A gestão eficaz de riscos é crucial para proteger os ativos e a reputação da sua organização e para garantir o sucesso a longo prazo. À medida que as ameaças e vulnerabilidades se tornam cada vez mais complexas e as operações se tornam fortemente dependentes de sistemas e tecnologia, a necessidade de ferramentas sofisticadas para gerir estes riscos nunca foi tão grande. É aqui que entra o software de GRC, oferecendo uma solução abrangente para identificar, avaliar e mitigar potenciais riscos.
No entanto, nem todas as plataformas de software de GRC são iguais. Para garantir que escolhe a ferramenta certa para as suas necessidades, aqui estão quinze características essenciais de software de gestão de risco que capacitarão a sua equipa para gerir os riscos de forma eficiente e eficaz.
Registos e Tipos de Risco Ilimitados: Procure uma ferramenta de GRC com capacidades de gestão de risco que lhe permitam criar um número ilimitado de registos de risco com diferentes categorias e tipos. Isto facilitará às equipas a criação de vários registos de risco digitais dentro da plataforma e a elaboração de relatórios sobre o risco em várias equipas, locais e departamentos. Esta abordagem permitirá aos líderes analisar em detalhe o risco em certas áreas e visualizar o risco em toda a empresa como um todo. Procure ferramentas que ofereçam governança de dados na forma de menus suspensos, campos pesquisáveis e campos obrigatórios para garantir que os dados de risco sejam inseridos de forma consistente em todos os locais e equipas.
Avaliações de Risco Automatizadas Online: Procure um software de GRC que lhe permita implementar as suas avaliações de risco online. Aceda aos formulários e modelos de melhores práticas dentro da ferramenta para desenhar formulários de avaliação de risco que funcionem para todas as áreas da sua organização, capturando detalhes críticos. Os fluxos de trabalho automatizados podem ser usados para enviar avaliações de risco regulares por e-mail, eliminando a necessidade de circulação manual de formulários. Os lembretes são enviados automaticamente quando os formulários não são preenchidos dentro do prazo exigido. À medida que os funcionários preenchem os formulários de avaliação de risco, todos os dados fluem diretamente para o software de gestão de risco, ligados ao risco relevante, recolhendo dados adequados para fins de monitorização de risco. Esta automação simplifica o processo, reduz a administração e o esforço duplicado, e garante que os dados sejam preenchidos atempadamente no formato correto para gerar resultados de relatórios mais precisos.
Biblioteca de Controlos Digital: Escolha uma plataforma de gestão de risco empresarial que ofereça a funcionalidade de criar uma biblioteca de controlos, permitindo-lhe definir controlos para cada risco no registo de riscos. Use a plataforma para construir uma biblioteca digital de controlos, que podem ser políticas, documentos de procedimentos, processos passo a passo, verificações regulares ou equipamentos de segurança. Escolha uma solução que lhe permita realizar a monitorização de controlos e efetuar testes regulares de controlos para garantir que cada controlo é eficaz. Certifique-se de que a plataforma que escolher lhe permite mapear e ligar múltiplos riscos e controlos para construir uma imagem completa de cada risco, como está a ser gerido e a sua eficácia.
Funcionalidade de Apetite ao Risco: Procure soluções que permitam à sua empresa definir um apetite ao risco e operar dentro dele. Deve ser capaz de definir indicadores-chave de risco (KRIs) para cada risco no registo de riscos e monitorizar os níveis de risco visualizando dados operacionais e realizando avaliações de risco. Quando os níveis de risco se tornam demasiado elevados, as empresas serão alertadas para que possam implementar controlos adicionais e ações de remediação para se manterem dentro das tolerâncias desejadas.
Fluxos de Trabalho de Escalada e Mitigação de Riscos: Naturalmente, alguns riscos atingirão um nível elevado e precisarão de ser abordados. Portanto, as empresas devem procurar uma plataforma de gestão de risco com fluxos de trabalho de escalada e mitigação de riscos. Esta funcionalidade significa que, uma vez que um nível de risco é demasiado elevado, as partes interessadas relevantes receberão notificações permitindo-lhes tomar medidas. Cada ação que tomam e os resultados consequentes são documentados, fornecendo um registo de auditoria completo de como e quando o risco foi tratado e por quem.
