Por Matt Hinton, Partner, Crisis and Security Consulting, Control Risks O exercício de continuidade de negócios – também conhecido como simulações, tabletops, semi-lives ou drills – sempre foi um componente central do gerenciamento de crises e da continuidade de negócios como uma forma de praticar e aperfeiçoar o plano antes que a coisa real aconteça.
Historicamente, os exercícios de gestão de crises e de continuidade do negócio têm sido efectuados por várias razões diferentes:
- Mandato regulamentar: As empresas em sectores regulamentados (por exemplo, serviços financeiros) têm de fazer exercício para se manterem em conformidade.
- Normas: As normas de gestão de crises e de continuidade do negócio geralmente consideradas incluem sempre o exercício como uma “melhor prática”, obrigando as empresas a seguir o exemplo se quiserem alinhar-se com essas normas.
- Formação: Os exercícios proporcionam um fórum para que os líderes compreendam melhor as suas funções e responsabilidades durante uma crise/perturbação e desenvolvam a “memória muscular” para ajudar a responder a futuras crises/perturbações.
Apesar da adoção generalizada em empresas de todas as dimensões e em todas as indústrias, os exercícios de crise e continuidade do negócio têm sido frequentemente vistos como algo que os participantes têm de fazer em vez de quererem fazer.
As pessoas têm de ser obrigadas a participar, o que exige um empurrãozinho dos líderes seniores para que o exercício seja programado e executado.
A razão é muitas vezes o tempo.
As pessoas têm sido forçadas a usar vários papéis nas organizações e espera-se que façam mais com menos.
Não têm tempo para o que consideram ser uma atividade extra ou um mero exercício de conformidade.
Ou não vêem quaisquer resultados tangíveis que justifiquem o tempo despendido.
Seja qual for a razão, até há alguns anos, os exercícios em muitas organizações eram apenas mais uma caixa a assinalar.
Mas as coisas estão a mudar.
Os exercícios de crise e de continuidade das actividades estão a ser mais respeitados à medida que se transformam numa ferramenta estratégica que permite uma verdadeira mudança empresarial. 
Impulsionado por um ataque de disrupção
Nos últimos anos, as organizações tiveram de gerir um número sem precedentes de crises, umas a seguir às outras – e por vezes em simultâneo.
COVID-19.
Protestos que ocorrem em novos locais.
Problemas de fabrico e de transporte que afectam a cadeia de abastecimento global.
Aumento dos ciberataques.
Aumento dos casos de violência no local de trabalho à medida que os trabalhadores regressam aos escritórios.
Rússia/Ucrânia.
O Médio Oriente.
A lista continua.
Este ataque de perturbações mudou a mentalidade de muitos líderes empresariais que reconheceram que não se podem dar ao luxo de responder mal às crises.
Começaram a colocar questões como “qual é a próxima grande crise com que vamos lidar?” e “como podemos garantir que não somos apanhados desprevenidos da próxima vez?”
A resposta para muitas empresas é o exercício de continuidade do negócio. 
Um novo modelo de exercício de continuidade do negócio
As organizações estão a utilizar cada vez mais os exercícios de crise e continuidade do negócio para compreenderem se estão bem preparadas para potenciais crises futuras.
Estes não são como o modelo antigo de exercícios, que se centrava em melhorias como a composição da equipa, melhores planos ou mais formação.
Estes exercícios orientados para o futuro centram-se na identificação de verdadeiras lacunas na preparação de uma organização para a próxima “grande crise”.
Esta é uma diferença importante porque muitos destes cenários – especialmente os que envolvem conflitos geopolíticos – requerem um planeamento cuidadoso e pró-ativo para colocar uma empresa na melhor posição para navegar em circunstâncias complexas.
Os exercícios de continuidade empresarial orientados para o futuro também podem criar uma vantagem competitiva quando os seus pares não estão a pensar no futuro.
Mudanças organizacionais recentes resultantes de exercícios incluem:
- Alterar as estruturas jurídicas em toda a área de influência global de uma organização para proporcionar maior flexibilidade caso a empresa precise de sair de um país no futuro
- Alterações ao nível do aprovisionamento e das aquisições para reduzir o risco de concentração e/ou near-shoring para minimizar os potenciais impactos de perturbações na cadeia de abastecimento global
- Reavaliar as relações e os acordos bancários para garantir que as tensões geopolíticas não interferem com as empresas que recebem ou enviam dinheiro
- Diversificação geográfica das estratégias de contratação para reduzir a dependência excessiva de uma única região do mundo
A mudança na forma como a implementação do software de gestão de crises e continuidade do negócio é encarada ajudou a aumentar a participação a todos os níveis da organização, a impulsionar o investimento em capacidades relacionadas com a resiliência e a dar aos profissionais da resiliência um lugar de direito na mesa quando são tomadas decisões importantes. 
Dicas para exercícios de continuidade de negócios eficazes
Claro que esta nova atenção faz com que seja ainda mais importante fazeres exercício de forma correta.
Aqui tens cinco dicas a considerar:
- Olha para a frente em vez de olhar para trás. Utiliza a análise de cenários para compreender quais os riscos emergentes que podem ter um impacto significativo na organização a médio e longo prazo e utiliza esses cenários como base para o teu exercício.
- Apoia-te em especialistas. Aproveita os conhecimentos internos ou externos para realçar os verdadeiros impactos que estes cenários podem ter, de forma a torná-los reais para os participantes.
- Torna o exercício interessante. Deixa de virar páginas ou slides sem graça.
Utiliza meios simulados – tradicionais e sociais – actores e muito mais para cativar o teu público. - Aproveita as tuas ferramentas. Pratica a utilização das ferramentas disponíveis, especialmente se tiveres soluções tecnológicas que permitam uma resposta mais eficiente e eficaz a crises e perturbações.
- Faz sempre um relatório pós-ação. Se não registares as conclusões de um exercício num documento formal e não chegares a acordo sobre a quem pertencem as acções-chave – e se não os responsabilizares pela sua realização – nunca obterás o máximo valor possível de um exercício.
O futuro do exercício de continuidade de negócios é brilhante graças à mudança de visão dos líderes empresariais.
Os profissionais de resiliência têm agora a oportunidade de fazer uma diferença real para as suas organizações, ajudando os executivos a capitalizar esta poderosa ferramenta no futuro.
A Control Risks é uma consultoria especializada em riscos globais que ajuda a criar organizações seguras, compatíveis e resilientes em uma era de riscos em constante mudança.
A organização juntou-se ao programa PartnerKonnect da Riskonnect em 2023.
Para saber mais sobre exercícios eficazes, assiste ao nosso webinar sob demanda, Business Resilience: Práticas recomendadas para um gerenciamento eficaz de crises e confira a solução de software de continuidade de negócios e resiliência da Riskonnect.
