Como a Bruce Power transformou a forma como gere os riscos do projeto e agora tem visibilidade de todos os riscos do projeto e pode agregá-los vertical e horizontalmente em toda a organização
INDÚSTRIA
Energia
LOCALIZAÇÃO
Canadá
NÚMERO DE EMPREGADOS
4.000
O contexto e o desafio
A Bruce Power é uma parceria entre a TransCanada Corp., a Borealis Infrastructure (um Trust), o Sindicato dos Trabalhadores da Energia e a Sociedade de Profissionais da Energia. O terreno de 2.300 acres da empresa, localizado na costa leste do Lago Huron, Ontário, abriga as duas estações de geração da Bruce Power, cada uma com quatro reatores CANDU. Em conjunto, as estações fornecem energia a um em cada três hospitais, lares, escolas e empresas do Ontário. Uma parte importante das operações da empresa é a constante renovação e atualização das suas instalações para manter os seus reactores a funcionar aos mais altos níveis de operação e segurança. A Bruce Power executa continuamente programas de atualização de equipamento de capital e de TI para garantir um fornecimento de energia consistente e investiu recentemente no Active Risk Manager da Riskonect para gerir o risco na entrega dos seus projectos. A nomeação da nova liderança de gestão de projectos da Bruce Power foi o catalisador para uma revisão dos seus processos empresariais, tendo a empresa identificado a forma como geria os riscos dos projectos como uma das áreas a melhorar. Na altura, todos os riscos dos projectos e programas eram geridos de forma inconsistente – os dados existiam em diferentes formatos em silos departamentais e de projeto, o que dificultava uma visão global dos riscos. Arnie Peña, Especialista em Gestão de Riscos da Bruce Power, explicou: “Queríamos aumentar a utilização da Gestão de Riscos de Projectos e adotar uma abordagem normalizada em toda a organização, que pudesse ser escalável horizontalmente e para cima dentro dos departamentos empresariais. “O nosso objetivo era utilizar uma aplicação que melhorasse a nossa gestão dos riscos e das oportunidades em toda a organização, não apenas nos projectos, mas também noutras unidades de negócio. Precisávamos de uma solução que fosse flexível e pudesse ser facilmente utilizada por diferentes departamentos da organização – o Active Risk Manager correspondia às nossas necessidades.”
Ficámos impressionados com a facilidade de utilização do ARM, com os cenários que o ARM apresentava e com a poderosa funcionalidade de elaboração de relatórios.
Uma abordagem de gestão de riscos em toda a organização
A equipa identificou que a ferramenta de gestão do risco tinha de ser de fácil utilização e formação, para que os diferentes grupos e unidades de negócio pudessem gerir os seus próprios registos de risco departamentais.
A empresa analisou vários produtos da concorrência, selecionando o ARM pela sua facilidade de utilização, pelo caminho de implementação claro e pelo facto de ser um produto completamente autónomo, não necessitando de “bolt-ons” adicionais.
“Ficámos impressionados com a facilidade de utilização do ARM, com os cenários que o ARM apresentava e com a poderosa funcionalidade de elaboração de relatórios”, afirmou Peña.
A implementação do ARM começou no final de 2014, entrando em funcionamento apenas três meses depois. O ARM está agora a ser amplamente utilizado por gestores de projeto, engenheiros, planeadores e especialistas de risco nas equipas de gestão e entrega de projectos. Está a ser utilizado para projectos específicos de TI, substituição e remodelação de sistemas e projectos de construção.
A utilização do ARM transformou a forma como a empresa é agora capaz de gerir os riscos do projeto. Ela tem visibilidade de todos os riscos do projeto e pode agregá-los vertical e horizontalmente em toda a organização. Os antigos “silos” de riscos não existem mais nas unidades de negócios que utilizam o ARM, e a maior transparência e os relatórios ajudaram a gerenciar as decisões.
“No total, temos cerca de 180 pessoas a utilizar o ambiente de trabalho do ARM em toda a organização para gerir o risco do projeto. É excelente como ferramenta de entrega de projectos e o vasto conjunto de relatórios do ARM é inestimável”, afirmou Peña.
Uma das grandes vantagens do ARM é o poder da elaboração de relatórios. Antes, tínhamos de tentar explicar os riscos apenas com números em folhas de cálculo.
Relatórios poderosos transformam a gestão dos riscos do projeto
O Risk Performance Manager (RPM) do ARM oferece uma maneira de fornecer as informações de risco necessárias para a tomada de decisões estratégicas. A equipa pode criar dashboards, tabelas e gráficos utilizando a informação do registo de risco do ARM, sem necessidade de assistência especializada de TI ou de elaboração de relatórios.
Para além de utilizarem os relatórios normalizados do ARM, os especialistas de risco das equipas receberam formação para desenvolverem relatórios específicos adicionais.
“Uma das grandes vantagens do ARM é o poder dos relatórios. Antes tínhamos de tentar explicar os riscos apenas com números em folhas de cálculo, mas o RPM ajuda-nos a apresentar aos gestores seniores os riscos dos projectos e programas, a nossa exposição e as oportunidades que podemos aproveitar – algo que não conseguíamos fazer antes. É uma excelente ferramenta de comunicação e ajuda-nos a gerir melhor os riscos e de uma forma mais coesa”, afirmou Peña.
A equipa do projeto também pode agora identificar oportunidades relacionadas com o projeto, em que as actividades podem ser executadas em simultâneo, utilizando os recursos ou equipamentos disponíveis e poupando tempo ou dinheiro. Após o sucesso do ARM, a equipa de risco do projeto está agora a identificar a forma como este pode ser implementado noutros departamentos da organização.
“Houve exemplos em que conseguimos tirar partido de um recurso específico de uma estação de segurança, que pode ser de difícil acesso normalmente, e encaixá-lo no calendário de um projeto, encurtando assim o tempo do projeto, poupando tempo e utilizando os activos de forma mais eficiente. Esta gestão de oportunidades é uma grande vantagem que, sem o ARM, não podíamos fazer antes”, concluiu Peña.
