor de su compra.

Las soluciones configurables suelen ser más fáciles de integrar, especialmente si el proveedor de software ofrece interfaces de programación de aplicaciones (API). El uso de API también garantiza que las futuras versiones se integrarán sin problemas a medida que evolucione la solución de software principal. Con la personalización, sin embargo, no hay garantía de que el software se actualice sin problemas o de que las integraciones basadas en código personalizado funcionen sin soporte adicional.

Desventajas de la configuración

Confiar únicamente en la configuración del software limitaría su negocio a las funcionalidades existentes de un sistema dado. Si su solución de software no incluye la funcionalidad para modificar un widget, menú, tabla, etc. en particular, entonces todavía se requeriría una pequeña cantidad de personalización. Pero, en última instancia, menos personalización equivale a menos coste, por lo que seleccionar un sistema altamente configurable puede ahorrar costes a largo plazo a medida que evolucionan los requisitos comerciales y se necesitan cambios con el tiempo.

La configuración requiere que algunos miembros del personal interno entiendan cómo realizar cambios en la solución. Por lo tanto, los “superusuarios” tendrían que ser capacitados por el proveedor.

Ventajas de la personalización

La personalización garantiza que su software GRC esté hecho a medida para los requisitos específicos de su negocio. El software es solo suyo, lo que significa que no hay otro igual, lo que le permite incorporar cualquier requisito a medida sin restricciones. Un equipo de desarrolladores altamente cualificados adaptará la solución y colaborará con usted para que la aplicación se adapte a sus necesidades, lo que le permitirá realizar cambios ilimitados. Y debido a que el software está estrechamente alineado con sus procesos, encajará perfectamente en la forma en que trabajan sus equipos.

Con este enfoque, necesitará un equipo de soporte técnico cualificado y fiable que haya participado en el desarrollo de su aplicación desde el principio. Entienden su software por dentro y por fuera y poseen la experiencia para añadir funcionalidades complejas que se adapten a sus procesos internos y puedan resolver cualquier problema que surja. Este soporte integral significa que no tendrá que capacitar a nadie de su equipo para personalizar la solución, sin embargo, puede ser costoso y causar retrasos, ya que depende de que el tercero subcontratado tenga tiempo disponible para realizar los cambios.

Desventajas de la personalización

La personalización del software puede consumir dos activos comerciales vitales: tiempo y dinero. La personalización requiere una gran inversión financiera para ejecutarse de manera efectiva. Las soluciones altamente personalizadas suelen requerir un equipo de desarrolladores, diseñadores, gerentes de proyecto e ingenieros de control de calidad experimentados, lo que resulta en enormes tarifas de servicios profesionales. Estas tarifas pueden aumentar debido a la gran cantidad de tiempo que lleva desarrollar e implementar el software, desde largas reuniones para discutir los requisitos hasta el tiempo que lleva probar el software desde la perspectiva del usuario, los precios pueden aumentar a un ritmo acelerado.

Las implementaciones de GRC nunca van a ser un proceso de la noche a la mañana; sin embargo, no planificarlas y ejecutarlas de manera efectiva puede resultar en retrasos innecesarios y costosos. Por ejemplo, los atajos tomados durante el proceso de selección del proveedor pueden no resaltar las deficiencias en su solución lista para usar, lo que podría prolongar el proceso de implementación a medida que se requiere la personalización.

Los requisitos de personalización innecesarios pueden restringir el tiempo de valor del software al aumentar la cantidad de tiempo necesario para implementar el software y obtener los beneficios de la solución. Es posible que las actualizaciones de parches estándar en la solución no funcionen si tiene una gran personalización, lo que significa que podría perderse la funcionalidad adicional agregada por el proveedor.

Una de las razones por las que Riskonnect ha crecido tan rápidamente y ha tenido tanto éxito en el espacio GRC es debido a la autonomía que ofrecemos a nuestros clientes en torno a la configuración. Nuestros productos de software son altamente configurables desde el primer momento, lo que brinda a los usuarios flexibilidad y control sobre su propio sistema.

Nuestro software agiliza la carga de trabajo del administrador al permitirle realizar los cambios necesarios con facilidad. Al permitir que los administradores gestionen los requisitos de configuración dinámica sin problemas, la plataforma puede adaptarse en tándem con su negocio.

Por supuesto, aquí en Riskonnect tenemos un equipo de desarrolladores altamente cualificados y experimentados a mano para personalizar cualquier requisito específico, pero la mayoría de nuestros clientes están contentos de tener una solución que satisfaga sus necesidades con una personalización muy mínima, ahorrando así grandes cantidades de tiempo y dinero.

Nuestra solución de software basada en la nube, reconocida por la industria, ofrece un enfoque integrado integral para GRC. Es totalmente escalable y configurable mediante API, lo que le proporciona la agilidad para alinear la plataforma con los requisitos únicos de su negocio. La lista de fuentes de datos dispares que puede integrar a través del conjunto de herramientas de Riskonnect es convincente e incluye, entre otros, sistemas financieros, sistemas de recursos humanos, KPI, sistemas de gestión de documentos, sistemas CRM y su directorio activo.

Estas API permiten la interacción y el intercambio de datos en áreas comerciales críticas, incluido el personal, las finanzas, los proyectos, los incidentes y las operaciones y, por supuesto, el riesgo, el cumplimiento y la seguridad de TI. Esto proporciona acceso a una única fuente de supervisión y prueba demostrable que impulsa un programa GRC verdaderamente eficaz.

Si las complejidades de su solución GRC están impactando negativamente en su negocio y resultando en costes imprevistos, podría ser el momento de buscar una alternativa viable. Cuando se trata de soluciones altamente configurables como Riskonnect, el poder y el control realmente están en sus manos. Solicite una demostración para obtener más información.