5 riscos de gestão de projectos e o que podes fazer em relação a eles

Todos os projectos têm os seus riscos. Com um pequeno projeto de curta duração, orçamento modesto e poucas partes interessadas, esses riscos podem ser relativamente fáceis de gerir. Mas à medida que os projectos aumentam de dimensão, complexidade e custo, os riscos de gestão de projectos e os potenciais impactos também aumentam. Se não estiveres atento a esses riscos crescentes, os resultados podem ser desastrosos. Com um risco tão elevado, não bastam estimativas informadas dos riscos para manter o projeto no bom caminho. Tens de ser minucioso na identificação dos riscos e na quantificação do seu impacto. Dessa forma, podes desenvolver planos alternativos realistas para implementar caso esses riscos se materializem.

Riscos de gestão de projectos a considerar

Aqui estão cinco categorias de risco – e como evitar que façam descarrilar o teu projeto.

Riscos de custos. Muitos factores podem fazer aumentar o custo de um projeto. O aumento do âmbito pode ocorrer quando o projeto ultrapassa o plano original. Os custos dos componentes podem aumentar se um fornecedor não puder fornecer uma peça crítica e a equipa tiver de substituir por um fornecedor de preço mais elevado. Os orçamentos podem ser estourados se as alterações dos requisitos do projeto não forem comunicadas a todos os intervenientes. Especificações de componentes pouco claras, por exemplo, podem forçar o retrabalho e os custos associados de materiais extra, reengenharia e mão de obra. O software de gestão dos riscos do projeto pode identificar sistematicamente os riscos e os custos quantitativos para o ajudar a manter-se no caminho certo. Pode recolher todos os dados relevantes numa “fonte única de verdade” que lhe dá a visibilidade necessária para detetar problemas antes que estes se transformem em problemas que rebentem com o orçamento. O software também dispõe frequentemente de ferramentas analíticas sofisticadas para o ajudar a prever os custos, o calendário e a variabilidade do projeto. Estas informações baseadas em dados podem ajudar-te a otimizar a atribuição de recursos. Uma melhor orçamentação de recursos pode, por exemplo, garantir que o teu fundo de contingência fornece uma almofada razoável sem imobilizar desnecessariamente os fundos.
Riscos do calendário. As entregas atrasadas, o mau tempo e as perturbações geopolíticas podem fazer tropeçar os calendários de projectos cuidadosamente coreografados. Embora possas acrescentar rotineiramente alguma margem de segurança em antecipação de problemas, até que ponto estás confiante de que essa margem será suficiente? Se o teu projeto sofrer um atraso significativo, será que a direção da empresa ficará satisfeita com a tua explicação de que fizeste tudo o que podias antes do tempo? Mas ter um plano totalmente detalhado para responder a todos os potenciais problemas também não é realista. Prioriza os teus esforços, avaliando todos os riscos potenciais e quantificando a probabilidade e o impacto. Tem planos de reserva prontos para os eventos que são altamente prováveis ou que teriam um impacto significativo no resultado de um projeto. As ferramentas modernas de gestão dos riscos do projeto também facilitam a integração das actualizações do calendário a jusante no software de gestão do projeto para manter a equipa informada instantaneamente.
Riscos de desempenho. A entrega de um projeto dentro do prazo e do orçamento exige mais do que apenas planos precisos de custos e prazos. A falta de comunicação, as expectativas irrealistas e a falta de recursos podem ter impacto no desempenho do projeto. Uma única fonte de verdade não só ajuda a identificar ameaças e oportunidades mais rapidamente, como também facilita a comunicação dentro e entre projectos. Quando todos utilizam a mesma linguagem de risco e os mesmos critérios de avaliação, é mais fácil partilhar conhecimentos, fazer brainstorming de ideias e colaborar na ação. Também são úteis as notificações e alertas automatizados que partilham dados instantaneamente, lembram os intervenientes das tarefas pendentes e comunicam o estado do projeto para o ajudar a responder de forma inteligente às condições em mudança.
Riscos de conformidade. As organizações de todos os tipos enfrentam uma pressão regulamentar cada vez maior – mas a intensidade é particularmente acentuada em sectores altamente regulamentados, como o aeroespacial e o da defesa. No entanto, é difícil para uma equipa ocupada a criar o produto estar atenta a todas as regras e regulamentos que devem ser seguidos. O Departamento de Defesa, por exemplo, exige que o risco seja gerido de acordo com estruturas específicas para ser um contratante aprovado. A conformidade não é uma opção. Procura um software de gestão de riscos de projectos que tenha uma funcionalidade incorporada para cumprir os requisitos importantes da indústria do DoD e outros. Desta forma, não terás de te preocupar com a possibilidade de algo crítico passar despercebido.
Perde oportunidades. Depois de um projeto estar concluído, é natural que todos fechem o proverbial livro e passem para o próximo. Mas fazê-lo sem olhar para trás pode significar perder oportunidades de captar as lições aprendidas e de as aplicar no projeto seguinte. Começa por documentar os riscos da gestão de projectos e os planos de atenuação. Depois, analisa o que funcionou e o que não funcionou. Que dados, sistemas ou pessoas teriam ajudado o teu projeto? Isto ajudar-te-á a evitar cometer os mesmos erros novamente – e dar-te-á uma vantagem na identificação de novas oportunidades. O software pode ajudar-te a captar sistematicamente estes detalhes e a partilhar a informação com o resto da tua organização para que outros projectos possam beneficiar.

Assume o controlo do sucesso do teu projeto

Não alcançarás o sucesso simplesmente evitando o fracasso. Os projectos bem sucedidos consistem em compreender o que se está a enfrentar e em estabelecer as bases para o ajudar a entrar imediatamente em ação para lidar com o que quer que surja. Quando os riscos da gestão de projectos são geridos de forma eficaz e holística, todos os membros da equipa estão alinhados em torno dos objectivos, acções e controlos – e é isso que resultará no sucesso do projeto.

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