Desde la creación de confianza hasta la gestión de presupuestos ajustados, la gestión del cambio, los contratistas y las dependencias; los gobiernos federales, locales y estatales tienen mucho que considerar al supervisar su compleja cartera de proyectos. La utilización de un municipal software de gestión de proyectos podría ser la respuesta.

En 2021, el gobierno federal de EE. UU. emitió niveles récord de financiación para mejorar los sistemas de agua, transporte, energía y banda ancha del país, así como para abordar diversas necesidades climáticas. Con esta inyección sin precedentes de inversión de capital público, la atención se ha desplazado a los gobiernos estatales y locales, que tienen el mayor control sobre cómo se planificarán, diseñarán e implementarán en última instancia estos proyectos e iniciativas.

La complejidad de los proyectos de capital financiados por el gobierno

Los proyectos, programas y carteras de capital financiados por el gobierno tienden a ser iniciativas complejas que impactan a un gran número de partes interesadas, incluidos los contribuyentes, los organismos legales y no legales, las empresas locales y los grupos comunitarios.

En particular, en la última década se han visto muchos proyectos y programas financiados por el estado que no han cumplido los objetivos y se han prolongado durante años, y algunos incluso se han interrumpido abruptamente en medio de la planificación o la implementación. Estos proyectos de obras de capital fallidos se consideran notoriamente difíciles de manejar y un desperdicio del dinero duramente ganado por los contribuyentes. Para eliminar el fracaso y ofrecer proyectos exitosos, los gobiernos locales y estatales deben implementar buenas medidas para garantizar que los riesgos del proyecto, los sobrecostes y los retrasos en la finalización se minimicen.

Este blog examina las mejores prácticas en soluciones de gestión de proyectos y comparte cómo se están utilizando para gestionar proyectos de capital en el sector gubernamental. Explora los principales desafíos a los que se enfrentan los gobiernos locales y estatales a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, y comparte algunas de las funcionalidades avanzadas disponibles en las últimas herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudar a los departamentos gubernamentales del sector público a ofrecer proyectos exitosos.

Gestión de proyectos en el gobierno local y estatal

El papel de la gestión de proyectos dentro del gobierno local y estatal es proporcionar un marco para tener un enfoque estructurado para gestionar todos los aspectos de un proyecto en la planificación, la programación, la presupuestación, los riesgos, las dependencias, las tareas y las acciones. Este enfoque estructurado y colaborativo garantizará la entrega de un proyecto de capital exitoso desde el inicio hasta la finalización.

Los proyectos gubernamentales no son proyectos comerciales o privados que solo necesitan satisfacer los estándares internos. En cambio, deben cumplir con un conjunto de requisitos completamente diferente. Comenzando por la planificación, la adquisición y la entrega de estos proyectos públicos, todo el proceso debe ser completamente transparente y fuertemente exigido con documentación que requiera validación en cada paso del camino.

Gestión de proyectos de capital para beneficios sociales y ambientales

Los proyectos e iniciativas de capital dentro del sector gubernamental siempre tienen la intención de ofrecer una amplia gama de beneficios sociales y económicos, incluyendo el aumento de la eficacia de la prestación de servicios, la facilitación de un desarrollo más sostenible desde el punto de vista ambiental y la mejora de la calidad de vida y el bienestar del público. Para que estos beneficios se hagan plenamente realidad y para hacer un buen uso de los fondos públicos, es crucial que todos estos proyectos se preparen, gestionen y entreguen de forma eficaz.

Muchos de estos proyectos públicos tienen beneficios ambientales y/o sociales que no se pueden cuantificar fácilmente en valores monetarios. Algunos ejemplos de este tipo de proyectos de diferentes sectores son:

  • Mantenimiento de hospitales y escuelas para mejorar los servicios públicos en salud y educación.
  • Introducción de proyectos de vivienda social para satisfacer las necesidades locales de vivienda.
  • Mejora y mantenimiento de las áreas locales.
  • Proyectos de mejora del ámbito público para mejorar los paisajes urbanos y los espacios públicos.
  • Proyectos de saneamiento, redes de aguas residuales y plantas de tratamiento.
  • Gestión de mejoras en prisiones, policía y servicios de bomberos.
  • Proyectos de mejora del medio ambiente y la infraestructura hídrica urbana.
  • Proyectos de infraestructura de energía, banda ancha y telecomunicaciones.

