Project Description
Gran distrito escolar estatal
Industria
Educación pública estatal
Cliente
Gran distrito escolar estatal
Enfoque
Automatización de procesos para la autoadministración de reclamaciones y funcionalidad de informes mejorada
Sistema anterior
Sistema de gestión de riesgos/hojas de cálculo heredados
Desafío
El Cliente tiene más de 500 ubicaciones, más de 157.000 estudiantes y casi 20.000 empleados. Su sistema heredado existente no satisfacía sus necesidades. El Cliente informó: “Nuestro sistema existente (anterior a Riskonnect) era torpe y difícil de usar. No era intuitivo, las funciones de informes eran demasiado complicadas: ¡casi necesitabas ser programador para ejecutar un informe!” El Cliente autoadministra sus reclamaciones, y su proceso era muy manual con una capacidad limitada para iniciar la automatización que ahorra tiempo. Como resultado, los peritos solo cumplían con su requisito de procedimiento de completar el Plan de Acción (POA) requerido el 30% de las veces.
Solución Riskonnect
El Cliente eligió Riskonnect debido a la interfaz intuitiva, la capacidad de configurar rápidamente automatizaciones para sus necesidades comerciales específicas y la flexibilidad del sistema para adaptarse a su necesidad de una funcionalidad de informes ad hoc sofisticada y fácil de crear. Riskonnect proporcionó al Cliente una plataforma de trabajo de gestión de riesgos totalmente configurada con un sencillo asistente de arrastrar y soltar (¡no se requieren habilidades de programación!) para crear informes ad hoc que incorporen filtrado, clasificación y relaciones complejas, incluidos gráficos. Con la plataforma de trabajo de Riskonnect, los usuarios tienen control total para generar y personalizar sus informes, o pueden personalizar cualquiera de los 15 paneles y 31 informes estándar. Los informes se pueden programar para que se envíen automáticamente por correo electrónico a los destinatarios previstos. Riskonnect también mejoró su proceso de recepción de incidentes con el uso de un portal web, configurado según las especificaciones del Cliente. Requerían que solo ciertas personas preaprobadas tuvieran acceso al sitio con el uso de verificaciones de identidad especificadas por la agencia. El formulario de admisión consta de listas de búsqueda para facilitar la entrada, la población automática de campos y las validaciones que garantizan que se incluya toda la información requerida para los informes estatales. Los flujos de trabajo automáticos garantizan que los administradores tengan acceso rápido para evaluar y gestionar las reclamaciones.
Para abordar la necesidad del cliente de automatización y un proceso mejorado para la autoadministración de sus reclamaciones, la plataforma de trabajo de gestión de riesgos de Riskonnect ofreció al Cliente una tremenda flexibilidad en la creación de flujos de trabajo para automatizar fácilmente las tareas previamente manuales. Por ejemplo, ahora pueden programar automáticamente los pagos de indemnización, que pueden calcular las distribuciones de terceros del pago de indemnización, como para manutención de niños o honorarios legales. Anteriormente, las notas de los gestores de casos de enfermería tenían que copiarse y pegarse en su anterior sistema heredado. Con Riskonnect, sus gestores de casos pueden iniciar sesión en el sistema Riskonnect e introducir sus propias notas.
Riskonnect configuró un objeto para el Cliente titulado “Plan Of Action”. Ahora, cuando una reclamación se convierte en “Lost Time Claim”, el flujo de trabajo automatizado activa una tarea para el perito informándole del requisito de crear un nuevo POA dentro de un cierto período de tiempo. Si no crean el POA requerido dentro de un cierto período de tiempo, se les envía otro recordatorio como seguimiento. El sistema envía automáticamente un informe que detalla las tareas incompletas al supervisor apropiado para que cualquier elemento pendiente pueda abordarse rápidamente y se puedan cumplir los plazos/requisitos de la agencia.
Resultados
El sistema de este Cliente acaba de ser implementado, y ya están experimentando un beneficio increíble de los procesos y automatizaciones mejorados. En particular, han recibido comentarios positivos tremendos de sus peritos sobre lo fácil que es usar el sistema, y cómo las automatizaciones y el nuevo objeto POA les está empoderando en sus tareas diarias. Otros beneficios que ya se están reconociendo incluyen:
- Integración exitosa de todos los procesos de reclamaciones de autoadministración entre el Cliente, los peritos y los gestores de casos de enfermería.
- Precisión de datos mejorada mediante el uso de validaciones de campo y con la eliminación de los procesos manuales de copiar/pegar
- Eficiencia mejorada en torno a los requisitos de informes estatales mediante el uso del portal de recepción de incidentes; los informes incompletos ya no son un problema
- Reducción de errores en los procesos de pago, capacidad enormemente mejorada para rastrear y gestionar los pagos