Personalizável: Procure uma ferramenta de gestão de risco que seja fácil de personalizar e configurar internamente pela sua equipa, sem a necessidade de custos elevados com serviços profissionais e codificação por parte do fornecedor de software. A maioria das plataformas de gestão de risco oferece uma variedade de registos de risco, fluxos de trabalho, modelos, estruturas, formulários e relatórios prontos a usar que se alinham com as melhores práticas da indústria em gestão de risco, mas a maioria das empresas terá alguns campos adicionais, relatórios, processos de escalada ou terminologia interna que precisarão de incorporar no sistema. Escolher uma plataforma altamente configurável é essencial para garantir que a plataforma funciona para as necessidades específicas da sua organização e assegurará que a plataforma pode escalar e crescer à medida que o seu programa de gestão de risco amadurece.
Hierarquia de Permissões de Utilizador: Procure uma plataforma que ofereça uma hierarquia de permissões de utilizador. Isto permitirá às empresas definir diretrizes sobre o que cada utilizador pode fazer na plataforma. O pessoal operacional principal poderá aceder ao sistema para completar tarefas simples como avaliações de risco online e verificações e testes de controlo. Os gestores intermédios e líderes de equipa terão mais acesso para adicionar riscos ao registo de riscos e aprovar riscos, e também receberão notificações sobre níveis de risco elevados e avaliações de risco e verificações de controlo pendentes na sua área. As equipas de liderança terão acesso a painéis de visão geral de risco de alto nível para compreender a exposição ao risco em toda a empresa. Cada utilizador teria essencialmente o seu próprio “painel” de visualização onde podem ver as suas tarefas e aprovações futuras e estatísticas-chave relacionadas com as suas áreas de responsabilidade.
Integrações API: Procure uma plataforma de risco que permita integrações API com os seus outros sistemas e fontes de dados. Isto permitirá extrair dados operacionais de outros sistemas e folhas de cálculo para a ferramenta de gestão de risco para monitorizar os níveis de risco. Isto garante uma única fonte de verdade no seu programa de gestão de risco e nos resultados de relatórios subsequentes, já que todos estão a trabalhar com o mesmo conjunto de dados. Também elimina erros de transferência de dados e tarefas administrativas. As APIs podem extrair dados de sistemas financeiros, bases de dados operacionais e outras fontes relevantes para enriquecer as avaliações de risco, levando a uma melhor tomada de decisões.
Gestão de Incidentes: A sinergia entre a gestão de risco e o relato de incidentes é inegável, com numerosos riscos a traduzirem-se em incidentes significativos e as causas dos incidentes muitas vezes a encontrarem o seu caminho para o registo de riscos. Portanto, é importante escolher uma plataforma de gestão de risco que ofereça capacidades de relato de incidentes de melhores práticas na mesma solução de software. Os funcionários devem poder registar incidentes através de formulários online capturando todos os dados, incluindo data, hora, funcionários envolvidos, fotos, evidências documentais e URLs, etc. Uma vez registado um incidente, este será escalado de acordo com a rota de escalada acordada e, a partir daí, fluxos de trabalho automatizados permitem à equipa registar ações de remediação e passos para resolver o incidente. Procure ferramentas que lhe permitam mapear incidentes de volta aos riscos originais, isto apoiará resultados de relatórios aprimorados e permitirá às empresas alocar orçamento e recursos para reduzir os incidentes e áreas de risco mais críticos.
Ligar o Risco aos Objetivos e Metas Estratégicas: Procure plataformas que lhe permitam gerir o risco em linha com os objetivos estratégicos e o desempenho empresarial. Muitas plataformas de GRC com capacidades de gestão de risco permitem-lhe planear e executar a sua estratégia na mesma plataforma. Isto permite às empresas assumir certos riscos na prossecução dos seus objetivos estratégicos e evitar riscos em áreas que afetarão negativamente os seus objetivos. O mesmo pode ser feito para o “desempenho empresarial”. Assumir um risco pode ter um impacto positivo ou negativo no desempenho operacional, compreender esta correlação ajudará as organizações a assumir os riscos certos e evitar aqueles que terão um impacto prejudicial no seu desempenho.
