Os fornecedores terceiros desempenham um papel crítico no sucesso de uma organização. No entanto, um desempenho insatisfatório, instabilidade financeira, violações de dados ou falhas de conformidade por parte de um fornecedor podem criar riscos significativos, afetando as operações, as finanças e a reputação. A gestão proativa do risco de fornecedores é fundamental para mitigar estas ameaças, garantindo que os parceiros terceiros estão alinhados com os padrões organizacionais e os requisitos regulamentares e que cumprem os requisitos delineados no seu contrato.

A falha na monitorização e gestão eficaz do risco de fornecedores pode levar a interrupções dispendiosas e danos reputacionais, erodindo a confiança dos clientes. Por exemplo, um fornecedor crítico que sofra uma violação cibernética pode expor os dados sensíveis de uma organização. Um fornecedor com dificuldades financeiras pode falhar na entrega de serviços essenciais, causando estrangulamentos operacionais. O não cumprimento regulamentar por parte de um fornecedor pode resultar em penalizações e danos reputacionais para a organização contratante. Dadas estas elevadas apostas, é crucial implementar uma abordagem estruturada de gestão de risco de fornecedores.

Para monitorizar eficazmente o risco de terceiros, as organizações devem implementar processos estruturados. Neste blog, partilhamos cinco métodos-chave para monitorizar e gerir o risco de fornecedores, e partilhamos informações sobre como o software de governança, risco e conformidade (GRC) pode simplificar e automatizar estes esforços para alcançar uma gestão de risco de fornecedores de melhores práticas.

Construir um Registo Abrangente de Fornecedores
Para começar a compreender a exposição ao risco de fornecedores, as empresas devem identificar os seus fornecedores críticos e construir um registo de fornecedores para capturar os detalhes importantes sobre cada fornecedor. Um registo de fornecedores ajudará as empresas a compreender a potencial exposição ao risco de fornecedores e serve como base para gerir as relações com terceiros. Deve capturar todos os detalhes críticos sobre cada fornecedor, incluindo:

  • Informações Contratuais: Duração, datas de renovação e cláusulas de rescisão.
  • Dados Financeiros: Custo dos serviços, condições de pagamento e avaliações de estabilidade financeira.
  • Contactos Principais: Gestores de relacionamento, contactos de escalada e canais de suporte.
  • Acordos de nível de serviço (SLAs) e indicadores-chave de desempenho (KPIs): Benchmarks de desempenho e expectativas.
  • Estado de Conformidade: Certificações, requisitos regulamentares e resultados de auditorias anteriores.
  • Classificação de Risco: Categorização baseada na exposição ao risco (por exemplo, risco alto, médio, baixo).

Manter este registo manualmente pode ser demorado e propenso a erros. Muitas empresas usam uma plataforma GRC para automatizar a recolha de dados utilizando fluxos de trabalho automatizados e formulários online com regras de governança de dados, garantindo que as informações são capturadas de forma consistente. Este processo centraliza os registos dos fornecedores numa base de dados estruturada, assegurando que todos os detalhes necessários são capturados e facilmente acessíveis. Além disso, estas plataformas de software podem sinalizar contratos que se aproximam da renovação, lembrar às equipas para reavaliar periodicamente o risco dos fornecedores e fornecer uma fonte central de verdade para a tomada de decisões relacionadas com fornecedores.

Realizar Avaliações de Risco, Questionários e Inquéritos Regulares aos Fornecedores
Conduzir avaliações de risco dos fornecedores é vital para compreender os riscos associados à sua rede de fornecedores. Estas avaliações não devem ser únicas e devem ser conduzidas regularmente para detetar novos riscos emergentes ao longo do tempo.

As avaliações regulares de risco dos fornecedores ajudam as organizações a garantir que os fornecedores cumprem os requisitos de segurança, financeiros, de conformidade e operacionais. Estas avaliações devem:

  • Ser conduzidas periodicamente (por exemplo, anualmente, semestralmente ou trimestralmente).
  • Cobrir áreas como cibersegurança, conformidade regulamentar, certificações, saúde financeira, procedimentos de resiliência operacional, desempenho face aos SLAs, práticas éticas, subcontratação e quaisquer multas, penalidades ou processos pendentes.
  • Incluir inquéritos e questionários estruturados que os fornecedores possam preencher facilmente.

Conduzir estas avaliações manualmente pode ser demorado, pois requer a recolha de informações de vários fornecedores, a consolidação de respostas e a análise manual dos resultados. Processos não estruturados que dependem de folhas de cálculo e e-mails geralmente levam a inconsistências e ineficiências, deixando potenciais riscos não detetados.

