COVID-19 está cambiando el núcleo de la mano de obra estadounidense. Con los mandatos federales de distanciamiento social y las órdenes locales de permanencia en el hogar, muchas organizaciones están poniendo en marcha planes de continuidad empresarial.
Los equipos que antes trabajaban codo con codo han pasado al teletrabajo para facilitar la resistencia operativa en una economía muy incierta.
Pero, ¿cuáles son otras formas en que estos cambios afectan a tus equipos, concretamente en lo que se refiere a las políticas y procedimientos de recursos humanos (RRHH)? ¿Están estos componentes incluidos en tu programa de gestión de la continuidad del negocio (PGCN)? ¿Los planes que creaste antes de la pandemia funcionan como habías previsto?
Hace poco nos sentamos con Jeff Gelinas, Vicepresidente de Personas, Producto y Marketing del Grupo Engage2Excel, para hablar de cómo el coronavirus pone de relieve las políticas de recursos humanos, especialmente en lo que se refiere al papel de RRHH en la planificación y ejecución de la continuidad empresarial.
En primer lugar, preguntamos a Jeff sobre los tipos de políticas de RRHH que necesitan las organizaciones durante una pandemia y cómo les afecta el cambio al teletrabajo…
Políticas de RRHH eficaces para equipos remotos
«La pandemia de COVID-19 podría plantear la necesidad de actualizar las políticas para tener en cuenta esas situaciones inimaginables que nadie esperaría, como la que está ocurriendo ahora mismo en todo el mundo», dijo. «Ahora vemos que una parte significativa de la mano de obra de ‘front office’ trabaja desde casa. Y aunque las organizaciones llevan muchos años apoyando cada vez más los acuerdos de teletrabajo, no se había previsto algo de esta magnitud.»
Como resultado, muchas empresas se ponen frenéticamente al día en medio de una crisis, intentando mitigar las lagunas de sus políticas.
Algunas de las cuestiones clave que pasan a primer plano son si las políticas de seguridad existentes son efectivas o necesitan actualizaciones para reflejar este repentino empuje hacia una fuerza de trabajo remota casi a gran escala, y si los empleados que ahora trabajan desde casa (algunos de los cuales puede que nunca antes hayan trabajado desde casa) tienen o no la formación adecuada sobre las políticas de seguridad y los requisitos de privacidad de los datos.
La situación de COVID-19 plantea muchos interrogantes, dijo Jeff, mientras esbozaba algunas de las grandes cuestiones que las organizaciones han abordado en el último mes. Por ejemplo:
- ¿Cuál es tu política en materia de permisos?
- ¿Son los empleados responsables de su parte de prestaciones mientras están de permiso?
- ¿Pueden los empleados utilizar el tiempo libre remunerado (PTO) durante un permiso?
- ¿Los empleados acumulan tiempo libre remunerado durante un permiso?
- ¿Necesitas modificar la política de indemnizaciones de tu organización debido a la COVID-19?
- ¿Cómo manejas a los empleados que no están enfermos ni tienen que pasar la cuarentena, pero tienen miedo y ansiedad por venir a trabajar?
- ¿Cómo gestionas la conectividad en casa de los empleados que no están acostumbrados a trabajar desde casa?
- ¿Qué ocurre si algunos empleados no disponen de Internet de alta velocidad o del equipo necesario?
«La situación actual crea mucho gris, y el gris no es precisamente el mejor amigo de una persona de RRHH», dijo Jeff. «Una de las claves para superar este reto es la agilidad. Asegúrate de tener un grupo de trabajo (con representación de RRHH, comunicaciones, jurídico, TI y operaciones) para hablar de los problemas a medida que surjan y poder responder con rapidez.»
Jeff advierte que los equipos cometerán errores, pero es el momento de aprender de ellos.
«Por ejemplo, el Congreso de Estados Unidos aprobó recientemente la Ley de Respuesta al Coronavirus Families First y la Ley de Estímulo del Coronavirus, que ofrecen nuevas orientaciones a las empresas», explicó. «Es importante que las organizaciones comprendan el contenido de estas leyes».
El papel de RRHH en la planificación del BCMP
Así que, mientras los equipos de continuidad empresarial abordan activamente esta nueva frontera empresarial impulsada por la pandemia, ¿es ahora el momento de incorporar a tus equipos de RRHH o deberían haber participado en el proceso desde el principio?