Resultados de Relatórios Automatizados: Procure soluções que ofereçam uma variedade de relatórios de risco prontos a usar. Muitas plataformas oferecem relatórios de visualização de dados como mapas de calor, análise de gravata borboleta e até painéis perfuráveis do Microsoft Power BI. Pense nos resultados de relatórios que precisaria de extrair da ferramenta e certifique-se de que a plataforma que seleciona pode acomodar esses requisitos. Os relatórios automatizados poupam às equipas de risco quantidades copiosas de tempo, permitindo que o pessoal concentre os seus esforços em estratégias de mitigação de risco estratégicas. Procure soluções de risco que ofereçam resultados de relatórios executivos e externos para líderes e partes externas que não têm acesso à plataforma, mas querem ver resultados de dados em tempo real para obter uma visão instantânea da exposição ao risco.
Alinha-se com Estruturas Populares de Gestão de Risco: Muitas organizações são obrigadas a gerir o risco de acordo com certas estruturas e diretrizes obrigatórias, incluindo COSO, Basileia III, SOX, ISO 31000, CPS 230, NIST, HIPAA, e até mesmo alguns regulamentos de privacidade de dados como GDPR e PSI DSS. Portanto, certifique-se de escolher uma plataforma de gestão de risco que ofereça estruturas de risco e conformidade de melhores práticas para estruturar as suas operações de acordo com estes requisitos.
Oferece Capacidades GRC Mais Amplas: Naturalmente, a gestão de risco é uma função central na maioria das organizações, mas quando as práticas de gestão de risco são integradas com outras funções GRC centrais como conformidade, gestão de incidentes, ESG, gestão de políticas, gestão de projetos, saúde e segurança, e governança corporativa, fornece uma abordagem muito mais profunda e integrada à gestão de risco que impulsiona valiosos resultados de relatórios. Procure uma ferramenta que ofereça múltiplas capacidades GRC numa plataforma holística, pode não precisar de todas as capacidades na implementação inicial, mas será benéfico ter a funcionalidade disponível no futuro à medida que escala e amadurece o seu programa de gestão de risco.
Altamente Classificado por Analistas e Clientes: Com tantas plataformas de gestão de risco para escolher, é melhor optar por uma solução que seja altamente classificada por analistas líderes e sites de avaliação de clientes. Certifique-se de verificar as avaliações dos clientes em sites de comparação de software como o G2 para ver como os utilizadores classificaram o software de gestão de risco.
Construído com Tecnologia Moderna: Certifique-se de escolher uma plataforma de gestão de risco que seja construída com a mais recente tecnologia moderna, tornando-a estável e segura. Procure plataformas que cumpram certificações de cibersegurança como SOC Tipo 1 e 2, ISO 27001 e Cyber Essentials. Certifique-se de procurar plataformas que sejam responsivas e intuitivas de usar, com tempos de carregamento de ecrã inferiores a um segundo e sem buffering. Isto tornará mais rápido para o pessoal realizar tarefas e garantirá uma adoção mais ampla da plataforma. Procure soluções de risco que ofereçam uma aplicação móvel permitindo ao pessoal realizar tarefas relacionadas com o risco, ações, avaliações de risco e verificações de controlo em movimento.
Com novos riscos digitais e operacionais a surgir todos os dias, uma gestão de riscos eficaz é mais importante do que nunca para salvaguardar os ativos e a reputação da sua organização e garantir o sucesso a longo prazo. À medida que a dependência operacional de sistemas e tecnologia cresce, também aumenta a necessidade de ferramentas sofisticadas para gerir ameaças e vulnerabilidades emergentes. O software de gestão de riscos fornece uma estrutura de melhores práticas para identificar, avaliar e mitigar potenciais riscos.
No entanto, nem todas as plataformas são criadas de forma igual. Para garantir que seleciona a ferramenta de risco certa para as suas necessidades, certifique-se de que considera as quinze funcionalidades essenciais mencionadas neste blogue. Ao integrar registos de risco ilimitados, avaliações automatizadas, uma biblioteca de controlo digital, funcionalidade de apetite ao risco, fluxos de trabalho de escalamento, opções de personalização, uma hierarquia de permissões de utilizador, integrações API, gestão de incidentes, ligação a objetivos estratégicos, relatórios automatizados e capacidades mais amplas de GRC, e garantindo que a solução tem classificações elevadas de analistas e clientes, é construída com tecnologia moderna e oferece alinhamento com estruturas de risco fundamentais, pode capacitar a sua equipa para gerir riscos de forma eficiente e eficaz. Escolha sabiamente e estará bem equipado para navegar nas complexidades da gestão de riscos com confiança e precisão.
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