Muitas empresas usam software GRC para melhorar este processo, utilizando-o para criar um portal online de fornecedores onde os fornecedores podem preencher avaliações de risco online. O sistema garante respostas consistentes graças a regras de governança de dados como menus, listas suspensas e campos obrigatórios. Podem ser definidas regras para sinalizar potenciais riscos com base nas respostas da avaliação de risco e fluxos de trabalho automatizados acionam notificações para ações de acompanhamento. Todos os dados da avaliação de risco são automaticamente sincronizados com o perfil dos fornecedores no registo de fornecedores.

Mecanismos de pontuação automatizados podem alertar as equipas sobre fornecedores de alto risco, permitindo que o pessoal priorize primeiro as preocupações críticas. Isto melhora a eficiência e garante que os problemas são abordados prontamente, reduzindo as hipóteses de um incidente imprevisto relacionado com fornecedores.

Subscrever Feeds de Inteligência de Risco de Terceiros
Não se pode confiar apenas nos resultados das avaliações de risco dos fornecedores para avaliar a exposição ao risco de terceiros, pois os fornecedores sempre se apresentarão sob uma luz favorável para ganhar negócios. Portanto, as empresas que levam a sério a gestão de risco de fornecedores usam provedores de inteligência de risco de terceiros para avaliar ainda mais a sua cadeia de abastecimento.

Os serviços de inteligência de risco de terceiros são um serviço de subscrição que fornece atualizações em tempo real sobre fornecedores, alertando as organizações para potenciais riscos como instabilidade financeira, violações de dados, disputas legais ou mudanças regulatórias.

Estes feeds oferecem monitorização contínua do risco de fornecedores com base em fontes de dados externas, como sites de notícias, redes sociais, IA e órgãos reguladores. Estes provedores detêm dados sobre milhares de organizações e as empresas podem filtrar as suas notificações com base nos fornecedores que estão a utilizar. As notificações fornecem informações acionáveis que podem ser ligadas aos perfis dos fornecedores para ajudar as organizações a antecipar potenciais ameaças relacionadas com os seus fornecedores antes que se materializem.

Rastrear manualmente esta informação requer um compromisso extenso com pesquisa de mercado, monitorização de notícias e relatórios da indústria. Confiar apenas em verificações pode deixar lacunas, já que novos riscos podem surgir rapidamente com base em circunstâncias em mudança. Subscrever feeds de inteligência de risco de terceiros em tempo real ajuda a mitigar este desafio.

Para automatizar ainda mais o processo, o software GRC pode integrar-se com feeds de inteligência de risco de terceiros, anexando automaticamente dados de risco relevantes aos registos dos fornecedores e acionando alertas se surgir um problema crítico. Isto permite que as equipas gerenciem e abordem proativamente potenciais riscos antes que afetem as operações. Adicionalmente, as organizações podem configurar fluxos de trabalho automatizados que solicitem às equipas internas para investigar alertas e determinar ações necessárias, como renegociar contratos ou procurar fornecedores alternativos, com todas as ações de mitigação capturadas centralmente.

Monitorizar o Desempenho em Relação aos SLAs e KPIs para Abordar Problemas
Acompanhar o desempenho do fornecedor é outro aspeto crucial da gestão de risco de terceiros, não apenas para detetar potenciais riscos, mas para garantir a qualidade contínua do serviço e a conformidade contratual. As empresas devem recolher dados operacionais sobre a prestação de serviços e o desempenho para acompanhar quedas que possam indicar desempenho abaixo do padrão.

O desempenho do fornecedor deve ser medido em relação aos SLAs e KPIs acordados e quaisquer problemas devem ser abordados prontamente com o fornecedor para reduzir o risco. O desempenho do fornecedor deve ser medido ao longo do tempo para manter uma transparência contínua.

Sem uma abordagem estruturada para a TPRM, a monitorização do desempenho do fornecedor pode ser subjetiva e inconsistente. As organizações podem depender de feedback informal, levando-as a ignorar problemas de desempenho até que se tornem críticos.

Usar software GRC pode simplificar isto ao extrair dados operacionais relacionados com métricas de desempenho do fornecedor para a plataforma via APIs. Regras pré-configuradas podem ser definidas para detetar desvios do desempenho esperado, sinalizando preocupações e acionando fluxos de trabalho de ação corretiva.

