El sector legal se rige por regulaciones complejas y altos estándares de conducta ética, lo que exige medidas estrictas de riesgo legal y cumplimiento normativo. Estos requisitos conllevan una multitud de riesgos que los bufetes de abogados deben gestionar para mantener el cumplimiento y evitar costosas sanciones. Desde filtraciones de datos hasta conflictos de intereses y soborno y corrupción, los riesgos son diversos y están siempre presentes.

En este blog, exploraremos el mundo de la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo en los bufetes de abogados y analizaremos algunas de las regulaciones y riesgos complejos que prevalecen en este sector. Profundizaremos en los desafíos únicos a los que se enfrentan los bufetes de abogados al gestionar el riesgo y examinaremos las estrategias y las mejores prácticas que pueden ayudarles a desenvolverse con éxito en este panorama.

Siga leyendo para obtener información valiosa sobre las complejidades de la gestión del riesgo y el cumplimiento normativo en el sector legal y descubra cómo puede mitigar el riesgo y lograr un mayor éxito en este desafiante sector.

El riesgo y el cumplimiento normativo van de la mano

La gestión de riesgos y el cumplimiento normativo están estrechamente relacionados en las operaciones de los bufetes de abogados. De hecho, muchos de los principales riesgos que figuran en los registros de riesgos de los bufetes de abogados están relacionados con el cumplimiento normativo. Exploremos algunos de los principales factores que impulsan los programas de riesgo y cumplimiento normativo en los bufetes de abogados y analicemos cómo la tecnología GRC puede ayudar a los bufetes de abogados a gestionar los requisitos de forma más eficaz.

Conflictos de intereses en el riesgo legal y el cumplimiento normativo

La profesión legal se rige por estrictas directrices éticas que exigen a los abogados anteponer los intereses de sus clientes a los suyos propios. Sin embargo, incluso con las mejores intenciones, pueden surgir conflictos de intereses que pueden comprometer el deber del abogado de actuar en el mejor interés de sus clientes. Los conflictos pueden producirse de varias maneras, como representar a clientes con intereses contrapuestos, actuar para ambas partes en la misma transacción o tener un interés personal en el asunto.

Para abordar estos desafíos, los reguladores legales han emitido códigos de conducta para los abogados que establecen las normas para los problemas de conflicto legal. El equipo de riesgo y cumplimiento normativo de un bufete de abogados desempeña un papel fundamental para garantizar que los abogados cumplan con estas regulaciones. Su objetivo principal es anticipar los conflictos antes de que surjan y proponer estrategias para sortearlos. También supervisan la implementación de políticas y procedimientos para minimizar el riesgo de conflictos de intereses y otros incumplimientos normativos. Esto incluye el seguimiento de las actividades de los abogados, la realización de auditorías y la prestación de formación y apoyo para garantizar que el personal del bufete siga siendo ágil y cumpla con las directrices regulatorias.

Una gestión eficaz del riesgo y el cumplimiento normativo es crucial para que los bufetes de abogados mantengan su reputación, eviten responsabilidades legales y garanticen que actúan en el mejor interés de sus clientes. Por lo tanto, el equipo de riesgo y cumplimiento normativo desempeña un papel crucial para garantizar que los bufetes de abogados cumplan con las directrices regulatorias y operen de forma ética, manteniendo así la confianza pública en la profesión legal.

Lucha contra el blanqueo de capitales y diligencia debida con el cliente

Saber quiénes son sus clientes y de dónde proceden sus fondos es fundamental para que los bufetes de abogados prevengan los delitos financieros y protejan la integridad de sus servicios.

Los bufetes de abogados están sujetos a leyes y regulaciones contra el blanqueo de capitales (AML, por sus siglas en inglés) que tienen como objetivo prevenir las actividades de blanqueo de capitales, como ocultar el origen de fondos ilícitos o financiar el terrorismo. Se exige a los bufetes de abogados que implementen políticas y procedimientos AML eficaces, que normalmente implican la realización de evaluaciones de riesgos continuas, el establecimiento de controles internos y la prestación de formación al personal.

