Durante la temporada navideña, vemos a muchos responsables de cumplimiento normativo sintiendo la presión mientras luchan por garantizar que los empleados cumplan con las directrices sobre regalos y atenciones a clientes. El incumplimiento de estas políticas no solo podría llevar a los empleados a infringir los códigos de conducta corporativos y los valores de la empresa, sino que incluso podría resultar en procesamientos por soborno y corrupción para la organización si no se gestiona correctamente.
Pero, ¿cómo pueden los responsables de cumplimiento normativo garantizar eficazmente que cualquier regalo, experiencia y entretenimiento recibido u ofrecido por los empleados se ajuste a los protocolos, garantizar que se produzcan las aprobaciones correctas y mantener un registro completo de todo para fines de auditoría?
Tradicionalmente, las organizaciones empiezan utilizando hojas de cálculo para registrar este tipo de actividad y cualquier aprobación requerida se realiza de forma ad hoc a través del correo electrónico. Si bien esto puede ser eficaz en las organizaciones más pequeñas, cuando se entra en organizaciones a mayor escala con cientos o incluso miles de empleados con diferentes líneas de reporte y cadenas de aprobación y directrices basadas en las funciones y ubicaciones, la actividad se vuelve demasiado compleja para los procesos manuales.
Afortunadamente para los responsables de cumplimiento normativo, existen herramientas de GRC disponibles para automatizar y estandarizar este proceso, lo que facilita la vida tanto a los empleados como a los equipos de cumplimiento que intentan rastrear su comportamiento. En este blog, analizamos las diferentes capacidades de la tecnología GRC disponibles para simplificar y automatizar el proceso de divulgación, y exploramos las ventajas de implementar una herramienta de software de mejores prácticas para gestionar este proceso.
Veamos cómo estas herramientas están ayudando a los responsables de cumplimiento normativo a reducir la complejidad en torno a las divulgaciones de regalos y atenciones a clientes.
Recepción de regalos de proveedores
En primer lugar, estas herramientas facilitan a los empleados el registro de cualquier regalo o evento de atención a clientes. El personal simplemente completa un formulario en línea para declarar el beneficio que ha recibido. Los formularios tienen campos estándar para capturar todos los detalles relevantes, incluyendo qué proveedor envió el regalo, cuánto valía, cuándo se recibió y quién lo recibió. Muchos sistemas incluso le permiten cargar fotos relevantes y URL asociadas. Elija una solución que le permita personalizar fácilmente el formulario para asegurarse de que puede añadir o renombrar campos en función de las necesidades individuales de su organización. Asegúrese de que estas actualizaciones puedan ser realizadas por sus equipos en lugar de requerir costosas tarifas de servicios profesionales.
Una vez que un regalo o evento de atención a clientes se registra en el sistema y se divulga formalmente por el destinatario, aquí es donde entra en juego la automatización y ocurre la verdadera magia. En primer lugar, los equipos de cumplimiento pueden establecer un límite de regalos para cada empleado, que puede variar en función de su país, ubicación de la oficina, departamento o nivel de cargo. El establecimiento de estas reglas permite a los equipos de cumplimiento utilizar la supervisión de control automatizada para señalar los problemas. Si un empleado registra un artículo que supera su límite, se le notificará y se enviará automáticamente una notificación de aprobación a su jefe de línea, donde puede confirmar si el empleado puede aceptar o rechazar el regalo. Una vez que el jefe de línea aprueba o rechaza el regalo, el empleado recibirá una notificación para que sepa cómo actuar. También puede establecer reglas en torno al número de regalos y establecer umbrales para cada proveedor. Estas reglas ayudan a los empleados a operar dentro de los límites deseados y cualquier problema potencial se detecta rápidamente. También se pueden establecer reglas para señalar actividades sospechosas a nivel de departamento o de sitio para identificar posibles problemas, lo que permite que las áreas de la empresa que podrían ser susceptibles de soborno y corrupción reciban formación adicional.
A medida que los empleados empiezan a utilizar el sistema y a registrar la actividad, los equipos de cumplimiento pueden obtener una mayor comprensión de los tipos de regalos y atenciones a clientes que se ofrecen y capturar cualquier posible incumplimiento de la política de la empresa. Uno de los grandes beneficios de utilizar herramientas GRC especializadas para declarar la recepción de regalos corporativos y atenciones a clientes son los paneles de control e informes en tiempo real. Con solo pulsar un botón, los líderes pueden ver los paneles de control y profundizar en los diferentes sitios, departamentos e individuos que están violando alguna política. Pueden establecer y modificar los umbrales cuando se revisan las políticas. Pueden rastrear las aprobaciones atrasadas y comprender la exposición de las organizaciones al riesgo de soborno y corrupción. Estos informes instantáneos ahorran a los equipos de cumplimiento una cantidad significativa de tiempo en la ejecución de informes y el procesamiento de números, lo que les da más tiempo para analizar los datos y realizar las mejoras de proceso necesarias para reducir el soborno y la corrupción dentro de la organización a través de la formación y las actualizaciones de la política.
