La Comisión Real sobre el Cuidado de Ancianos en Australia publicó recientemente una nueva iniciativa con el objetivo de ayudar al sector australiano del cuidado de ancianos a preparar sus autoevaluaciones antes de una auditoría por parte de un asesor gubernamental.
Este nuevo conjunto de requisitos auditables tiene el cuidado del paciente como eje central. Los cimientos se basan en que las residencias de ancianos proporcionen una atención de calidad, traten a los pacientes con dignidad, garanticen que se sientan seguros, permitan a los pacientes elegir y tengan la posibilidad de recibir tratamiento y atención especializados cuando sea necesario.
En este blog, le guiaremos a través de los próximos requisitos y le explicaremos cómo la última tecnología GRC puede proporcionar un marco sencillo para capturar toda la información necesaria para superar la auditoría.
¿Cuáles son los ocho estándares diferentes que se cubren en la autoevaluación?
Aquí analizamos los ocho estándares clave que componen este nuevo marco y detallamos algunas de las áreas de las que las residencias de ancianos tendrán que aportar pruebas y que, en última instancia, se auditarán.
Dignidad y elección del consumidor: Los centros de atención a personas mayores deberán aportar pruebas de cómo se trata a los pacientes con dignidad y respeto en lo que respecta a su identidad, cultura y valores. Deben demostrar cómo se les da a los pacientes la opción de elegir en lo que respecta a su atención, estilo de vida y relaciones, se debe respetar la privacidad y se debe apoyar a los pacientes para que asuman riesgos con el fin de aprovechar al máximo sus vidas.
Evaluación y planificación continuas con los consumidores: Para cumplir los requisitos de esta norma, los centros de atención a personas mayores deberán demostrar cómo equilibran los requisitos de atención en función de las necesidades, los objetivos y las preferencias de estilo de vida de los pacientes, desde la atención diaria hasta los deseos al final de la vida.
Atención personal y atención clínica: Esto tiene como objetivo garantizar que los pacientes reciban el nivel adecuado de atención personal y clínica en función de sus necesidades individuales, y esto debe evaluarse periódicamente para detectar cualquier deterioro o mejora en el estado del paciente.
Servicios y apoyo para la vida diaria: Para cumplir con esta norma, los centros de atención a personas mayores deberán aportar pruebas de cómo los pacientes reciben un apoyo diario adecuado en lo que respecta a las emociones, la alimentación, el equipamiento y las interacciones externas con otras personas y establecimientos.
Entorno de servicio de la organización: Para superar esta sección, los centros de atención a personas mayores deben valorarse a sí mismos tanto en lo acogedor y fácil de entender que es el centro, como también deben incluir detalles sobre su limpieza, seguridad y capacidad de maniobra.
Comentarios y quejas: Esta área requiere que las residencias de ancianos tengan un procedimiento de comentarios y quejas bien definido que sea visible para los pacientes y las familias. Se debe utilizar un proceso de divulgación abierta cuando las cosas van mal, y los resultados deben utilizarse para mejorar la calidad de la atención.
Recursos humanos: Esta sección trata de tener el número adecuado de personal capacitado in situ para garantizar una atención de calidad. Deben estar cualificados, ser respetuosos con la identidad, la cultura y la diversidad de cada consumidor, y deben someterse a revisiones periódicas de su rendimiento.
Gobernanza organizativa: Esta sección tiene como objetivo garantizar que los centros cumplen con la gobernanza organizativa en relación con la seguridad, la inclusión, la gestión de la información, la mejora continua, las regulaciones, la rendición de cuentas y la gestión de incidentes y riesgos.
Cada sección tiene hasta siete criterios diferentes para los que los centros de atención a personas mayores deben aportar pruebas. En total, hay 42 áreas diferentes que las organizaciones deben autoevaluar y incluir ejemplos de acciones y pruebas que las respalden. Al completar la autoevaluación, también deben capturar las áreas de mejora identificadas junto con las acciones planificadas. También deben capturar una fecha de acción objetivo y calificarse a sí mismos de acuerdo con cada área; las opciones de calificación incluyen superar, cumplir, desarrollar o no aplicable. Por último, las organizaciones también deben completar un plan de mejora continua, capturando todas las mejoras pendientes identificadas en la autoevaluación, junto con el responsable individual y la fecha límite para su finalización.
