Project Description
Gran distrito escolar estatal
Industria
Educación Pública Estatal
Cliente
Gran distrito escolar estatal
Enfoque
Automatización de los procesos de Autogestión de siniestros y mejora de la funcionalidad de los informes
Sistema anterior
Sistema heredado de gestión de riesgos/hojas de cálculo
Desafío
El cliente tiene más de 500 sedes, más de 157.000 alumnos y casi 20.000 empleados. Su sistema heredado no satisfacía sus necesidades. El cliente declaró: «Nuestro sistema actual (anterior a Riskonnect) era tosco y difícil de usar. No era intuitivo, las funciones de elaboración de informes eran demasiado complicadas: ¡casi necesitabas ser programador para ejecutar un informe!». El Cliente autogestiona sus siniestros, y su proceso era muy manual, con una capacidad limitada para iniciar la automatización que ahorra tiempo. Como resultado, los peritos sólo cumplían su requisito de procedimiento de completar el Plan de Acción (POA) requerido el 30% de las veces.
Solución Riskonnect
El Cliente eligió Riskonnect por su interfaz intuitiva, la capacidad de configurar rápidamente automatizaciones para sus necesidades empresariales específicas y la flexibilidad del sistema para adaptarse a su necesidad de una funcionalidad de informes ad hoc sofisticada y fácil de crear. Riskonnect proporcionó al Cliente una plataforma de trabajo de gestión de riesgos totalmente configurada con un sencillo asistente de arrastrar y soltar (¡sin necesidad de conocimientos de programación!) para crear informes ad hoc que incorporan filtrado, clasificación y relaciones complejas, incluidos cuadros y gráficos. Con la plataforma de trabajo Riskonnect, los usuarios tienen el control total para generar y personalizar sus informes, o pueden personalizar cualquiera de los 15 cuadros de mando y 31 informes estándar. Los informes pueden programarse para que se envíen automáticamente por correo electrónico a los destinatarios previstos. Riskonnect también mejoró su proceso de admisión de incidentes con el uso de un portal web, configurado según las especificaciones del Cliente. Exigieron que sólo determinadas personas preaprobadas tuvieran acceso al sitio con el uso de verificaciones de identidad especificadas por la agencia. El formulario de entrada consta de listas de búsqueda para facilitar la entrada, población automática de campos y validaciones que garantizan que se incluye toda la información necesaria para los informes estatales. Los flujos de trabajo automáticos garantizan a los administradores un acceso rápido para evaluar y gestionar las solicitudes.
Para responder a la necesidad de automatización del cliente y de un proceso mejorado para la autoadministración de sus siniestros, la plataforma de trabajo de gestión de riesgos Riskonnect ofreció al Cliente una enorme flexibilidad en la creación de flujos de trabajo para automatizar fácilmente tareas que antes eran manuales. Por ejemplo, ahora pueden programar automáticamente pagos de indemnizaciones, que pueden calcular distribuciones a terceros a partir del pago de la indemnización, como para manutención de hijos u honorarios de abogados. Antes, las notas de sus enfermeras gestoras de casos tenían que copiarse y pegarse en su anterior sistema heredado. Con Riskonnect, sus gestores de casos pueden iniciar sesión en el sistema Riskonnect e introducir sus propias notas.
Riskonnect configuró un objeto para el Cliente titulado ‘Plan de Acción’. Ahora, cuando un siniestro se convierte en ‘Siniestro de Tiempo Perdido’, el flujo de trabajo automatizado lanza una tarea al Perito informándole del requisito de crear un nuevo POA en un plazo determinado. Si no crean el POA requerido en un plazo determinado, se les envía otro recordatorio como seguimiento. El sistema envía automáticamente un informe detallando las tareas incompletas al supervisor correspondiente, de modo que cualquier asunto pendiente pueda abordarse rápidamente y puedan cumplirse los plazos/requisitos de la agencia.
Resultados
El sistema de este cliente acaba de implantarse, y ya están experimentando increíbles beneficios de los procesos mejorados y las automatizaciones. En concreto, han recibido comentarios muy positivos de sus peritos sobre lo fácil que es utilizar el sistema y cómo las automatizaciones y el nuevo objeto POA les ayudan en sus tareas diarias. Otras ventajas que ya se están reconociendo son:
- Integró con éxito todos los procesos de autoadministración de siniestros entre el Cliente, los Peritos y las Enfermeras Gestoras de Casos.
- Mejora de la precisión de los datos mediante el uso de validaciones de campo y con la eliminación de los procesos manuales de copiar y pegar
- Mejora de la eficacia en torno a los requisitos estatales de presentación de informes mediante el uso del portal de admisión de incidentes; la presentación de informes incompletos ya no es un problema.
- Reducción de errores en los procesos de pago, gran mejora de la capacidad de seguimiento y gestión de los pagos