«Es importante incluir a RRHH en las discusiones sobre la planificación de la continuidad del negocio al principioy no cuando el plan ya se ha redactado y se está sometiendo a una revisión final».
Una falacia habitual es que el plan «pertenezca» a un responsable de TI o de operaciones, pero al hacerlo a menudo se pasan por alto componentes clave relacionados con las personas, como la planificación de la sucesión. Puedes tener un plan de recuperación ante catástrofes brillante, pero en tiempos de pandemia, los componentes humanos son fundamentales.»
La experiencia de estos miembros del equipo centrados en las personas puede que nunca sea más importante que durante una crisis o acontecimientos perturbadores.
«Cuando RRHH se comunica, también es recomendable que alguien de comunicaciones internas (o marketing) revise los correos electrónicos críticos para asegurarse de que el contenido transmite el mensaje y el tono adecuados», dijo. «Por ejemplo, a lo largo de esta pandemia ha habido mucha información que comunicar, pero es importante no olvidar nunca que las palabras de ánimo y gratitud también llegan muy lejos para los empleados. Por ejemplo, ‘Nosotros vamos a superaremos esta crisis’. Cuando las cosas vuelvan a la normalidad, los empleados recordarán cómo se les trató».
Establecer mejores relaciones entre los profesionales de RRHH y los de BC
La pandemia COVID-19 es una oportunidad de aprendizaje para todos, especialmente para los profesionales de la empresa, que probablemente no se hayan enfrentado a una pandemia que rompa la economía en toda su vida.
Entonces, ¿cómo pueden los profesionales de la continuidad empresarial aprovechar mejor la experiencia en RRHH para crear planes de continuidad empresarial más sólidos y eficaces?
«Los departamentos de RRHH lo ven todo: lo bueno, lo malo y lo feo», señaló Jeff. «Ayudan a promover la misión y la visión de tu organización a la vez que ven cualquier grieta en los cimientos. Dado que el departamento de RRHH trabaja con todos los departamentos de la organización, el equipo de RRHH está bien preparado para señalar riesgos y vulnerabilidades que otros departamentos pueden pasar por alto, especialmente en torno al activo nº 1 de la organización: su gente.»
RRHH también tiene acceso a muchos datos importantes que pueden ayudar a reforzar tu programa de continuidad empresarial, por lo que Jeff recomienda establecer relaciones que te ayuden a aprovechar esos datos para que puedas utilizarlos en todo su potencial.
Lecciones que aprender
En esta era COVID-19 de continuidad empresarial, Jeff destaca tres lecciones de RRHH de las que toda empresa puede aprender:
- Adelántate a la comunicación de crisis. Construye herramientas de comunicación eficaces y valoradas antes de una crisis, para que tus empleados estén familiarizados y aprecien esas interacciones, y luego construye sobre esos procesos cuando se desencadene una crisis.
- Crea un grupo de trabajo específico. Este grupo de trabajo debe ser interdepartamental y representar una gama de cargos y responsabilidades dentro de tu empresa. Considera la posibilidad de incluir representación de RRHH, comunicaciones, jurídico, TI y operaciones.
- Valora el reconocimiento y el aprecio. El reconocimiento y el aprecio pueden ayudar mucho durante una crisis. Asegúrate de que tu equipo sabe que se les aprecia por lo que son y por lo que hacen. Puede ser algo tan sencillo como reconocer a la persona que cambia el desinfectante de manos en tus estaciones de saneamiento hasta una implicación más profunda, como la persona que idea estrategias creativas de dotación de recursos para fomentar el distanciamiento social. Utiliza herramientas de reconocimiento y recompensa los esfuerzos para proteger la salud y la seguridad.
De cara al futuro
COVID-19 crea una oportunidad única para que organizaciones de todos los tamaños desarrollen su resistencia operativa.
«Las organizaciones resistentes crean inmunidad frente a los obstáculos y los retos», dijo Jeff. «Asóciate con tu equipo de RRHH para crear retos basados en el equipo. Por ejemplo, organizaciones como Spartan Races ofrecen programas corporativos para reforzar la resistencia y la comunicación en equipo. Es esencial sacar a la gente de su zona de confort, lo que también podría incluir asignarles tareas que supongan un estiramiento. Anima a los empleados a buscar nuevas formas de resolver los problemas y recompénsales por ello. La resolución de problemas y la creatividad son muy necesarias en tiempos de incertidumbre».
