A interrupção é uma parte inevitável do negócio, mas não tem de significar o fim do teu negócio. O que é a continuidade do negócio – e como pode proteger a tua organização? A continuidade do negócio é o processo para minimizar o risco de perturbações. Especificamente, a continuidade do negócio significa trabalhar para diminuir a probabilidade de um incidente perturbador e preparar a sua organização para continuar a fornecer os seus produtos e serviços mais essenciais caso ocorra uma perturbação. A continuidade do negócio é por vezes também conhecida como planeamento da continuidade, resiliência organizacional ou gestão da continuidade do negócio. A gestão eficaz da continuidade do negócio ajuda os líderes a sentirem-se mais confiantes de que a organização pode responder e recuperar, independentemente da escala ou do tempo de uma perturbação.
Porque precisas de continuidade de negócio?
À medida que o mundo se torna cada vez mais imprevisível e repleto de crises em cascata, a tua capacidade de te manteres resiliente protege os teus colaboradores, os teus clientes, as tuas partes interessadas e os teus resultados. Quer se trate de uma paragem não programada da tecnologia, de uma interrupção da cadeia de fornecimento, de um ciberataque, de uma catástrofe natural ou de um evento provocado pelo homem, as organizações de todas as dimensões têm de estar preparadas para praticamente tudo. Normalmente, as organizações criam um programa de continuidade do negócio porque:
- Os clientes exigem-no (mais comum em B2B).
- As entidades reguladoras exigem-no (mais comum nos sectores bancário e energético).
- O conselho de administração ou os quadros superiores exigem-no (reconhecendo a sua responsabilidade fiduciária).
No entanto, a continuidade do negócio não deve ser importante apenas porque os outros o exigem. Assegurar a resiliência da tua organização mostra aos teus empregados e clientes que estás empenhado em estar presente, aconteça o que acontecer. Pode ser utilizada como um fator de diferenciação na venda dos seus produtos. A resiliência também diminui o tempo de inatividade, protege a reputação da sua marca e cria uma cultura interna de flexibilidade. Antes de começar a pensar em planos e riscos, deves determinar porque é que a continuidade do negócio é importante para a tua organização. Começar por aqui dará um objetivo às suas actividades e estabelecerá uma missão comum que deve ser apoiada.
Como é que começas a trabalhar com a continuidade do negócio?
Depois de determinar porque é que a continuidade do negócio é importante, o próximo passo é determinar quem deve estar envolvido e qual deve ser o âmbito do seu programa. Cria um comité de direção da continuidade do negócio composto por líderes dos departamentos que mais contribuem para a produção e fornecimento dos seus principais produtos e serviços. Um patrocinador executivo é um membro importante deste comité e actuará como elo de ligação entre a equipa e outros líderes ou o conselho de administração. Em seguida, define quais são os teus produtos e serviços chave e identifica os riscos para a sua entrega. Na maioria das vezes, são as pessoas, a tecnologia, as instalações, os equipamentos, os terceiros e outros recursos necessários para a entrega. Uma vez identificados os recursos, implementa estratégias que os protejam. Por exemplo, como é que podes mudar para trabalho remoto quando não há locais disponíveis? Como mudarias para processos manuais durante o tempo de inatividade? Tens instalações ou fornecedores alternativos como backup? A partir daí, pode documentar planos de continuidade empresarial que descrevem como implementar estratégias de recuperação para cada um deles. A realização de uma análise de impacto comercial (BIA) ajudará a informar quais os processos comerciais em que cada produto e serviço se baseia. Utiliza esta informação para criar os teus planos e estabelecer tempos de recuperação.
Como é que sabes se os teus planos são bem sucedidos?
Realiza exercícios regulares para confirmar que os planos e estratégias que a tua equipa criou funcionam como esperado. Ao realizar exercícios, fica atento a lacunas ou pontos únicos de falha. Estes são os aspectos que te farão tropeçar durante a recuperação. Ao criar o seu programa, considera o alinhamento com as normas do sector, como a ISO 22301, para garantir que inclui todos os elementos recomendados do programa. Tem em atenção que todo este processo não é uma experiência única. Revisita estes passos pelo menos uma vez por ano – e sempre depois de um evento importante ter ocorrido e a recuperação ter sido concluída. As aprendizagens dos momentos da vida real são muito valiosas para compreender o que está a funcionar e o que não está a funcionar no teu programa.
Como é que o software de continuidade e resiliência empresarial pode ajudar?
Ao criar um programa de continuidade de negócios, muitas organizações usam planilhas para acompanhar seus planos e procedimentos. No entanto, à medida que a sua empresa cresce e as operações comerciais se tornam mais complexas, as folhas de cálculo tornam-se cada vez menos eficazes devido à quantidade de trabalho manual necessário. O software pode automatizar e simplificar os seus processos de continuidade e resiliência empresarial. O software também oferece vantagens como a análise aprofundada e a comunicação integrada. Pode concluir as tarefas diárias de forma mais eficiente, sem os processos manuais inerentes à gestão de um programa em folhas de cálculo ou em papel. O tempo poupado pode então ser dedicado ao aperfeiçoamento da estratégia. Como é que o teu programa pode ser melhorado? Que novas técnicas podes aplicar? Como podes criar uma cultura de resiliência na tua organização? A análise de dados que obténs com o software também te permite comunicar claramente a eficácia do teu programa aos executivos e às principais partes interessadas. E o software facilita a colaboração com os colaboradores através de atribuições de tarefas, notificações, aplicações móveis e funcionalidade de chat integrada. O que é a continuidade do negócio? É a proteção da sua organização a longo prazo, concentrando-se na preparação e recuperação de perturbações esperadas e inesperadas. Estar atento à resiliência da tua organização é a marca de um bom negócio.
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