Garantizar el valor para los contribuyentes: estrategias clave para el éxito del proyecto

Como estos tipos de proyectos están financiados por el gobierno y, en última instancia, por el contribuyente, lograr una buena relación calidad-precio debe ser primordial. Esto requiere:

  • Establecer buenas estructuras de gobernanza que garanticen una planificación meticulosa, la colaboración y la presentación de informes de estado en vivo para permitir la toma de decisiones oportuna y garantizar la progresión.
  • Identificar y documentar los riesgos e implementar los controles acordados para minimizar los impactos en los costes y la entrega del proyecto.
  • Titularidad de las tareas y acciones clave con plazos definidos.
  • Una gestión eficaz del cambio para mantener a las partes interesadas al día y garantizar que los costes no se disparen a medida que se entrega el proyecto.

Un repositorio central de todas las “actividades relacionadas con el proyecto” que permanezca accesible y recuperable durante todo el ciclo de vida del proyecto. (Los proyectos grandes pueden tardar hasta 10 años o más desde el inicio hasta la finalización, capturar toda la actividad relacionada con el proyecto de forma centralizada es de vital importancia para minimizar el riesgo de pérdida de memoria corporativa por parte del personal directivo clave o de los miembros del equipo del proyecto que abandonan la organización. Esto garantizará la disponibilidad de un rastro auditable desde el principio hasta el final de todos los asuntos relacionados con el proyecto que se puedan revisar en cualquier momento, en caso de que sea necesario). También se puede utilizar para dar forma a futuros proyectos.

Desafíos apremiantes para la gestión de proyectos en el gobierno local

El hecho de que el mercado mundial actual de gestión de proyectos esté valorado en 4.000 millones de dólares subraya la importancia de la gestión de proyectos para ejecutar con éxito ideas y planes. Sin embargo, según el Project Management Institute, de cada dólar gastado en un proyecto, el 9,9% se desperdicia en un rendimiento deficiente del proyecto, lo que en última instancia pone de relieve la necesidad de gestionar mejor los proyectos, en particular para el sector público. Los Estados Unidos de América tienen más de 85.000 entidades gubernamentales locales registradas, y con una sociedad cada vez más urbana, es comprensible que la política y la gestión de los gobiernos locales se hayan vuelto progresivamente más complejas.

En una encuesta realizada a 374 profesionales del sector estatal por GovLoop (una red social en línea para personas que trabajan en el gobierno y sus alrededores) se descubrió que los principales desafíos para la gestión de proyectos en el gobierno son los siguientes:

  • Presupuesto inadecuado: El 36% de los gestores de proyectos del sector público trabajaban con presupuestos y fondos limitados.
  • Mala comunicación: Hasta el 42% de los encuestados atestiguaron que la comunicación ineficaz es el mayor obstáculo para completar con éxito un proyecto o iniciativa.
  • Recursos limitados: El 38% de los encuestados señaló la insuficiencia de recursos para la gestión de proyectos como una preocupación clave.
  • Falta de apoyo de la dirección: Otro 38% de los encuestados citó el fracaso de la dirección a la hora de proporcionar un apoyo adecuado como otro obstáculo importante que superar.
  • Cambio de estrategia: Los giros inesperados en la estrategia fueron un problema para el 34% de los encuestados.
  • Objetivos mal definidos: Mientras tanto, el 32% de los encuestados informó de que los objetivos que no eran precisos, realistas y específicos impidieron la ejecución e implementación exitosa de los proyectos.
  • Otros desafíos notables incluyeron los cambios en el entorno, las malas estimaciones y el incumplimiento de los plazos.

