O setor farmacêutico está em pleno crescimento e a corrida para introduzir novos medicamentos no mercado nunca esteve tão acirrada. Isto sublinha o papel fundamental da gestão eficaz de projetos na indústria farmacêutica, à medida que os fabricantes de medicamentos concentram a sua atenção numa das formas mais diretas e económicas de melhorar os seus processos.
Nos últimos anos, a indústria farmacêutica e das ciências da vida, um pilar da gestão na indústria farmacêutica, sofreu grandes mudanças tanto dentro do setor como no ambiente externo. Estas mudanças surgem sob a forma de requisitos regulamentares rigorosos, concorrência feroz, custos crescentes de investigação e desenvolvimento, procura de melhores cuidados de saúde para uma população envelhecida e fusões de empresas dentro da indústria. Tudo isto teve um impacto significativo na forma como as empresas introduzem novos medicamentos no mercado, aumentando a necessidade de agilidade, reestruturação, redução de custos e projetos de mudança cultural.
As empresas farmacêuticas no setor farmacêutico e das ciências da vida têm muito com que lidar atualmente, estando numa das indústrias mais fortemente regulamentadas do mundo, devem apressar-se para encontrar novas formas de desenvolver os seus produtos mais rapidamente, dentro do orçamento e cumprindo rigorosos padrões de qualidade. É por isso que os líderes organizacionais começaram a apreciar o impacto positivo que a gestão eficaz de projetos tem nos seus resultados finais.
Neste artigo, exploramos o papel que a gestão de projetos desempenha na ajuda aos que trabalham no setor farmacêutico e das ciências da vida para atender às suas necessidades regulamentares, de qualidade e de segurança. Aprofundamos as principais complexidades na gestão de projetos e exploramos as muitas formas como as ferramentas de gestão de projetos podem ajudar as equipas a compreender eficazmente os seus projetos críticos e a gerir as tarefas e riscos associados.
Por que a gestão de projetos na indústria farmacêutica é essencial
No setor farmacêutico e das ciências da vida, a gestão de projetos é essencial, desempenhando um papel fundamental no apoio às equipas ao longo de todo o ciclo de vida do desenvolvimento de medicamentos. Desde a investigação e desenvolvimento (I) e testes até ao fabrico e produção, cada fase deve ser meticulosamente planeada, tendo em conta os processos de aprovação regulamentar e as diretrizes de controlo de qualidade, bem como gerindo cuidadosamente os riscos associados para garantir que tudo permanece no caminho certo.
Dois enormes desafios com os quais a indústria farmacêutica se debate atualmente são as verificações relacionadas com a qualidade e os extensos processos e cronogramas de desenvolvimento de produtos, ambos podendo ser diretamente abordados com uma gestão eficaz de projetos.
Quando bem feita, a gestão de projetos tem um valor tremendo e o potencial de aumentar significativamente o sucesso do produto ou serviço a ser entregue. Os projetos bem geridos fornecem estrutura para completar etapas-chave do projeto como:
Ensaios clínicos.
Apresentação de pedidos de novos medicamentos.
Obtenção de aprovações.
Trabalhar com as divisões de marketing, publicidade e comunicação,
Navegar pelos desafios e riscos que as fases iniciais de um lançamento e comercialização de medicamentos podem trazer.
Compreender a complexidade dos projetos farmacêuticos
É claro que, estando numa indústria tão rigorosamente regulamentada, as empresas farmacêuticas não têm muita escolha senão gerir os seus projetos estratégicos de forma integrada ou enfrentar as consequências. As principais considerações ao gerir projetos farmacêuticos complexos incluem:
Como as equipas avaliarão objetivamente múltiplas ideias e decidirão onde alocar orçamento e recursos.
Como os stakeholders obterão uma visão em tempo real do estado do projeto e acompanharão o progresso.
Como estruturará processos de negócio que se adequem aos seus requisitos únicos de gestão de projetos.
