Project Description

Grand district scolaire d’État

Industrie

Éducation publique d’État

Cliente

Grand district scolaire d’État

Mise au point

Automatisation des processus pour la gestion autonome des réclamations et amélioration des fonctionnalités de reporting

Système précédent

Système de gestion des risques hérité / feuilles de calcul

Défi

Le Client dispose de plus de 500 emplacements, de plus de 157 000 étudiants et de près de 20 000 employés. Leur système hérité existant ne répondait pas à leurs besoins. Le Client a déclaré : « Notre système existant (avant Riskonnect) était lourd et difficile à utiliser. Il n’était pas intuitif, les fonctionnalités de reporting étaient trop compliquées – il fallait presque être programmeur pour générer un rapport ! » Le Client gère ses réclamations de manière autonome, et leur processus était largement manuel avec une capacité limitée à initier des automatisations permettant d’économiser du temps. En conséquence, les experts n’atteignaient leur exigence procédurale de compléter le Plan d’Action (POA) requis que 30 % du temps.

Solution Riskonnect

Le Client a choisi Riskonnect en raison de l’interface intuitive, de la capacité à configurer rapidement des automatisations selon leurs besoins métier spécifiques, et de la flexibilité du système pour s’adapter à leur besoin de fonctionnalités de reporting ad hoc sophistiquées et faciles à créer. Riskonnect a fourni au Client une plateforme de travail de gestion des risques entièrement configurée avec un assistant simple par glisser-déposer (aucune compétence en programmation requise !) pour créer des rapports ad hoc intégrant des filtres, tris et relations complexes, y compris des graphiques. Avec la plateforme de travail Riskonnect, les utilisateurs ont un contrôle complet pour générer et personnaliser leurs rapports, ou ils peuvent personnaliser n’importe lequel des 15 tableaux de bord et 31 rapports standard. Les rapports peuvent être programmés pour être envoyés automatiquement par e-mail aux destinataires prévus. Riskonnect a également amélioré leur processus de saisie d’incidents avec l’utilisation d’un portail web, configuré selon les spécifications du Client. Ils exigeaient que seules certaines personnes pré-approuvées aient accès au site avec l’utilisation de vérifications d’identité spécifiées par l’agence. Le formulaire de saisie comprend des listes de recherche pour une saisie facile, un remplissage automatique des champs et des validations qui garantissent que toutes les informations requises pour le reporting d’État sont incluses. Les flux de travail automatiques garantissent aux administrateurs un accès rapide pour évaluer et gérer les réclamations.

Pour répondre au besoin du client d’automatisation et d’amélioration du processus pour la gestion autonome de leurs réclamations, la plateforme de travail de gestion des risques Riskonnect a offert au Client une flexibilité considérable dans la création de flux de travail pour automatiser facilement les tâches précédemment manuelles. Par exemple, ils sont maintenant capables de programmer automatiquement les paiements d’indemnisation, qui peuvent calculer les distributions de tiers à partir du paiement d’indemnisation, comme pour la pension alimentaire ou les frais juridiques. Auparavant, les notes de leurs Gestionnaires de Cas Infirmiers devaient être copiées et collées dans leur système hérité précédent. Avec Riskonnect, leurs gestionnaires de cas peuvent se connecter au système Riskonnect et saisir leurs propres notes.

Riskonnect a configuré un objet pour le Client intitulé « Plan d’Action ». Maintenant, lorsqu’une réclamation est convertie en « Réclamation avec Arrêt de Travail », un flux de travail automatisé déclenche une tâche à l’Expert l’informant de l’exigence de créer un nouveau POA dans un délai déterminé. S’ils ne créent pas le POA requis dans un délai déterminé, un autre rappel leur est envoyé en suivi. Le système envoie automatiquement un rapport détaillant les tâches incomplètes au superviseur approprié afin que tous les éléments en suspens puissent être rapidement traités et que les délais/exigences de l’agence puissent être respectés.

Résultats

Le système de ce Client vient d’être mis en œuvre, et ils bénéficient déjà d’avantages incroyables grâce aux processus améliorés et aux automatisations. En particulier, ils ont reçu des retours extrêmement positifs de leurs Experts sur la facilité d’utilisation du système, et sur la façon dont les automatisations et le nouvel objet POA les responsabilisent dans leurs tâches quotidiennes. D’autres avantages déjà reconnus incluent :

  1. Intégration réussie de tous les processus de gestion autonome des réclamations entre le Client, les Experts et les Gestionnaires de Cas Infirmiers.
  2. Amélioration de la précision des données grâce à l’utilisation de validations de champs et à la suppression des processus manuels de copier/coller
  3. Amélioration de l’efficacité autour des exigences de reporting d’État grâce à l’utilisation du portail de saisie d’incidents ; le reporting incomplet n’est plus un problème
  4. Réduction des erreurs dans les processus de paiement, capacité grandement améliorée à suivre et gérer les paiements