Puede consultar un desglose completo de todos los requisitos de la autoevaluación en este formulario compartido por la Comisión de Calidad y Seguridad del Cuidado de Ancianos.
Los retos de llevar a cabo la autoevaluación
Para la mayoría de los centros de atención a personas mayores, completar una autoevaluación compleja como esta requiere una aportación sustancial de muchos equipos y departamentos diferentes en varios centros. El uso de procesos basados en hojas de cálculo para registrar este tipo de datos y capturar información suficiente es un reto debido a las siguientes restricciones:
El acceso de varios usuarios a la misma hoja de cálculo se convierte en un reto, y la organización corre el riesgo de que el trabajo se sobrescriba o de que otros usuarios bloqueen el acceso del personal a los documentos.
No hay una jerarquía de permisos, lo que dificulta saber qué miembro del personal añadió qué datos y cuándo.
Hay poca gobernanza de los datos, lo que significa que la información se introduce en formatos incoherentes y las celdas se dejan en blanco.
Es un reto añadir enlaces de pruebas a fotos, URL y documentos en Excel.
Las evaluaciones de cada año se realizan en una hoja de cálculo diferente, lo que dificulta la comparación de los resultados de un año a otro.
La elaboración de informes sobre los resultados es un proceso manual que requiere mucho tiempo.
¿Cómo pueden las organizaciones automatizar el proceso de autoevaluación?
Con la “autoevaluación de las normas de calidad para el cuidado de ancianos” convirtiéndose en un requisito común en los centros de atención a personas mayores, las organizaciones están buscando formas de digitalizar y automatizar el proceso para garantizar que se recopilen pruebas suficientes de manera oportuna. Los flujos de trabajo y registros flexibles, y los formularios y plantillas en línea disponibles en la plataforma Riskonnect facilitan la captura de los datos relevantes de toda la organización y la formalización de los resultados.
La plataforma Riskonnect se puede configurar fácilmente para establecer un sistema en línea con el fin de crear un marco para el proceso de autoevaluación y capturar la información necesaria. Se establece un marco para cada una de las 42 áreas de evaluación en el sistema. Cada área de evaluación se puede asignar al miembro del equipo correspondiente para su finalización. El responsable del área recibirá notificaciones cuando venza su evaluación y se le enviarán correos electrónicos de seguimiento si no la completa a tiempo. Pueden registrar todas las pruebas en el sistema a través de un formulario en línea, con todos los datos que se introducen directamente en la plataforma. Habrá opciones para subir fotos, añadir URL y enlaces, y subir documentos de prueba. También pueden registrar áreas de mejora y supervisar el progreso y añadir fechas objetivo para implementar los cambios. Los equipos pueden seleccionar su calificación de autoevaluación en un menú desplegable, lo que garantiza la coherencia.
Todos los resultados se capturan de forma centralizada y la dirección puede elaborar informes fácilmente sobre ellos. No importa cuántas veces elija realizar la autoevaluación, el historial se capturará en línea, y los equipos tendrán un registro completo de todos los resultados anteriores y podrán demostrar fácilmente el progreso y la mejora continua. También es fácil informar sobre cualquier área que no se haya resuelto para garantizar una resolución oportuna.
La realización de la autoevaluación mediante una plataforma en línea garantiza una estricta gobernanza de los datos, lo que garantiza que la información se introduzca de forma coherente y a tiempo, en el formato requerido. El sistema mantiene un registro de quién introdujo qué datos y cuándo, lo que garantiza la rendición de cuentas y la propiedad. Los formularios en línea y los paneles personalizados garantizan que el personal solo vea las áreas de evaluación que le son relevantes, protegiendo la información confidencial y garantizando que el personal no vea ni modifique datos que no son de su competencia. La elaboración de informes también se simplifica, ya que la dirección puede comprender fácilmente qué áreas de la evaluación no se completaron a tiempo y elaborar informes sobre las áreas mal valoradas para orientar las iniciativas de mejora.