Como fará com que equipas funcionais diversas colaborem e comuniquem.
Como garantirá que o risco do projeto é gerido proativamente e que existem controlos suficientes.
Como criará e manterá documentação, detalhes de suporte e referências cruzadas de uma forma estruturada que satisfaça as autoridades.
Como acompanhará de perto os prazos e os custos reais dos projetos para compreender o estado.
Como consolidará dados para obter uma única fonte de verdade.
Como acederá aos dados e análises corretos para orientar decisões estratégicas do projeto.
Como as ferramentas de planeamento de gestão de projetos podem ajudar
Numa indústria onde os executivos estão constantemente à procura de formas de melhorar a eficiência operacional e apoiar os resultados finais num mercado desafiante, os processos manuais tradicionais como folhas de cálculo, e-mails, unidades partilhadas e documentos simplesmente não são suficientes. Especialmente porque cria ineficiências na colaboração em projetos e no acompanhamento do progresso em meio a uma multiplicidade de dependências e riscos. Consequentemente, estão a recorrer a ferramentas de gestão de projetos especializadas que apoiam a entrega de projetos críticos e complexos, estabelecendo uma estrutura que promove a colaboração eficaz e facilita a partilha transparente de informações entre as equipas.
O software especializado permite às empresas farmacêuticas compreender os projetos e as tarefas e riscos associados utilizando uma estrutura que fornece a base para uma gestão holística, e os benefícios são convincentes:
Capacidade de dividir projetos maiores em programas, tarefas e ações menores para acompanhar facilmente o estado do projeto.
Atribuir a propriedade de cada elemento do projeto, criando responsabilidade.
Adiciona uma camada de governança e estrutura, garantindo que marcos importantes não sejam perdidos.
Capacidade de criar um registo de riscos do projeto e monitorizar o risco e definir controlos para garantir que os projetos permaneçam no caminho certo.
Captura informações num formato consistente, melhorando a qualidade dos dados e os relatórios subsequentes.
Mapeia marcos e prazos importantes e solicita que a equipa assinale o estado das tarefas concluídas.
Facilita fluxos de trabalho estruturados de assinatura e aprovação para stakeholders seniores.
Fornece supervisão financeira com a capacidade de mapear planos e previsões orçamentais, acompanhar estimativas, obter aprovações orçamentais, registar despesas e capturar custos imprevistos.
Registar ordens de compra e faturas para reconciliar despesas ao longo do ciclo de vida do projeto, com tudo datado, carimbado e documentado.
Acompanhar os recursos e o tempo gastos em áreas específicas de um projeto, permitindo aos líderes planear os recursos em conformidade.
Ligar a gestão de projetos a sistemas legados através de interfaces de programação de aplicações (APIs), permitindo que os dados operacionais alimentem o processo de gestão de projetos.
Vincular projetos aos seus objetivos estratégicos para priorizar os projetos mais críticos.
Gerir múltiplos stakeholders na gestão de projetos farmacêuticos
A entrega bem-sucedida de projetos é sustentada por uma variedade de stakeholders, tanto internos como externos.
No mundo da distribuição e fabrico de franquias farmacêuticas, os contratantes desempenham um papel importante. Por exemplo, trabalhar com fabricantes farmacêuticos terceirizados para redistribuir produtos ou fabricar novos, adiciona uma camada de complexidade ao processo de gestão de projetos.
A capacidade de configurar fluxos de trabalho com dependências para etapas específicas de um projeto é particularmente útil quando vários stakeholders estão envolvidos. Os projetos são por vezes dificultados por estrangulamentos de tarefas, impedindo os stakeholders de concluir as suas tarefas a tempo porque as etapas anteriores foram atrasadas. As ferramentas especializadas de gestão de projetos podem ser usadas para implementar fluxos de trabalho que enviam notificações automáticas quando tarefas específicas são concluídas ou a aprovação necessária foi autorizada. Isto permite que cada stakeholder inicie a sua tarefa sem atraso, impulsionando a eficiência.