Ofrecimiento de regalos a proveedores
Además de que el personal externo reciba regalos de los proveedores, la solución también puede funcionar de la misma manera para cualquier regalo o atención a clientes corporativa ofrecida a sus propios clientes. Los regalos pueden desempeñar un papel importante en el desarrollo de las relaciones con los clientes, pero en los sectores altamente competitivos que compiten por grandes contratos, el soborno y la corrupción pueden ser rampantes. Esto a menudo se desarrolla en las noticias, especialmente cuando involucra el dinero de los contribuyentes relacionado con grandes contratos para gobiernos, escuelas y organizaciones de atención médica que terminan con proveedores que están estrechamente vinculados a los conocidos de los funcionarios del gobierno que seleccionan a los proveedores.
El uso de hojas de cálculo manuales para registrar los regalos ofrecidos a los proveedores puede causar problemas. Obtener la aprobación para enviar regalos puede ser un proceso lento, puede ser un reto definir los umbrales para entender si el valor de los regalos ofrecidos viola las directrices de la empresa, y la presentación de informes puede llevar mucho tiempo.
El uso de software GRC para automatizar la entrega de regalos corporativos y atenciones a clientes tiene muchas ventajas. En primer lugar, el personal puede registrar cualquier regalo que planee enviar utilizando un formulario en línea, con campos predefinidos para garantizar que el cumplimiento capture la información relevante de forma estandarizada. Los flujos de trabajo automáticos permiten al personal obtener la aprobación para el envío de un regalo en función de su valor. Los regalos de bajo valor pueden ser aprobados automáticamente, y los artículos de mayor valor pueden ser enviados a la parte interesada relevante para su aprobación en función del valor. Las notificaciones y alertas automatizadas mantienen el proceso de aprobación en movimiento para garantizar decisiones de aprobación o denegación automatizadas en cuestión de segundos.
Las soluciones GRC normalmente se pueden vincular a los datos de sus empleados dentro de sus sistemas de RR. HH. a través de integraciones de API para garantizar que todo el personal pueda acceder a la solución y que las líneas de reporte estén actualizadas. Los gerentes pueden ver fácilmente los paneles de control para ver qué regalos está enviando su equipo y con qué frecuencia, y ver cualquier regalo pendiente de aprobación. Los responsables de cumplimiento normativo pueden ejecutar fácilmente informes para comprender cuándo se está produciendo una actividad sospechosa y establecer reglas en torno a las directrices de la empresa sobre la entrega de regalos para garantizar que el personal esté operando éticamente. La solución proporciona una pista de auditoría completa para los reguladores de lo que se ofreció y cuándo, lo que permite a las organizaciones demostrar que están actuando éticamente y con integridad.
¿Qué funcionalidad debo buscar al elegir una solución GRC para gestionar los regalos y las atenciones a clientes?
Busque una solución SaaS que esté disponible en la nube para asegurarse de que siempre obtiene la última versión de la herramienta y de que puede acceder a cualquier nueva característica y mejora ofrecida por el proveedor de software.
Busque soluciones personalizables que le permitan modificar los formularios, las convenciones de nomenclatura, los campos, los informes, los paneles de control y los flujos de trabajo usted mismo sin costosas tarifas de servicios profesionales y codificación.
Busque soluciones que ofrezcan integraciones de API con otros sistemas y datos. Esto le permitirá extraer información de otras fuentes, incluyendo los detalles de los empleados de los sistemas de RR. HH. y los detalles de los proveedores de los programas de riesgo de los proveedores. Esto asegurará que el sistema esté utilizando los datos más actualizados, proporcionando una única fuente de verdad.
Busque sistemas que proporcionen paneles de control e informes de mejores prácticas listos para usar que se puedan explorar y personalizar fácilmente para satisfacer cualquier requisito de presentación de informes específico que pueda tener su organización.
Busque soluciones intuitivas y fáciles de usar con inicio de sesión único para asegurar que los usuarios requieran una formación mínima y no tengan otra contraseña que recordar.
Busque reseñas independientes con altas calificaciones en el soporte al cliente y la facilidad de implementación, para asegurar una transición suave al sistema.
Busque soluciones que ofrezcan portales en línea y aplicaciones móviles que permitan al personal registrar el envío y la recepción de regalos en cualquier momento y en cualquier lugar.
Cuando el número de empleados es de cientos o miles, el seguimiento de la entrega y recepción de regalos se vuelve demasiado complejo para los procesos manuales y las hojas de cálculo. El uso de una solución de software GRC automatizada para gestionar los regalos y las atenciones a clientes hace que sus procesos de aprobación sean consistentes, eficientes y conformes. El análisis de datos dentro de la herramienta apoya a los equipos de cumplimiento para implementar reglas de acuerdo con la jurisdicción y las leyes globales para asegurar el cumplimiento. La naturaleza inclusiva de una solución de software en línea impulsa la responsabilidad de los empleados y crea conciencia de las políticas de la empresa y las directrices del código de conducta, mejorando el cumplimiento general. Por último, la funcionalidad de pista de auditoría e informes incorporada ahorra a los equipos de cumplimiento un tiempo valioso, permitiéndoles centrar su atención en la mejora del cumplimiento en lugar de en las tareas administrativas de presentación de informes.
La solución adecuada de regalos y atenciones a clientes ayudará a su organización a mitigar el riesgo de mala conducta e impulsar una cultura de comportamiento conforme. Asegúrese de que el único dolor de cabeza que tenga su responsable de cumplimiento normativo durante la temporada festiva sea el de la fiesta de Navidad. Solicite una demostración de la solución de cumplimiento de Riskonnect hoy mismo.
