Project Description
Grande distrito escolar estadual
Indústria
Educação Pública do Estado
Cliente
Grande distrito escolar estadual
Concentra-te
Automatização dos processos de autoadministração de sinistros e melhoria da funcionalidade de elaboração de relatórios
Sistema anterior
Sistema de gestão de risco antigo/folhas de cálculo
Desafio
O cliente tem mais de 500 locais, mais de 157.000 alunos e quase 20.000 funcionários. O sistema legado existente não atendia às suas necessidades. O cliente relatou: “Nosso sistema existente (antes do Riskonnect) era desajeitado e difícil de usar. Não era intuitivo, as funcionalidades de elaboração de relatórios eram demasiado complicadas – quase precisavas de ser um programador para elaborar um relatório!” O Cliente administrava os seus sinistros por conta própria e o seu processo era fortemente manual, com capacidade limitada para iniciar a automatização para poupar tempo. Como resultado, os reguladores apenas cumpriam o requisito processual de completar o Plano de Ação (POA) necessário em 30% das vezes.
Solução Riskonnect
O Cliente escolheu o Riskonnect devido à sua interface intuitiva, à capacidade de configurar rapidamente as automações de acordo com as suas necessidades comerciais específicas e à flexibilidade do sistema para acomodar a sua necessidade de funcionalidade de relatórios ad hoc sofisticados e fáceis de criar. O Riskonnect forneceu ao Cliente uma plataforma de trabalho de Gerenciamento de Riscos totalmente configurada, com um assistente simples de arrastar e soltar (não são necessárias habilidades de programação!) para criar relatórios ad hoc que incorporam filtragem, classificação e relacionamentos complexos, incluindo tabelas e gráficos. Com a plataforma de trabalho Riskonnect, os usuários têm controle total para gerar e personalizar seus relatórios, ou podem personalizar qualquer um dos 15 painéis e 31 relatórios padrão. Os relatórios podem ser programados para serem enviados automaticamente por e-mail para os destinatários pretendidos. A Riskonnect também melhorou o seu processo de registo de incidentes com a utilização de um portal na Internet, configurado de acordo com as especificações do Cliente. O cliente exigiu que apenas determinados indivíduos pré-aprovados tivessem acesso ao site, com o uso de verificações de identidade especificadas pela agência. O formulário de admissão é composto por listas de pesquisa para facilitar a introdução, preenchimento automático de campos e validações que garantem a inclusão de todas as informações necessárias para os relatórios estatais. Os fluxos de trabalho automáticos garantem que os administradores têm acesso rápido para avaliar e gerir os pedidos.
Para atender à necessidade do cliente de automação e de um processo aprimorado para a autoadministração de seus sinistros, a plataforma de trabalho de gerenciamento de riscos Riskonnect ofereceu ao cliente uma enorme flexibilidade na criação de fluxos de trabalho para automatizar facilmente as tarefas anteriormente manuais. Por exemplo, agora podem programar automaticamente os pagamentos de indemnizações, que podem calcular as distribuições de terceiros a partir do pagamento de indemnizações, como por exemplo, para pensões de alimentos ou taxas legais. Anteriormente, as anotações dos enfermeiros gerentes de caso tinham que ser copiadas e coladas no sistema legado anterior. Com o Riskonnect, os gestores de casos podem iniciar sessão no sistema Riskonnect e introduzir as suas próprias notas.
O Riskonnect configurou um objeto para o Cliente intitulado ‘Plano de Ação’. Agora, quando um sinistro é convertido em ‘Sinistro por Tempo Perdido’, o fluxo de trabalho automatizado aciona uma tarefa para o Ajustador, informando-o da necessidade de criar um novo POA dentro de um determinado período de tempo. Se não criarem a POA necessária num determinado período de tempo, é-lhes enviado outro lembrete como acompanhamento. O sistema envia automaticamente um relatório detalhando as tarefas incompletas para o supervisor apropriado, para que quaisquer itens pendentes possam ser rapidamente tratados e os prazos/requisitos da agência possam ser cumpridos.
Resultados
O sistema deste cliente acabou de ser implementado e ele já está a sentir um benefício incrível com os processos melhorados e as automatizações. Em particular, receberam um enorme feedback positivo dos seus Ajustadores sobre a facilidade de utilização do sistema e sobre a forma como as automatizações e o novo objeto POA os estão a capacitar nas suas tarefas diárias. Outros benefícios que já estão a ser reconhecidos incluem:
- Integrou com êxito todos os processos de sinistros de autoadministração entre o Cliente, os Peritos e os Enfermeiros Gestores de Casos.
- Melhoria da exatidão dos dados através da utilização de validações de campo e da eliminação de processos manuais de copiar/colar
- Melhoria da eficiência em relação aos requisitos de comunicação do Estado através da utilização do portal de registo de incidentes; a comunicação incompleta deixou de ser um problema
- Redução de erros nos processos de pagamento, melhoria significativa da capacidade de controlo e gestão dos pagamentos