Impulse la transformación en toda la empresa con el software de gestión de proyectos

El software especializado de gestión de proyectos permite a los gobiernos estatales y locales comprender los proyectos y las tareas y los riesgos asociados. Mediante el uso de un marco estructurado para dar forma a la entrega de proyectos y ampliar la colaboración, pueden obtener una visión holística de sus proyectos y el uso asociado de presupuestos y recursos.

El software de gestión de proyectos permite a los gobiernos locales y estatales:

  • Definir y trazar cada proyecto en detalle, capturando los plazos, las acciones y tareas clave, las dependencias, los presupuestos y los riesgos.
  • Dividir los proyectos más grandes en programas, tareas y acciones más pequeñas para realizar un seguimiento fácil del estado del proyecto.
  • Asignar la propiedad de cada elemento del proyecto creando responsabilidad y titularidad.
  • Proporciona un marco estructurado que garantiza que no se pierdan los hitos importantes.
  • Crear un registro de riesgos del proyecto y supervisar el riesgo y establecer controles para garantizar que los proyectos se mantengan en el buen camino.
  • Inculcar un enfoque colaborativo mediante la creación de un repositorio central para cada proyecto para capturar toda la correspondencia y las notas de las reuniones y utilizar foros de debate para compartir ideas.
  • Capturar las actualizaciones del proyecto en un formato coherente, mejorando la calidad de los datos y la posterior presentación de informes sobre el estado del proyecto, el presupuesto y los recursos.
  • Capturar los hitos y los plazos clave y solicitar automáticamente al personal que marque el estado de las tareas completadas con alertas automatizadas.
  • Implementar flujos de trabajo estructurados de firma y aprobación para las etapas clave del proyecto.
  • Obtener una supervisión financiera con la capacidad de trazar planes y previsiones presupuestarias, realizar un seguimiento de las estimaciones, obtener aprobaciones presupuestarias, registrar los gastos y capturar los costes imprevistos.
  • Registrar las órdenes de compra y las facturas para conciliar los gastos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con todo fechado y sellado con la hora.
  • Realizar un seguimiento de los recursos y el tiempo dedicado a áreas específicas de un proyecto, lo que permite a los líderes planificar los recursos en consecuencia en múltiples proyectos.
  • Vincular la gestión de proyectos a otros sistemas y fuentes de datos a través de interfaces de programación de aplicaciones (API), lo que permite que los datos operativos relevantes se incorporen al proceso de gestión de proyectos.
  • Eliminar las largas reuniones de actualización del estado visualizando las actualizaciones del estado en vivo a través de una variedad de paneles e informes.
  • Vincular los proyectos a sus objetivos estratégicos para priorizar los proyectos más críticos.

Gestión de múltiples partes interesadas

La entrega exitosa de los proyectos está respaldada por una variedad de partes interesadas (tanto internas como externas) y los contratistas desempeñan un papel importante. Trabajar con terceros contratados y su personal añade una capa de complejidad al proceso de gestión de proyectos, y las herramientas de gestión de proyectos pueden facilitar esta importante colaboración.

El software ofrece la posibilidad de configurar flujos de trabajo con dependencias para etapas específicas de un proyecto. Esto es particularmente útil cuando hay múltiples partes interesadas involucradas. Los proyectos a veces se ven obstaculizados por los cuellos de botella de las tareas, lo que impide que las partes interesadas completen sus tareas a tiempo porque los pasos anteriores se han retrasado. Las herramientas especializadas de gestión de proyectos se pueden utilizar para implementar flujos de trabajo que envían notificaciones automatizadas cuando se completan tareas específicas o se ha autorizado la aprobación requerida. Esto permite a cada parte interesada comenzar su tarea sin demora, impulsando la eficiencia.

Intercambio de datos y comunicación mejorados

El software de gestión de proyectos facilita el intercambio eficiente de datos entre los equipos y las partes interesadas. Esta vista de panel único permite a las partes interesadas realizar un seguimiento del progreso de cada etapa del proyecto a través de un panel intuitivo y comprender el papel que desempeñan en el proceso de gestión del proyecto. Las laboriosas reuniones de progreso se vuelven innecesarias debido a la supervisión proporcionada por el software.