¿Cómo puede el software ayudar en otras áreas a recopilar pruebas para la autoevaluación?
Hemos analizado cómo el software puede automatizar el propio proceso de autoevaluación llevando el proceso en línea y automatizando la recopilación de los datos. Pero el software también puede ayudar a los centros de atención a personas mayores a recopilar pruebas suficientes para cumplir con algunas de las normas dentro de la autoevaluación.
Comentarios y quejas: La plataforma Riskonnect permite a los centros de atención a personas mayores establecer un procedimiento formal de «comentarios y quejas». Los pacientes, las familias y el personal pueden registrar cualquier comentario o queja a través de formularios en línea que se introducen en una plataforma centralizada. Se puede establecer un portal en línea que permita a las familias de los pacientes completar formularios en línea con todos los datos que se introducen directamente en la herramienta. A continuación, los casos pueden ser clasificados y remitidos al miembro del personal correspondiente a través de flujos de trabajo automatizados para garantizar una resolución oportuna. La dirección puede informar fácilmente sobre los tipos de comentarios y las quejas comunes y poner en marcha medidas para resolverlos. Los informes también pueden utilizarse como prueba en su autoevaluación.
Gestión de riesgos: Parte de la autoevaluación consiste en garantizar que los pacientes y el personal no estén expuestos a riesgos innecesarios. Los centros de atención a personas mayores pueden establecer un programa de gestión de riesgos de mejores prácticas en la plataforma Riskonnect. Los riesgos se registran en un registro de riesgos en línea y se califican según su probabilidad y gravedad. Los equipos pueden desplegar formularios de evaluación de riesgos en línea con todos los datos que se introducen en la plataforma y pueden establecer KPI y KRI para supervisar el riesgo. Las organizaciones pueden establecer una biblioteca de controles para gestionar los riesgos más críticos, garantizando un alto nivel de atención al paciente y proporcionando pruebas adecuadas para su autoevaluación.
Gestión de políticas y cumplimiento: Las organizaciones pueden establecer una biblioteca de obligaciones de todas las regulaciones, normas, políticas y procedimientos aplicables en la plataforma y supervisar el cumplimiento continuo con comprobaciones periódicas. Se pueden establecer flujos de trabajo para gestionar el cambio regulatorio junto con cualquier cambio y actualización de las políticas. Esta prueba de cumplimiento puede utilizarse como parte de su autoevaluación. Los equipos también pueden programar sus auditorías y capturar los hallazgos y las acciones asociadas.
Gestión de incidentes: En un entorno complejo e impredecible como el de los centros de atención a personas mayores, se producirán incidentes. Pero lo que importa es cómo se gestionan y abordan esos incidentes. La plataforma Riskonnect puede ayudar a las organizaciones a establecer un proceso de gestión de incidentes de mejores prácticas. Los incidentes se registran a través de formularios en línea que se introducen directamente en la herramienta. Los flujos de trabajo garantizan que los casos de incidentes se escalen adecuadamente y se trabajen hasta su resolución. Los equipos pueden informar fácilmente sobre los incidentes y poner en marcha medidas para evitar que se repitan.
Si trabaja en el cuidado de personas mayores y tiene dificultades con los procesos manuales, las hojas de cálculo y los formularios en papel, y le gustaría digitalizar y automatizar sus procesos, el software puede ayudarle. Desde llevar sus procesos de riesgo y cumplimiento en línea hasta ofrecer un portal en línea para capturar incidentes, comentarios y quejas, el software puede proporcionar un marco para simplificar cualquier proceso y llevarlo en línea.
Tanto si tiene dificultades para completar la propia autoevaluación como si desea automatizar la captura de pruebas para apoyar su presentación, Riskonnect puede ayudarle. Póngase en contacto con nosotros para una demostración.
