Project Description

Grand district scolaire de l’État

L’industrie

État de l’éducation publique

Client

Grand district scolaire de l’État

Focus

Automatisation des processus d’autogestion des demandes d’indemnisation et amélioration de la fonctionnalité des rapports

Système précédent

Système de gestion des risques hérité du passé / feuilles de calcul

Défi

Le client possède plus de 500 sites, plus de 157 000 étudiants et près de 20 000 employés. Son ancien système ne répondait pas à ses besoins. Le client a déclaré : « Notre système existant (avant Riskonnect) était lourd et difficile à utiliser. Il n’était pas intuitif, les fonctions de rapport étaient trop compliquées – il fallait presque être un programmeur pour exécuter un rapport ! Le client gère lui-même ses sinistres et son processus était très manuel, avec une capacité limitée à mettre en place une automatisation permettant de gagner du temps. En conséquence, les experts ne remplissaient leur obligation procédurale de compléter le Plan d’Action (POA) requis que dans 30% des cas.

Solution Riskonnect

Le client a choisi Riskonnect en raison de son interface intuitive, de sa capacité à configurer rapidement des automatismes en fonction de ses besoins spécifiques et de la souplesse du système qui lui permet de répondre à ses besoins en matière de rapports ad hoc sophistiqués et faciles à créer. Riskonnect a fourni au client une plate-forme de travail de gestion des risques entièrement configurée avec un simple assistant de glisser-déposer (aucune compétence en programmation n’est requise !) pour créer des rapports ad hoc qui intègrent des filtres, des tris et des relations complexes, y compris des diagrammes et des graphiques. Avec la plateforme de travail Riskonnect, les utilisateurs ont un contrôle total sur la génération et la personnalisation de leurs rapports, ou ils peuvent personnaliser n’importe lequel des 15 tableaux de bord et des 31 rapports standard. Les rapports peuvent être programmés pour être envoyés automatiquement par courrier électronique aux destinataires prévus. Riskonnect a également amélioré son processus de réception des incidents grâce à l’utilisation d’un portail web, configuré selon les spécifications du client. Il a exigé que seules certaines personnes approuvées à l’avance aient accès au site en utilisant des vérifications d’identité spécifiées par l’agence. Le formulaire d’admission se compose de listes de consultation pour faciliter la saisie, d’un remplissage automatique des champs et de validations qui garantissent que toutes les informations requises pour les rapports de l’État sont incluses. Des flux de travail automatiques permettent aux administrateurs d’accéder rapidement à l’évaluation et à la gestion des demandes.

Pour répondre au besoin d’automatisation et d’amélioration du processus d’auto-administration des demandes d’indemnisation, la plateforme de gestion des risques Riskonnect a offert au client une grande flexibilité dans la création de flux de travail afin d’automatiser facilement des tâches auparavant manuelles. Par exemple, il est maintenant en mesure de programmer automatiquement les paiements d’indemnités, ce qui permet de calculer les distributions à des tiers à partir du paiement de l’indemnité, par exemple pour la pension alimentaire ou les frais juridiques. Auparavant, les notes des infirmières gestionnaires de cas devaient être copiées et collées dans leur ancien système. Avec Riskonnect, les gestionnaires de cas peuvent se connecter au système Riskonnect et saisir leurs propres notes.

Riskonnect a configuré un objet pour le client intitulé « Plan d’action ». Désormais, lorsqu’un sinistre est converti en  » sinistre avec perte de temps « , un flux de travail automatisé déclenche une tâche pour l’expert l’informant de la nécessité de créer un nouveau POA dans un certain délai. S’il ne crée pas le POA requis dans un certain délai, un autre rappel lui est envoyé en guise de suivi. Le système envoie automatiquement un rapport détaillant les tâches incomplètes au superviseur approprié afin que les points en suspens puissent être traités rapidement et que les délais/exigences de l’agence puissent être respectés.

Résultats

Le système de ce client vient juste d’être mis en place et il bénéficie déjà de l’amélioration des processus et de l’automatisation. En particulier, il a reçu des commentaires extrêmement positifs de la part de ses experts sur la facilité d’utilisation du système et sur la façon dont les automatismes et le nouvel objet POA leur permettent de s’acquitter de leurs tâches quotidiennes. D’autres avantages ont déjà été constatés :

  1. Intégration réussie de tous les processus d’auto-administration des demandes d’indemnisation entre le client, les experts et les infirmières gestionnaires de cas.
  2. Amélioration de la précision des données grâce à l’utilisation de validations de champs et à la suppression des processus manuels de copier/coller.
  3. Amélioration de l’efficacité en ce qui concerne les exigences des États en matière de rapports grâce à l’utilisation du portail de réception des incidents ; les rapports incomplets ne posent plus de problème.
  4. Réduction des erreurs dans les processus de paiement, amélioration considérable de la capacité à suivre et à gérer les paiements