Los bufetes de abogados también deben demostrar la diligencia debida con el cliente identificando y verificando la identidad de los clientes para evaluar los riesgos potenciales de blanqueo de capitales u otros delitos financieros. Deben tener una política clara que describa el tipo y el alcance de la información requerida de los clientes, y los procedimientos para verificar esta información. Un bufete necesita establecer exactamente para quién es el trabajo en última instancia y luego considerar si hay algún problema de riesgo involucrado con el trabajo para ellos. Los problemas potenciales de diligencia debida con el cliente podrían incluir un incumplimiento de las sanciones causadas por la aceptación del trabajo o la probabilidad de que haya personas políticamente expuestas involucradas en el caso que pudieran dar lugar a posibles problemas de riesgo reputacional.

La gestión eficaz de la AML y la diligencia debida con el cliente requiere un compromiso de todo el bufete con el cumplimiento normativo y una cultura de vigilancia contra los delitos financieros. Esto implica el nombramiento de un responsable o equipo de cumplimiento designado, la realización de auditorías internas periódicas y el mantenimiento al día de las últimas regulaciones. También es importante que los bufetes de abogados se mantengan informados sobre los riesgos y las tendencias emergentes en los delitos financieros, y que adopten un enfoque basado en el riesgo para la AML y la diligencia debida con el cliente para decidir dónde se asignan los recursos de acuerdo con el nivel de riesgo que representan los clientes o las transacciones.

Cumplimiento de la legislación y las regulaciones

Los bufetes de abogados tienen la obligación de conocer las normas, regulaciones y legislación que se les aplica (en cada una de las jurisdicciones en las que operan) y de garantizar que se cumplen. Algunos ejemplos de regulaciones con las que las funciones de riesgo y cumplimiento normativo dentro de los bufetes de abogados han tenido que lidiar en los últimos años incluyen: DAC6, la Ley de Esclavitud Moderna, el Reglamento General de Protección de Datos, la Ley de Finanzas Criminales y la 5ª Directiva contra el Blanqueo de Capitales.

La Agencia Reguladora de Abogados también tiene una directiva denominada “Declaración de competencia del abogado”. Esencialmente, esto obliga a un bufete de abogados a supervisar y demostrar periódicamente que cada uno de sus abogados en ejercicio está al día con la certificación y tiene comprobaciones DBS claras. Hay muchas más regulaciones dependiendo del país en el que opere el bufete de abogados y del tipo de trabajo que se realice.

Los bufetes de abogados tienen dificultades para gestionar las complejidades de trabajar en múltiples jurisdicciones. A menudo utilizan procesos manuales y la creación de un marco estandarizado para informar y calificar el riesgo es difícil de lograr en las herramientas de Microsoft.

Para garantizar el cumplimiento normativo, los bufetes de abogados deben crear una biblioteca de obligaciones integral para comprender las leyes, regulaciones y legislación aplicables que se les aplican. Deben tener un proceso para escanear el horizonte regulatorio en busca de actualizaciones o cambios y tener un flujo de trabajo de gestión de cambios estructurado para garantizar que los cambios se implementen a tiempo.

Para gestionar de forma eficiente sus obligaciones de cumplimiento normativo, los bufetes de abogados deben asignar responsabilidad y rendición de cuentas individuales por sus obligaciones regulatorias y legislativas, supervisar el cumplimiento normativo y realizar un seguimiento del progreso en relación con las acciones correctivas a efectos de auditoría. También deben realizar un seguimiento y supervisar el cumplimiento de sus procesos, procedimientos y valores de la empresa internos, y es probable que supervisen el cumplimiento normativo con una serie de comprobaciones, cuestionarios, encuestas y certificaciones de políticas en línea.

Gestión del riesgo regulatorio

Una gestión de riesgos eficaz es esencial en los bufetes de abogados. El equipo de riesgos suele revisar (o al menos realizar evaluaciones de riesgos) los contratos que celebra el bufete. Estos acuerdos pueden tener un impacto significativo en el nivel de riesgo al que está expuesto el bufete, y se evaluarán con respecto al nivel de responsabilidad que se espera que asuma el bufete en virtud de los términos del contrato, el alcance del trabajo que se va a llevar a cabo y los riesgos legales y comerciales más generales.