Partilha de dados e comunicação melhoradas
O software de gestão de projetos facilita a partilha eficiente de dados entre equipas e partes interessadas. Esta visão única permite às partes interessadas acompanhar o progresso de cada fase do projeto através de um painel intuitivo e compreender o papel que desempenham no processo de gestão do projeto. As reuniões de progresso laboriosas tornam-se subsequentemente desnecessárias devido à supervisão proporcionada pelo software.
Capacitados por informações valiosas ao toque de um botão, os líderes podem gerir projetos de forma mais eficiente, eliminando a necessidade de perseguir a equipa para atualizações de status. Isto fornece a estrutura e a compreensão necessárias para alcançar uma abordagem holística à gestão de projetos que é conduzida de cima para baixo e implementada de baixo para cima ao longo do ciclo de vida do projeto.
O software de gestão de projetos apoia a colaboração entre equipas e departamentos, garantindo que processos consistentes sejam implementados em toda a organização. Painéis em tempo real, que podem ser visualizados por todos os stakeholders a qualquer momento, e funcionalidades de relatórios integradas permitem que relatórios de progresso sejam produzidos instantaneamente para tarefas individuais. Estes podem ser usados para orientar a alocação de recursos e orçamentos em vários projetos e equilibrar a carga de trabalho e as despesas.
Melhor governança, risco e conformidade
Organizações farmacêuticas maduras utilizam software de gestão de projetos que é aumentado por capacidades de governança, risco e conformidade (GRC), e ferramentas de gestão de estratégia e gestão de incidentes. Esta funcionalidade adicional oferece vários benefícios:
Soluções de software que incorporam gestão de riscos garantem que os riscos relacionados com o projeto sejam adicionados ao registo de riscos e acompanhados. Os controlos podem ser estabelecidos para mitigar riscos usando indicadores-chave de risco (KRIs) e tolerâncias.
Soluções de software que incorporam capacidades de GRC consideram os requisitos de conformidade de todos os projetos. Estes requisitos podem ser ligados ao registo de obrigações, permitindo que os ajustes necessários sejam feitos quando um regulamento relevante muda ou é criado.
As empresas farmacêuticas que aproveitam as ferramentas de gestão de estratégia podem ligar projetos à sua estratégia global e aproveitar a funcionalidade de progresso para entender a sua capacidade de alcançar os objetivos organizacionais.
As melhores ferramentas de gestão de incidentes podem ser usadas em conjunto com o software de gestão de projetos. Isto permite que todos os incidentes relacionados com o projeto sejam registados e geridos até à resolução. Alertas automatizados podem ser usados para garantir que os stakeholders relevantes sejam notificados imediatamente. A análise da causa raiz também pode ser conduzida para entender como um incidente aconteceu, e medidas proativas podem ser implementadas para mitigar ocorrências futuras.
Adotar software de gestão de projetos
À medida que as empresas farmacêuticas enfrentam desafios crescentes nos desejos do mercado, juntamente com requisitos regulamentares, de qualidade e de segurança, as mudanças e atualizações nos seus processos de negócio tornam-se tarefas exaustivas de realizar quando se utilizam processos manuais.
As ferramentas de gestão de projetos, como a disponível na Riskonnect, melhoram a implementação de projetos e iniciativas-chave, adicionando estrutura e automação. Isto permite às empresas farmacêuticas otimizar a gestão de ensaios clínicos, melhorar a manutenção de registos e medidas de farmacovigilância, e acelerar os métodos de descoberta de medicamentos, ajudando em última análise as empresas a melhorar os resultados dos pacientes.
Para descobrir como a ferramenta de gestão de projetos da Riskonnect pode adicionar estrutura e propriedade ao seu processo de gestão de projetos e portfólio, solicite uma demonstração hoje.
