El sector farmacéutico está en auge y la carrera por lanzar nuevos fármacos al mercado nunca ha sido tan reñida. Esto ha subrayado el papel fundamental de la gestión eficaz de proyectos en la industria farmacéutica, ya que los fabricantes de medicamentos centran su atención en una de las formas más sencillas y rentables de mejorar sus procesos.
En los últimos años, la industria farmacéutica y de las ciencias biológicas, una piedra angular de la gestión en la industria farmacéutica, ha experimentado importantes cambios tanto dentro del sector como en el entorno externo. Estos cambios se presentan en forma de estrictos requisitos normativos, una competencia feroz, el aumento de los costes de investigación y desarrollo, una demanda de una mejor atención sanitaria para una población que envejece y fusiones de empresas dentro de la industria. Todo ello ha tenido un impacto significativo en la forma en que las empresas lanzan nuevos fármacos al mercado, lo que ha aumentado la necesidad de agilidad, reestructuración, reducción de costes y proyectos de cambio cultural.
Las empresas farmacéuticas del sector farmacéutico y de las ciencias biológicas tienen mucho con lo que lidiar actualmente, ya que se encuentran en una de las industrias más reguladas del mundo, y deben esforzarse por encontrar nuevas formas de desarrollar sus productos más rápido, dentro del presupuesto y cumpliendo rigurosos estándares de calidad. Por ello, los líderes de las organizaciones han empezado a apreciar el impacto positivo que tiene una gestión eficaz de proyectos en sus resultados.
En este blog, exploramos el papel que desempeña la gestión de proyectos para ayudar a los del sector farmacéutico y de las ciencias biológicas a abordar sus necesidades normativas, de calidad y de seguridad. Profundizamos en las principales complejidades de la gestión de proyectos y exploramos las muchas formas en que las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a los equipos a comprender eficazmente sus proyectos de misión crítica y a gestionar las tareas y los riesgos asociados.
¿Por qué es esencial la gestión de proyectos en la industria farmacéutica?
En el sector farmacéutico y de las ciencias biológicas, la gestión de proyectos es esencial, ya que desempeña un papel fundamental en el apoyo a los equipos a lo largo de todo el ciclo de vida del desarrollo de fármacos. Desde la investigación y el desarrollo (I+D) y las pruebas hasta la fabricación y la producción, cada fase debe planificarse meticulosamente, teniendo en cuenta los procesos de aprobación reglamentaria y las directrices de control de calidad, así como gestionando cuidadosamente los riesgos asociados para garantizar que todo vaya por buen camino.
Dos enormes desafíos con los que la industria farmacéutica se enfrenta hoy en día son los controles relacionados con la calidad y los extensos procesos y calendarios de desarrollo de productos, ambos de los cuales pueden abordarse directamente con una gestión eficaz de proyectos.
Cuando se hace bien, la gestión de proyectos tiene un valor enorme y el potencial de aumentar significativamente el éxito del producto o servicio que se entrega. Los proyectos bien gestionados proporcionan una estructura para completar las etapas clave del proyecto, como:
Ensayos clínicos.
Presentación de nuevas solicitudes de medicamentos.
Obtención de aprobaciones.
Trabajo con las divisiones de marketing, publicidad y comunicación,
Superar los retos y los riesgos que pueden surgir en las primeras etapas del lanzamiento y la comercialización de un fármaco.
Comprender la complejidad de los proyectos farmacéuticos
Está claro que, al estar en una industria tan estrechamente regulada, las empresas farmacéuticas no tienen más remedio que gestionar sus proyectos estratégicos de forma integrada o enfrentarse a las consecuencias. Las principales consideraciones a la hora de gestionar proyectos farmacéuticos complejos son:
¿Cómo evaluarán los equipos objetivamente múltiples ideas y decidirán dónde asignar el presupuesto y los recursos?
¿Cómo obtendrán las partes interesadas una visión en tiempo real del estado del proyecto y realizarán un seguimiento del progreso?
¿Cómo estructurará los procesos empresariales que se ajusten a sus requisitos únicos de gestión de proyectos?