Por exemplo, se um fornecedor falhar consistentemente em cumprir prazos de entrega, o sistema pode gerar automaticamente relatórios, notificar as partes interessadas relevantes e iniciar discussões sobre ações de remediação. Com o tempo, estes dados também podem ajudar na tomada de decisões, como se deve renovar contratos com um fornecedor ou explorar opções alternativas.

Formalizar os Processos de Integração e Desvinculação
Um processo estruturado de integração e desvinculação reduz o risco do fornecedor, garantindo que os fornecedores são minuciosamente avaliados antes da assinatura de qualquer contrato e adequadamente desvinculados quando os contratos terminam para evitar quaisquer multas ou penalidades.

Avaliar a viabilidade financeira, medidas de segurança e estado de conformidade antes da integração é essencial. As questões iniciais antes de assinar um contrato devem aprofundar os termos do contrato, incluindo cláusulas de saída e condições de renovação. As empresas também devem inquirir sobre quaisquer multas ou penalidades recentes, e quaisquer violações de conformidade ou problemas de cibersegurança. As organizações também podem querer garantir que os seus fornecedores são certificados segundo certos padrões ou estão a cumprir quaisquer requisitos regulamentares necessários antes de assinar contratos.

A desvinculação de fornecedores é igualmente importante, como implementar controlos de segurança, como a revogação de acesso, durante a desvinculação. Também é importante compreender os períodos de aviso quando se tenta terminar acordos contratuais com fornecedores.

O planeamento de contingência também é importante quando se depende de fornecedores críticos. À medida que um fornecedor é desvinculado, o seu substituto deve estar pronto para evitar quaisquer lacunas na prestação de serviços. Compreender os prazos de integração é essencial para gerir eficazmente qualquer mudança de fornecedor.

Sem um processo formalizado de integração, as organizações correm o risco de se envolverem com fornecedores não confiáveis que carecem das credenciais necessárias, expondo o negócio a problemas inesperados relacionados com a prestação de serviços, segurança e conformidade. Da mesma forma, não desintegrar adequadamente os fornecedores pode deixar vulnerabilidades de segurança, como acesso persistente ao sistema ou riscos de retenção de dados.

O software de GRC padroniza estes processos de integração e desintegração de fornecedores, impondo listas de verificação automatizadas e fluxos de trabalho de aprovação, reduzindo o risco de negligência. Garante que as etapas de diligência prévia são concluídas antes da integração de um fornecedor e que todas as ações de desintegração são devidamente executadas para mitigar riscos persistentes.

Conclusão
A gestão proativa do risco dos fornecedores é essencial para salvaguardar as operações comerciais, manter a conformidade regulamentar e garantir a continuidade do serviço. O fraco desempenho de um fornecedor pode afetar diretamente a perceção que os clientes têm do seu negócio, erodindo a confiança do consumidor. A má conduta ética, as falhas de conformidade e as violações de dados por parte dos fornecedores acabarão por comprometer o seu negócio e afetar a sua reputação.

O software de GRC ajuda as empresas a automatizar os aspectos-chave da gestão de risco dos fornecedores, simplificando o processo. Estas plataformas permitem às empresas criar um registo online de fornecedores, capturando detalhes críticos sobre cada fornecedor e construindo uma base de dados centralizada de todas as informações relacionadas com os fornecedores.

As avaliações de risco dos fornecedores podem ser concluídas online através de um portal de risco de fornecedores, com todos os dados a alimentar diretamente o perfil dos fornecedores “. As integrações API com outros sistemas e folhas de cálculo significam também que a plataforma pode monitorizar o desempenho dos fornecedores em relação a SLAs e KPIs, e são enviadas notificações automatizadas para sinalizar desempenhos abaixo do padrão. As empresas também podem integrar fontes de inteligência de risco de terceiros na plataforma e ligar diretamente os riscos ao perfil dos fornecedores” relevantes. Os fluxos de trabalho automatizados acionam então notificações de risco e capturam ações de mitigação.

Ao implementar um processo de gestão de risco de fornecedores de melhores práticas utilizando software de GRC, as empresas podem centralizar os dados dos fornecedores, visualizar inteligência de risco em tempo real, automatizar fluxos de trabalho e gerar relatórios perspicazes, permitindo-lhes tomar decisões informadas sobre os seus fornecedores. A implementação de software de GRC não só melhora a monitorização do risco dos fornecedores, como também fornece à liderança os insights necessários para tomar decisões estratégicas sobre os fornecedores que se alinham com os objetivos do negócio, melhorando em última análise a resiliência ao risco e a eficiência operacional.

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