Les perturbations font inévitablement partie de la vie des affaires, mais elles ne doivent pas signifier la fin de votre entreprise. Qu’est-ce que la continuité des activités et comment peut-elle protéger votre organisation ? La continuité des activités est le processus qui permet de minimiser le risque de perturbation. Plus précisément, la continuité des activités consiste à réduire la probabilité d’un incident perturbateur et à préparer votre organisation à continuer à fournir ses produits et services les plus essentiels en cas d’interruption. La continuité des activités est parfois également appelée planification de la continuité, résilience organisationnelle ou gestion de la continuité des activités. Une gestion efficace de la continuité des activités permet aux dirigeants d’être plus confiants dans la capacité de l’organisation à réagir et à se rétablir, quelle que soit l’ampleur ou la durée d’une perturbation.
Pourquoi avez-vous besoin d’une continuité des activités ?
Alors que le monde devient de plus en plus imprévisible et rempli de crises en cascade, votre capacité de résilience protège votre personnel, vos clients, vos parties prenantes et vos résultats. Qu’il s’agisse d’une panne technologique imprévue, d’une rupture de la chaîne d’approvisionnement, d’une cyberattaque, d’une catastrophe naturelle ou d’un événement d’origine humaine, les entreprises de toutes tailles doivent être prêtes à faire face à n’importe quelle éventualité. Les entreprises mettent généralement en place un programme de continuité des activités pour les raisons suivantes
- Les clients l’exigent (le plus souvent en B2B).
- Les régulateurs l’exigent (le plus souvent dans les secteurs de la banque et de l’énergie).
- Le conseil d’administration ou les cadres supérieurs l’exigent (reconnaissant leur responsabilité fiduciaire).
Cependant, la continuité des activités ne devrait pas être importante uniquement parce que d’autres l’exigent. Garantir la résilience de votre organisation montre à vos employés et à vos clients que vous vous engagez à être présent quoi qu’il arrive. Elle peut être utilisée comme un facteur de différenciation lors de la vente de vos produits. La résilience permet également de réduire les temps d’arrêt, de protéger la réputation de votre marque et d’instaurer une culture interne de la flexibilité. Avant de vous lancer dans l’élaboration de plans et de risques, vous devez déterminer pourquoi la continuité des activités est importante pour votre organisation. En commençant par là, vous donnerez un but à vos activités et vous établirez une mission commune à laquelle vous pourrez adhérer.
Comment commencer à assurer la continuité des activités ?
Après avoir déterminé pourquoi la continuité des activités est importante, l’étape suivante consiste à déterminer qui doit être impliqué et quel doit être le champ d’application de votre programme. Constituez un comité de pilotage de la continuité des activités composé de responsables des services qui contribuent le plus à la production et à la fourniture de vos produits et services clés. Un sponsor exécutif est un membre important de ce comité et assurera la liaison entre l’équipe et les autres dirigeants ou votre conseil d’administration. Définissez ensuite vos produits et services clés et identifiez les risques qui pèsent sur leur fourniture. Il s’agit le plus souvent du personnel, de la technologie, des installations, de l’équipement, des tiers et des autres ressources nécessaires à la fourniture de ces produits et services. Une fois les ressources identifiées, mettez en œuvre des stratégies qui les protègent. Comment feriez-vous pour passer au travail à distance, par exemple, lorsque les locaux ne sont pas disponibles ? Comment passeriez-vous à des processus manuels pendant les temps d’arrêt ? Disposez-vous d’installations ou de fournisseurs de remplacement ? À partir de là, vous pouvez documenter des plans de continuité des activités qui décrivent comment mettre en œuvre des stratégies de reprise pour chacun d’entre eux. La réalisation d’une analyse d’impact sur l’activité (BIA) vous aidera à déterminer les processus opérationnels sur lesquels reposent chaque produit et service. Utilisez ces informations pour élaborer vos plans et fixer les délais de reprise.
Comment savoir si vos projets sont couronnés de succès ?
Effectuez régulièrement des exercices pour confirmer que les plans et les stratégies élaborés par votre équipe fonctionnent comme prévu. Lors de ces exercices, gardez l’œil ouvert pour détecter les lacunes ou les points de défaillance uniques. Ce sont ces éléments qui vous feront trébucher au moment de la reprise. Lors de l’élaboration de votre programme, pensez à vous aligner sur les normes industrielles telles que la norme ISO 22301 afin de vous assurer que vous incluez tous les éléments recommandés du programme. Notez que l’ensemble de ce processus n’est pas une expérience unique. Revenez sur ces étapes au moins une fois par an – et toujours après qu’un événement majeur s’est produit et que le rétablissement a été effectué. Les enseignements tirés des moments de la vie réelle sont très utiles pour comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans votre programme.
Comment les logiciels de continuité et de résilience des entreprises peuvent-ils vous aider ?
Lors de la mise en place d’un programme de continuité des activités, de nombreuses organisations utilisent par défaut des feuilles de calcul pour assurer le suivi de leurs plans et procédures. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que ses activités deviennent plus complexes, les feuilles de calcul deviennent de moins en moins efficaces en raison de la quantité de travail manuel qu’elles requièrent. Les logiciels peuvent automatiser et rationaliser vos processus de continuité et de résilience des activités. Les logiciels offrent également des avantages tels que des analyses approfondies et une communication intégrée. Vous pouvez accomplir vos tâches quotidiennes plus efficacement sans les processus manuels liés à la gestion d’un programme dans des feuilles de calcul ou sur papier. Le temps ainsi gagné peut être consacré à l’affinement de la stratégie. Comment améliorer votre programme ? Quelles nouvelles techniques pouvez-vous appliquer ? Comment pouvez-vous instaurer une culture de la résilience au sein de votre organisation ? L’analyse des données que vous obtenez avec un logiciel vous permet également de communiquer clairement l’efficacité de votre programme aux dirigeants et aux principales parties prenantes. Enfin, les logiciels facilitent la collaboration avec les collaborateurs grâce à l’attribution de tâches, aux notifications, aux applications mobiles et à la fonctionnalité de chat intégrée. Qu’est-ce que la continuité des activités ? Il s’agit de protéger votre organisation à long terme en se concentrant sur la préparation et la reprise en cas de perturbations prévues ou inattendues. La vigilance à l’égard de la résilience de votre organisation est le signe d’une bonne gestion des affaires.
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