Quando Israel foi atacado no início de outubro, a Universidade de Purdue recorreu ao Riskonnect para saber exatamente quantos Boilermakers se encontravam na zona, verificar a sua segurança e oferecer assistência em viagem. A Universidade de Purdue tem um dos maiores programas de estudo no exterior do país. A universidade do Big 10 regista cerca de 10.000 estudantes e membros do corpo docente todos os anos que viajam dos seus campus de Indiana para todos os cantos do mundo. Manter o controlo de todas essas idas e vindas não é fácil. Há muito tempo que a universidade utiliza o SharePoint para monitorizar o paradeiro dos seus estudantes no estrangeiro e dos membros do corpo docente que viajam. Os estudantes enviavam os planos de viagem e informações importantes num formulário em papel que tinha de ser transferido manualmente para o SharePoint. Os membros da equipa tinham de localizar qualquer informação em falta ou incompleta no formulário. Um e-mail com recursos vitais – por exemplo, onde ir se algo corresse mal – era enviado imediatamente, por vezes com meses de antecedência da viagem. Quando a viagem estava a decorrer, muitos destes e-mails tinham-se perdido ou sido apagados, podendo deixar os alunos em situações de risco.

“Tivemos todo o tipo de problemas com o SharePoint”, explica Dann Van Hoosier, gestor de controlo de perdas e análise financeira, gabinete de gestão de riscos da Purdue. “O programa de estudos no estrangeiro estava a tornar-se tão grande que era difícil gerir o acesso.”

Entretanto, a equipa de risco da Purdue já utilizava a plataforma ClearSight da Riskonnect há quase duas décadas, principalmente para processar sinistros. Ao participar na Konnect, a conferência de clientes da Riskonnect, e ao ouvir falar das formas criativas como outros utilizavam a plataforma, a equipa de gestão de riscos ficou a pensar. “Quando ouvimos falar de todas as outras utilizações, ficámos a saber que podíamos fazer mais. E sendo uma universidade”, acrescenta, “queremos sempre obter o melhor retorno possível”. Há cerca de 24 meses, a equipa de gestão de riscos da Purdue abordou o Riskonnect com a ideia de utilizar o software para acompanhar os estudantes e funcionários da universidade em viagens internacionais. A equipa do Riskonnect rapidamente se empenhou em tornar essa visão uma realidade.

Ideia brilhante

A equipa adaptou a aplicação de gestão de incidentes da plataforma para recolher informações sobre os viajantes e gerir a comunicação. Os professores e funcionários inserem os detalhes da viagem na plataforma de viagens da universidade, que é carregada diariamente no Riskonnect. Os estudantes enviam as suas informações – nome, destino, datas da viagem, cobertura de seguro, etc. – para o portal de admissão. Os campos obrigatórios são marcados como tal, e o formulário não pode ser enviado até que as informações sejam inseridas. É imediatamente gerado um e-mail de confirmação automático. Cerca de duas semanas antes da partida, um segundo e-mail automático é enviado ao viajante, contendo cartões de identificação de viagem, guias de campo, recursos do Departamento de Estado, etc. Se o estudante enviar o formulário de viagem perto da hora da partida, a confirmação e os recursos são enviados em conjunto. “O sistema é suficientemente inteligente para compreender o tempo”, salienta Van Hoosier.

O teste

A automatização implementada com o Riskonnect praticamente eliminou a necessidade de procurar manualmente as informações em falta dos alunos. E uma lógica de programação inteligente resolveu o problema da perda ou eliminação do e-mail de recurso. Mas o sistema foi testado de outra forma a 7 de outubro, quando Israel foi atacado.

“Conseguimos fazer uma pesquisa para identificar rapidamente cerca de 20 pessoas que estavam em Israel”, diz Van Hoosier. A Purdue contactou imediatamente essas pessoas para saber se corriam perigo, se estavam num local seguro ou se precisavam da ajuda do seu coordenador de viagens para sair da zona. Felizmente, todos estavam em segurança e já tinham saído ou estavam a sair da zona.

O sistema também identificou vários estudantes e membros do corpo docente que tinham planos iminentes de viajar para Israel. A Purdue contactou este grupo com o aviso de viagem do Departamento de Estado e instruções para cancelar as viagens pendentes. Qualquer pessoa que optasse por continuar com o plano original precisava obter uma aprovação especial, que também é monitorada no Riskonnect. Van Hoosier também diz que o sucesso obtido com o uso do Riskonnect para rastrear viajantes internacionais inspirou um pensamento mais criativo. A Purdue agora usa o Riskonnect para que alunos e professores solicitem cobertura e cartões de identificação para seguro contra acidentes e seguro de responsabilidade civil para viagens de campo. E a universidade eliminou os formulários em papel no centro de saúde dos estudantes com o Riskonnect. O acesso mais rápido a informações importantes e assistência aos estudantes e funcionários, independentemente de onde estejam no mundo, proporciona uma medida de segurança e confiança aos viajantes de Purdue e suas famílias que simplesmente não era possível antes. Desde a situação em Israel, Purdue tem usado o Riskonnect para identificar estudantes e professores localizados em áreas da França que estavam passando por distúrbios. Van Hoosier diz: “É muito fácil fazer isso com o Riskonnect”.

Para saber mais sobre o RMIS, consulta o Sistema de Informação de Gestão de Riscos da Riskonnect.