Project Description

Großer staatlicher Schulbezirk

Industrie

Öffentliche Bildung im Staat

Kunde

Großer staatlicher Schulbezirk

Fokus

Automatisierung von Prozessen für die Selbstverwaltung von Ansprüchen und verbesserte Berichtsfunktionalität

Vorheriges System

Altes Risikomanagementsystem/Tabellenkalkulationen

Herausforderung

Der Kunde hat über 500 Standorte, über 157.000 Schüler und fast 20.000 Mitarbeiter. Ihr bestehendes Altsystem erfüllte ihre Bedürfnisse nicht. Der Kunde berichtete: „Unser bestehendes System (vor Riskonnect) war schwerfällig und schwierig zu bedienen. Es war nicht intuitiv, die Berichtsfunktionen waren übermäßig kompliziert – man musste fast ein Programmierer sein, um einen Bericht zu erstellen!“ Der Kunde verwaltet seine Ansprüche selbst, und sein Prozess war stark manuell mit begrenzten Möglichkeiten, zeitsparende Automatisierungen zu initiieren. Infolgedessen erfüllten die Sachbearbeiter nur zu 30 % ihre verfahrenstechnische Anforderung, den erforderlichen Maßnahmenplan (POA) zu erstellen.

Riskonnect-Lösung

Der Kunde entschied sich für Riskonnect aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche, der Möglichkeit, schnell Automatisierungen an seine spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen, und der Flexibilität des Systems, seinen Bedarf an ausgefeilten, einfach zu erstellenden Ad-hoc-Berichtsfunktionen zu decken. Riskonnect stellte dem Kunden eine vollständig konfigurierte Risikomanagement-Arbeitsplattform mit einem einfachen Drag-and-Drop-Assistenten (keine Programmierkenntnisse erforderlich!) zur Erstellung von Ad-hoc-Berichten zur Verfügung, die komplexe Filterungen, Sortierungen und Beziehungen, einschließlich Diagrammen und Grafiken, beinhalten. Mit der Riskonnect-Arbeitsplattform haben die Benutzer die vollständige Kontrolle, um ihre Berichte zu erstellen und anzupassen, oder sie können eines der 15 Dashboards und 31 Standardberichte anpassen. Berichte können so geplant werden, dass sie automatisch per E-Mail an die vorgesehenen Empfänger gesendet werden. Riskonnect verbesserte auch den Prozess der Vorfallserfassung durch die Verwendung eines Website-Portals, das nach den Vorgaben des Kunden konfiguriert wurde. Sie forderten, dass nur bestimmte, vorab genehmigte Personen mit Hilfe von agenturspezifischen Identitätsprüfungen Zugriff auf die Website haben sollten. Das Erfassungsformular besteht aus Nachschlage-Listen zur einfachen Eingabe, automatischer Feldpopulation und Validierungen, die sicherstellen, dass alle für die staatliche Berichterstattung erforderlichen Informationen enthalten sind. Automatische Workflows stellen sicher, dass Administratoren schnell auf die Bewertung und Verwaltung von Ansprüchen zugreifen können.

Um den Bedarf des Kunden an Automatisierung und einem verbesserten Prozess für die Selbstverwaltung seiner Ansprüche zu decken, bot die Riskonnect-Risikomanagement-Arbeitsplattform dem Kunden eine enorme Flexibilität bei der Erstellung von Workflows, um zuvor manuelle Aufgaben einfach zu automatisieren. Zum Beispiel können sie jetzt automatisch Entschädigungszahlungen planen, die Drittverteilungen aus der Entschädigungszahlung berechnen können, z. B. für Kindesunterhalt oder Anwaltskosten. Zuvor mussten die Notizen der Krankenschwestern in ihr vorheriges Altsystem kopiert und eingefügt werden. Mit Riskonnect können sich ihre Fallmanager in das Riskonnect-System einloggen und ihre eigenen Notizen eingeben.

Riskonnect konfigurierte ein Objekt für den Kunden mit dem Titel „Maßnahmenplan“. Wenn nun ein Anspruch in „Verlorene Zeit Anspruch“ umgewandelt wird, löst ein automatisierter Workflow eine Aufgabe an den Sachbearbeiter aus, die ihn über die Notwendigkeit informiert, innerhalb eines bestimmten Zeitraums einen neuen POA zu erstellen. Wenn sie den erforderlichen POA nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums erstellen, wird ihnen eine weitere Erinnerung als Follow-up zugesandt. Das System sendet automatisch einen Bericht mit unvollständigen Aufgaben an den zuständigen Vorgesetzten, so dass alle ausstehenden Punkte schnell bearbeitet und Fristen/Behördenanforderungen erfüllt werden können.

Ergebnisse

Das System dieses Kunden wurde gerade implementiert, und er profitiert bereits enorm von den verbesserten Prozessen und Automatisierungen. Insbesondere haben sie von ihren Sachbearbeitern ein enormes positives Feedback darüber erhalten, wie einfach das System zu bedienen ist und wie die Automatisierungen und das neue POA-Objekt sie bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. Weitere Vorteile, die bereits erkannt werden, sind:

  1. Erfolgreiche Integration aller Prozesse zur Selbstverwaltung von Ansprüchen zwischen dem Kunden, den Sachbearbeitern und den Krankenschwestern.
  2. Verbesserte Datengenauigkeit durch die Verwendung von Feldvalidierungen und die Beseitigung manueller Kopier-/Einfügeprozesse
  3. Verbesserte Effizienz bei den staatlichen Berichtspflichten durch die Verwendung des Vorfallserfassungsportals; unvollständige Berichterstattung ist kein Problem mehr
  4. Reduzierung von Fehlern in Zahlungsprozessen, stark verbesserte Fähigkeit, Zahlungen zu verfolgen und zu verwalten