Uno de los elementos más visibles y esenciales de un programa de continuidad empresarial es la realización de ejercicios. La realización de ejercicios permite a la organización validar y mejorar las capacidades de continuidad de la empresa y la documentación del plan. Se suele recomendar que los ejercicios se realicen al menos una vez al año para cada plan, proceso o procedimiento, aunque el calendario real debe tener en cuenta los cambios organizativos y la criticidad del producto o servicio recuperado. Dado que las organizaciones suelen tener recursos limitados (por ejemplo, tiempo, dinero y capacidades), existen distintos tipos de ejercicios para satisfacer los requisitos de las partes interesadas sin dejar de abordar las limitaciones organizativas (véase el gráfico siguiente).
Aunque los ejercicios varían mucho en tipo y complejidad, es fundamental seleccionar al facilitador adecuado. Esta persona es responsable de establecer un plan de ejercicio claro, resumir las expectativas de la dirección, proporcionar orientación y ayuda durante el ejercicio, y captar comentarios constructivos de los participantes después del ejercicio. En general, el facilitador es responsable de garantizar que la empresa aprovecha plenamente el tiempo y los recursos invertidos en el ejercicio. El resto de esta perspectiva aborda esos componentes básicos de una facilitación con éxito.
Seleccionar al facilitador adecuado ¿Qué es un facilitador? Un facilitador es la persona elegida para proporcionar supervisión y dirección durante el desarrollo y la realización del ejercicio. Debe seleccionarse a un facilitador con los conocimientos, habilidades y experiencia adecuados para dirigir el desarrollo y la facilitación del ejercicio. Aunque la experiencia en facilitación de ejercicios es importante, otras características importantes del facilitador son:
- Excelentes dotes de presentación
- Capacidad de liderazgo demostrada
- Conocimiento del negocio y/o de la industria
- Comprensión de los riesgos específicos del negocio y de la ubicación
- Suficiente experiencia con el programa de continuidad de la actividad de la organización, especialmente con los elementos que se ejercitan
Preparar el ejercicio Una vez seleccionado, un facilitador debe dirigir (o, como mínimo, participar activamente en) el desarrollo del ejercicio. Se recomienda que el facilitador participe en el proceso de planificación y desarrollo del ejercicio, incluyendo:
- Establecer el alcance del ejercicio – ¿Qué elementos del programa de continuidad de la empresa se van a poner a prueba? – ¿Quiénes son los participantes? – ¿Qué tipo de ejercicio se va a realizar?
- Definición de los objetivos del ejercicio – ¿Cuáles son los objetivos generales del ejercicio?
- Creación del escenario del ejercicio – ¿Qué información es necesaria para aumentar la concienciación y permitir una evaluación exhaustiva de las estrategias de continuidad empresarial actuales?
Establecer expectativas Justo antes de empezar el ejercicio, el facilitador debe establecer expectativas con los participantes para aumentar la eficacia del acto. Algunas expectativas entran en la categoría del sentido común -no usar teléfonos móviles y hablar una sola persona a la vez-. Otras se consideran específicas de la continuidad empresarial -seguir las directrices de los planes y procedimientos aprobados, tomar decisiones procesables en lugar de debatir posibles acciones y remitirse a las decisiones tomadas por el líder del equipo. Estas «reglas», aunque básicas, suelen olvidarse en medio de una crisis o ejercicio real, y sin ellas podría producirse un retraso o ineficacia en la respuesta o el esfuerzo de recuperación.
Además de establecer algunas reglas básicas, el facilitador debe presentar su papel en la maximización del valor del ejercicio, y señalar que tiene derecho a redirigir el ejercicio mediante inyecciones de información planificadas de antemano o improvisadas. El facilitador debe ser visto como un participante de valor añadido: alguien que aumentará la eficacia de la experiencia de formación, así como alguien de confianza para dirigir una evaluación exhaustiva de los planes y estrategias de la organización.
Proporcionar orientación Una vez que el ejercicio esté en marcha, es imprescindible que el facilitador sea lo suficientemente audaz como para guiar a los participantes de vuelta a los elementos del programa de continuidad empresarial planificados previamente, pero lo suficientemente discreto como para no ofender a los participantes e impedir que sigan participando. Un facilitador debe animar pacientemente a los participantes a cumplir los objetivos del ejercicio y hacer todo lo posible por utilizar los elementos y capacidades del programa previamente planificados. Los ejercicios con más éxito son los que utilizan a fondo los procedimientos y planes que se están ejercitando.
Los Entrenadores Facilitadores deben planificar descansos periódicos para los participantes cuando sea conveniente, pero los descansos para hacer ejercicio no deben considerarse «tiempo libre». Por el contrario, estos «tiempos muertos» deben servir para fomentar la reflexión sobre cómo están cumpliendo los participantes los objetivos del ejercicio. Una pausa en el ejercicio también da tiempo al animador para preparar a los participantes para los siguientes segmentos del ejercicio, lo cual es un enfoque mucho más proactivo para enseñar o formar a los participantes que limitarse a reaccionar ante los participantes y proporcionarles orientación. Los «tiempos muertos» del ejercicio dejan a los participantes con un mayor nivel de comodidad (y de confianza) y mejoran su rendimiento en las fases posteriores del ejercicio.
Inmediatamente después del ejercicio, deben celebrarse dos tipos de reuniones informativas para todos los participantes. En primer lugar, cada sesión informativa debe permitir a los participantes expresar su opinión sobre el ejercicio en sí y su facilitación. Al recabar la opinión de los participantes, el facilitador recoge ideas o consideraciones para mejorar futuros ejercicios, al tiempo que permite a los participantes opinar sobre el desarrollo de sus ejercicios. Los facilitadores también pueden optar por distribuir formularios de opinión para recabar la opinión de los participantes si hay limitaciones de tiempo.
En segundo lugar, los facilitadores deben aprovechar la conclusión de un ejercicio para registrar todas y cada una de las observaciones para la mejora del proceso/plan, incluidas las lagunas de capacidad del programa de continuidad de negocio. Estas observaciones deben documentarse y presentarse a las partes interesadas adecuadas de la organización para que las aprueben antes de continuar. El programa de continuidad de la empresa debe mantener un registro de todas las observaciones para seguir y anotar cualquier progreso de ejercicios anteriores.
En conclusión Aunque existe una miríada de posibles objetivos del ejercicio, los dos objetivos primordiales son mejorar la preparación de la organización para un acontecimiento real y aumentar las capacidades individuales para participar en el esfuerzo de respuesta y recuperación. Un facilitador de ejercicios es un elemento clave para alcanzar estos dos objetivos, porque el facilitador es responsable de dirigir los preparativos del ejercicio, establecer expectativas claras, reenfocar a los participantes hacia los objetivos del ejercicio, crear oportunidades de enseñanza convenientes y buscar la opinión de los participantes.
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