Los bufetes de abogados suelen tener un registro de riesgos sustancial y se enfrentan a una amplia variedad de riesgos a diario, desde riesgos éticos como demandas por negligencia profesional, conflictos de intereses y soborno y corrupción hasta riesgos relacionados con la ciberseguridad, las interrupciones del negocio y la pérdida de talento.

Cada riesgo debe ser cuidadosamente supervisado con evaluaciones de riesgos periódicas y las conclusiones deben ser puestas en práctica. Los bufetes de abogados deben definir un apetito de riesgo y comprender cómo operar dentro de él. Deben establecer un marco para clasificar y calificar los riesgos según la criticidad y la probabilidad, y establecer indicadores clave de riesgo (KRI, por sus siglas en inglés) para comprender cuándo el riesgo está alcanzando un nivel intolerable.

Demandas y quejas legales

El equipo de riesgo y cumplimiento normativo participará en la gestión del impacto de cualquier demanda o queja contra el bufete. Esto se ha vuelto aún más importante en un mercado cada vez más litigioso, donde un mal historial de reclamaciones puede afectar al coste del seguro de responsabilidad civil profesional.

Reducir el coste de las primas de seguros es un factor clave para muchos equipos de riesgo, ya que destaca los beneficios de la función de riesgo y cumplimiento normativo. Puede ser difícil definir los beneficios financieros de una función de riesgo y cumplimiento normativo en un bufete de abogados, ya que evitar multas por incumplimiento normativo, por ejemplo, puede ser difícil de demostrar. Sin embargo, los ahorros financieros fríos y duros en las primas de seguros pueden asegurar una aceptación vital para la función de gestión de riesgos.

Un procedimiento formal de quejas es un componente esencial de cualquier bufete de abogados bien gestionado. Proporciona un proceso estructurado y transparente para que los clientes expresen sus preocupaciones y garantiza que las quejas se traten de manera justa y oportuna. Al tener un procedimiento formal de quejas en vigor, los bufetes de abogados demuestran su compromiso con la satisfacción del cliente y pueden mejorar la calidad general de su servicio.

Además, un procedimiento formal de quejas puede ayudar a identificar áreas de mejora dentro del bufete y permitir a la dirección tomar medidas para abordar los problemas subyacentes. Al abordar las quejas de manera oportuna y eficaz, los bufetes de abogados también pueden proteger su reputación y prevenir posibles acciones legales.

¿Son suficientes los procesos manuales?

Muchos bufetes de abogados comienzan gestionando el riesgo y el cumplimiento normativo utilizando hojas de cálculo, si bien pueden ser útiles para recopilar datos, también pueden causar problemas. Las hojas de cálculo carecen de gobernanza de datos y configuración de privacidad y son propensas a errores humanos. A menudo contienen fórmulas y formatos que algunos empleados no entienden, lo que resulta en una mala calidad de los datos. No se integran con otras fuentes de datos, lo que significa que los datos de evaluación de riesgos y los datos de supervisión de riesgos deben introducirse manualmente y no hay capacidad para la supervisión automatizada de los controles.

Las hojas de cálculo no ofrecen flujos de trabajo automatizados ni informes y paneles instantáneos, lo que resulta en grandes cantidades de administración para los equipos de riesgo. Por último, las hojas de cálculo se utilizan a menudo en silos, lo que significa que diferentes departamentos tienen su propia hoja de cálculo y no hay una vista centralizada.

El uso de hojas de cálculo puede resultar en evaluaciones de riesgos e informes de cumplimiento normativo incorrectos, lo que lleva a riesgos legales y reputacionales para el bufete. Las hojas de cálculo crean una visión fragmentada del riesgo y el cumplimiento normativo que puede conducir a plazos incumplidos y a una mala toma de decisiones que en realidad puede aumentar el riesgo.

¿Cómo pueden los bufetes de abogados automatizar y centralizar los procesos de riesgo y cumplimiento normativo?

Para mejorar sus procesos de gestión de riesgos y cumplimiento normativo, muchos bufetes de abogados están recurriendo al software GRC para centralizar y automatizar sus procesos y obtener una visión holística del riesgo.