¿Cómo logrará que diversos equipos funcionales colaboren y se comuniquen?
¿Cómo se asegurará de que el riesgo del proyecto se gestione de forma proactiva y de que se establezcan los controles suficientes?
¿Cómo creará y mantendrá la documentación, los detalles de apoyo y las referencias cruzadas de forma estructurada que satisfaga a las autoridades?
¿Cómo realizará un seguimiento exhaustivo de los plazos y los costes reales de los proyectos para comprender su estado?
¿Cómo consolidará los datos para obtener una única fuente de verdad?
¿Cómo accederá a los datos y análisis adecuados para impulsar las decisiones estratégicas del proyecto?
¿Cómo pueden ayudar las herramientas de planificación de la gestión de proyectos?
En una industria en la que los ejecutivos buscan constantemente formas de mejorar la eficiencia operativa y apoyar los resultados en un mercado desafiante, los procesos manuales tradicionales, como las hojas de cálculo, los correos electrónicos, las unidades compartidas y los documentos, simplemente no son suficientes. Especialmente porque crea ineficiencias al colaborar en proyectos y realizar un seguimiento del progreso en medio de una multitud de dependencias y riesgos. En consecuencia, están recurriendo a herramientas de gestión de proyectos especializadas que apoyan la entrega de proyectos críticos y complejos mediante el establecimiento de un marco estructurado que fomenta la colaboración eficaz y facilita el intercambio transparente de información entre los equipos.
El software especializado permite a las empresas farmacéuticas comprender los proyectos y las tareas y los riesgos asociados mediante un marco estructurado que proporciona la base para una gestión holística, y los beneficios son convincentes:
Capacidad de dividir los proyectos más grandes en programas, tareas y acciones más pequeños para realizar un seguimiento fácil del estado del proyecto.
Asignar la propiedad de cada elemento del proyecto creando responsabilidad.
Añade una capa de gobernanza y estructura, asegurando que no se pierdan los hitos importantes.
Capacidad de crear un registro de riesgos del proyecto y supervisar los riesgos y establecer controles para garantizar que los proyectos sigan por buen camino.
Captura la información en un formato coherente, mejorando la calidad de los datos y los informes posteriores.
Mapea los hitos y los plazos clave e indica al personal que marque el estado de las tareas completadas.
Facilita la firma estructurada y los flujos de trabajo de aprobación para las partes interesadas de alto nivel.
Proporciona supervisión financiera con la capacidad de mapear los planes y las previsiones presupuestarias, realizar un seguimiento de las estimaciones, obtener aprobaciones presupuestarias, registrar los gastos y capturar los costes imprevistos.
Registrar las órdenes de compra y las facturas para conciliar los gastos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con todo fechado y documentado.
Realizar un seguimiento de los recursos y el tiempo dedicado a áreas específicas de un proyecto, lo que permite a los líderes planificar los recursos en consecuencia.
Vincular la gestión de proyectos a los sistemas heredados a través de interfaces de programación de aplicaciones (API), lo que permite que los datos operativos se incorporen al proceso de gestión de proyectos.
Vincular los proyectos a sus objetivos estratégicos para priorizar los proyectos más críticos.
Gestión de múltiples partes interesadas en la gestión de proyectos farmacéuticos
La entrega exitosa de los proyectos está respaldada por una variedad de partes interesadas, tanto internas como externas.
En el mundo de la distribución y la fabricación de franquicias farmacéuticas, los contratistas desempeñan un papel importante. Por ejemplo, trabajar con fabricantes farmacéuticos externos para redistribuir productos o fabricar otros nuevos añade una capa de complejidad al proceso de gestión de proyectos.
La capacidad de configurar flujos de trabajo con dependencias para etapas específicas de un proyecto es particularmente útil cuando hay múltiples partes interesadas involucradas. A veces, los proyectos se ven obstaculizados por los cuellos de botella en las tareas, lo que impide que las partes interesadas completen sus tareas a tiempo porque los pasos anteriores se han retrasado. Las herramientas especializadas de gestión de proyectos pueden utilizarse para implementar flujos de trabajo que envíen notificaciones automatizadas cuando se completan tareas específicas o se ha autorizado la aprobación requerida. Esto permite a cada parte interesada comenzar su tarea sin demora, impulsando la eficiencia.