Empoderados por valiosos conocimientos con solo pulsar un botón, los líderes pueden gestionar los proyectos de forma más eficiente, eliminando la necesidad de perseguir al personal para obtener actualizaciones de estado. Una solución de gestión de proyectos de mejores prácticas proporciona la estructura y la comprensión necesarias para lograr un enfoque holístico de la gestión de proyectos que se impulsa de arriba hacia abajo y se implementa de abajo hacia arriba a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

El software de gestión de proyectos apoya la colaboración entre equipos y departamentos, asegurando que se implementen procesos consistentes en toda la organización. Los paneles en tiempo real que pueden ser vistos por todas las partes interesadas en cualquier momento, y la funcionalidad de informes incorporada permite que los informes de progreso se produzcan instantáneamente. Estos pueden ser utilizados para guiar la asignación de recursos y presupuestos a través de múltiples proyectos y equilibrar la carga de trabajo y el gasto.

Mejora de la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento

Las organizaciones gubernamentales maduras utilizan software de gestión de proyectos que ofrece capacidades de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC), herramientas de gestión de la estrategia y de gestión de incidentes en la misma plataforma. Esta funcionalidad añadida ofrece varias ventajas:

Las soluciones de software que incorporan la gestión de riesgos garantizan que los riesgos relacionados con el proyecto se añadan al registro de riesgos y se les haga un seguimiento. Se pueden establecer controles para mitigar los riesgos, y el riesgo se puede supervisar fácilmente utilizando indicadores clave de riesgo (KRI) y tolerancias.

Las soluciones de software que incorporan capacidades de GRC tienen en cuenta los requisitos de cumplimiento de todos los proyectos. Estos requisitos pueden vincularse al registro de obligaciones, lo que permite realizar los ajustes necesarios cuando se modifica o se introduce una regulación relevante.

Los gobiernos federales, municipales y estatales que eligen herramientas de gestión de proyectos con capacidades de planificación estratégica pueden vincular los proyectos a su estrategia general, lo que les permite comprender cómo los proyectos críticos están contribuyendo a las metas y objetivos estratégicos.

Las herramientas de gestión de incidentes de mejores prácticas se pueden utilizar junto con el software de gestión de proyectos. Esto permite que todos los incidentes relacionados con el proyecto se registren y se gestionen hasta su resolución. Se pueden utilizar flujos de trabajo y alertas automatizadas para garantizar que las partes interesadas relevantes sean notificadas inmediatamente. También se puede llevar a cabo un análisis de la causa raíz para comprender cómo ocurrió un incidente, y se pueden implementar medidas proactivas para mitigar futuras ocurrencias.

Adoptar el software de gestión de proyectos en el sector gubernamental

Riskonnect ha ayudado a las organizaciones que trabajan en el gobierno local y en todo el sector estatal a operar de forma más eficaz y a hacer un uso más eficiente de sus activos y recursos, mediante la racionalización de sus procesos y la integración de sus operaciones en un sistema central.

La plataforma Riskonnect ofrece a los del sector estatal y del gobierno local esa única fuente de verdad para entender lo que está pasando en la organización. Da a los equipos la capacidad de priorizar lo que es realmente importante para ellos y para las comunidades a las que sirven. Ser capaz de poner información perspicaz frente a su equipo ejecutivo y hacer preguntas cruciales “Aquí están todos los proyectos que tenemos en marcha. ¿Cuáles son los más importantes?” Y luego, recibir realmente los recursos y la financiación para esos proyectos para ayudarles a avanzar es invaluable”.

Para saber cómo la herramienta de gestión de proyectos de Riskonnect puede añadir estructura y propiedad a los proyectos de capital y a las carteras que gestiona, solicite una demostración hoy mismo. Obtenga más información sobre cómo la plataforma GRC de Riskonnect está ayudando a las organizaciones del sector público.