El software GRC permite a los bufetes de abogados crear un registro de riesgos en línea, lo que permite al personal de todos los niveles registrar y supervisar el riesgo. La herramienta permite a los empleados realizar evaluaciones de riesgos, encuestas y cuestionarios en línea con todos los resultados que se introducen directamente en la herramienta. Los profesionales de riesgos pueden definir un apetito de riesgo, establecer un marco para clasificar y calificar el riesgo, establecer indicadores clave de riesgo y alimentar datos de otras fuentes de datos en la plataforma a través de API para supervisar el riesgo. Se pueden establecer controles para señalar problemas, lo que desencadena flujos de trabajo automatizados para escalar el riesgo, realizar análisis de causa raíz e implementar acciones de mitigación. Los equipos de riesgo pueden obtener fácilmente una visión consolidada del riesgo a través de una serie de paneles e informes interactivos, creando una única fuente de verdad.

Muchos bufetes de abogados están utilizando el software GRC para formalizar su programa de cumplimiento normativo. Los profesionales de cumplimiento normativo pueden crear un “registro de obligaciones” en línea para crear una visión integral de toda la legislación, las regulaciones y las políticas y los procedimientos internos aplicables. Muchas soluciones se pueden vincular a proveedores de contenido regulatorio, lo que permite a la organización recibir notificaciones de los próximos cambios, lo que luego desencadena un flujo de trabajo para modificar los procesos de negocio relevantes. La mayoría de las plataformas GRC ofrecen marcos listos para usar para gestionar los requisitos comunes como los estándares ISO, el RGPD, PCI DSS y el cumplimiento de AIPCA SOC. La solución permite a los equipos de cumplimiento normativo realizar un seguimiento del progreso en relación con las obligaciones y ver las acciones correctivas a través de una serie de paneles e informes reveladores.

La mayoría de las plataformas GRC también ofrecen capacidades de gestión de políticas, lo que permite a los equipos de cumplimiento normativo crear una biblioteca integral de todas sus políticas y procedimientos relevantes. Pueden crear flujos de trabajo automatizados para firmas y aprobaciones y utilizarlos para realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento y generar recordatorios automatizados. El personal puede leer y certificar fácilmente las políticas en línea, y el sistema proporciona un registro de auditoría completo de quién certificó cada política y cuándo, estos datos se pueden utilizar como evidencia en los tribunales laborales.

Muchas plataformas GRC también ofrecen flujos de trabajo de gestión de incidentes de mejores prácticas. Esto es particularmente útil para los bufetes de abogados, ya que no solo pueden registrar y resolver problemas operativos, sino que pueden utilizar portales externos para quejas anónimas y denuncias de irregularidades. Los formularios en línea capturan los datos relevantes y se introducen directamente en la herramienta para que cada incidente o queja pueda resolverse e informarse.

Estas herramientas también son ideales para la gestión de riesgos de TI y la notificación de incidentes, lo que ayuda a los bufetes de abogados a proteger los datos confidenciales de los clientes y a cumplir con las directrices de privacidad de datos.

El software GRC como un cambio de juego en el riesgo y el cumplimiento normativo de la ley

Las plataformas GRC más avanzadas permiten a los bufetes de abogados planificar y ejecutar su estrategia a largo plazo estableciendo una serie de objetivos y metas de primer nivel y dividiéndolos en proyectos, tareas y acciones más pequeños y asignándolos en todo el negocio para su finalización. Esto ayuda a todo el personal a comprender el papel que desempeñan en el logro de la estrategia organizativa y ayuda a los equipos de liderazgo a comprender la progresión de la estrategia. Existe la opción de gestionar el riesgo estratégico y vincular la estrategia a la gestión de riesgos, lo que permite evitar los riesgos del bufete de abogados que se encuentran dentro de su apetito de riesgo en la búsqueda de sus objetivos y metas estratégicos.

La incorporación de una plataforma GRC en las operaciones de su bufete de abogados puede beneficiar enormemente a su organización al mejorar el cumplimiento normativo, mejorar la gestión de riesgos y aumentar la eficiencia operativa. Nuestra plataforma GRC puede asegurarse de que su bufete de abogados cumpla con las normas, y estaremos encantados de proporcionarle una demostración.