Intercambio de datos y comunicación mejorados
El software de gestión de proyectos facilita el intercambio eficiente de datos entre los equipos y las partes interesadas. Esta vista de panel único permite a las partes interesadas realizar un seguimiento del progreso de cada etapa del proyecto a través de un panel intuitivo y comprender el papel que desempeñan en el proceso de gestión del proyecto. Las laboriosas reuniones de progreso se vuelven innecesarias debido a la supervisión proporcionada por el software.
Gracias a la valiosa información que se obtiene con solo pulsar un botón, los líderes pueden gestionar los proyectos de forma más eficiente, eliminando la necesidad de perseguir al personal para obtener actualizaciones de estado. Esto proporciona la estructura y la comprensión necesarias para lograr un enfoque holístico de la gestión de proyectos que se impulsa de arriba abajo y se implementa de abajo arriba a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
El software de gestión de proyectos apoya la colaboración entre equipos y departamentos, garantizando que se implementen procesos coherentes en toda la organización. Los paneles de control en tiempo real, que pueden ser visualizados por todas las partes interesadas en cualquier momento, y la funcionalidad de informes integrada permiten generar informes de progreso de forma instantánea para las tareas individuales. Estos pueden utilizarse para guiar la asignación de recursos y presupuestos a través de múltiples proyectos y equilibrar la carga de trabajo y los gastos.
Mejora de la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento
Las organizaciones farmacéuticas maduras utilizan un software de gestión de proyectos que se complementa con capacidades de gestión de riesgos y cumplimiento (GRC), y herramientas de gestión de estrategias y gestión de incidentes. Esta funcionalidad añadida ofrece varias ventajas:
Las soluciones de software que incorporan la gestión de riesgos garantizan que los riesgos relacionados con el proyecto se añadan al registro de riesgos y se les haga un seguimiento. Se pueden establecer controles para mitigar los riesgos utilizando indicadores clave de riesgo (KRI) y tolerancias.
Las soluciones de software que incorporan capacidades de GRC tienen en cuenta los requisitos de cumplimiento de todos los proyectos. Estos requisitos pueden vincularse al registro de obligaciones, lo que permite realizar los ajustes necesarios cuando una regulación relevante cambia o se crea.
Las empresas farmacéuticas que aprovechan las herramientas de gestión de estrategias pueden vincular los proyectos a su estrategia general y aprovechar la funcionalidad de progreso para comprender su capacidad de alcanzar los objetivos de la organización.
Las herramientas de gestión de incidentes de mejores prácticas pueden utilizarse junto con el software de gestión de proyectos. Esto permite registrar y gestionar todos los incidentes relacionados con el proyecto hasta su resolución. Se pueden utilizar alertas automatizadas para garantizar que las partes interesadas relevantes sean notificadas inmediatamente. También se puede llevar a cabo un análisis de la causa raíz para comprender cómo ocurrió un incidente y se pueden implementar medidas proactivas para mitigar futuras ocurrencias.
Adoptar un software de gestión de proyectos
A medida que las empresas farmacéuticas se enfrentan a retos cada vez mayores en los deseos del mercado, junto con los requisitos reglamentarios, de calidad y de seguridad, los cambios y las actualizaciones en sus procesos empresariales se convierten en tareas agotadoras de llevar a cabo cuando se utilizan procesos manuales.
Las herramientas de gestión de proyectos, como la que ofrece Riskonnect, mejoran la implementación de proyectos e iniciativas clave añadiendo estructura y automatización. Esto permite a las empresas farmacéuticas optimizar la gestión de los ensayos clínicos, mejorar el mantenimiento de registros y las medidas de farmacovigilancia, y acelerar los métodos de descubrimiento de fármacos, lo que en última instancia ayuda a las empresas a mejorar los resultados de los pacientes.
Para saber cómo la herramienta de gestión de proyectos de Riskonnect puede añadir estructura y propiedad a su proceso de gestión de proyectos y carteras, solicite una demostración hoy mismo.
