Esta perspetiva fornece uma visão geral da Prática Profissional 5 (PP5) do Business Continuity Institute – Implementação, que é a prática profissional que “executa as estratégias e tácticas acordadas através do processo de desenvolvimento do Plano de Continuidade de Negócio (PCN)”. Como parte do ciclo de vida do planeamento da continuidade do negócio, as actividades de implementação continuam após a seleção da estratégia na PP4, com o objetivo de documentar os planos de continuidade do negócio que ajudam a organização na recuperação aos níveis estratégico, tático e operacional.

PP5 VISÃO GERAL

O PP5 fornece ao profissional de continuidade de negócios orientações sobre dois tópicos específicos para documentar os planos de continuidade de negócios da organização. Primeiro, as Good Practice Guidelines (GPGs) fornecem uma descrição detalhada de um plano de continuidade de negócio, incluindo princípios gerais, bem como conceitos e pressupostos para a documentação de planos. Em segundo lugar, o PP5 fornece orientações sobre o desenvolvimento de um plano de continuidade do negócio, bem como sobre a gestão do plano após a sua criação. Vamos dar um mergulho mais profundo em cada área.

O Plano de Continuidade do Negócio
Os GPGs estabelecem as bases para uma documentação eficaz do plano, definindo o que é realmente um plano de continuidade do negócio. O principal objetivo de um plano de continuidade do negócio, tal como descrito pelas BPC, é “identificar e documentar as prioridades, procedimentos, responsabilidades e recursos para ajudar a organização a gerir um incidente perturbador, enquanto implementa estratégias de continuidade e recuperação para um nível de serviço pré-determinado”. As BPM descrevem o público do plano, lembrando ao profissional que deve manter os planos diretos, adaptáveis, concisos e relevantes. Para definir melhor como um plano irá funcionar dentro de uma organização, os GPGs recomendam a criação de planos de continuidade de negócios nos níveis estratégico, tático e operacional. Isto é semelhante às abordagens delineadas como parte da análise do impacto do negócio e das actividades de conceção da estratégia. Embora o modelo de nível estratégico, tático e operacional possa ser aplicado à maioria das organizações, os GPGs recomendam o uso da estrutura geral de uma organização para personalizar a abordagem com base no tamanho e na estrutura exclusivos de uma determinada organização. Quando aplicados às actividades de implementação, estes níveis incluem:

  • Planos estratégicos – Um plano de nível estratégico, tal como definido pelos GPG, “é um plano de alto nível que define a forma como as questões estratégicas resultantes de um incidente grave devem ser abordadas e geridas pela gestão de topo”. Por outras palavras, estes planos assumem uma visão mais macro da organização e são concebidos para fornecer orientações sobre a direção a longo prazo ou o “panorama geral”.
  • Planos tácticos – Os planos de nível tático, tal como definidos pelos GPG, “coordenam e gerem a recuperação de uma parte definida de uma organização”. Por outras palavras, estes planos são mais orientados para os processos, centrando-se na recuperação de um grupo de actividades inter-relacionadas que fornecem um resultado crítico.
  • Planos Operacionais – Os planos de nível operacional, tal como definidos pelas BPM, “prevêem a recuperação das actividades de negócio abrangidas pelo PCN”. Por outras palavras, os planos operacionais assumem uma visão mais micro da organização. Enquanto os planos de nível tático abordam um processo que é composto por várias actividades, os planos operacionais abordam uma atividade comercial específica.

Desenvolvimento e Gestão de Planos
Enquanto a primeira secção do PP5 define o que é um plano de continuidade de negócio, como pode ser aplicado a vários níveis dentro de uma organização e porque é importante para o negócio, a segunda secção fornece orientações sobre como documentar os planos. As BPM salientam que o profissional pode documentar planos de nível estratégico antes de a gestão de topo selecionar uma estratégia de recuperação (devido à natureza de alto nível dos planos). Os planos tácticos e operacionais, no entanto, requerem estratégias de recuperação definidas antes do desenvolvimento do plano, uma vez que os planos são compostos por passos específicos que descrevem como implementar estratégias específicas e como operar com essas estratégias até que a organização volte ao normal. Além disso, as BPM documentam as descrições das informações específicas que os planos devem abranger, incluindo, entre outras, as seguintes:

  • Objetivo e âmbito de aplicação
  • Objectivos e pressupostos
  • Estrutura de gestão de incidentes
  • Responsabilidades/membros da equipa de resposta
  • Ativação do plano
  • Informações de contacto (para partes interessadas internas/externas)
  • Locais de reunião da equipa
  • Comunicações (para as partes interessadas internas/externas)
  • Informações essenciais (por exemplo, pormenores sobre as actividades prioritárias da organização e prazos)
  • Listas de acções e procedimentos

As restantes secções do PP5 fornecem orientações adicionais sobre a documentação de planos estratégicos, tácticos e operacionais, incluindo orientações sobre o tipo de informação a recolher em função do nível do plano, bem como orientações sobre a forma de estruturar os procedimentos de recuperação para os planos de diferentes níveis.

O quadro seguinte demonstra como a PP5 reflecte de perto os requisitos descritos na norma ISO 22301:

PP5 VALOR

Define a Composição do Plano a Todos os Níveis
Uma grande parte do valor derivado do PP5 reside na sua definição do conteúdo do plano aos níveis estratégico, tático e operacional e como cada um destes tipos de planos se pode aplicar a organizações de várias dimensões. Ao fornecer uma visão geral de alto nível e o âmbito do objetivo de cada tipo de plano, o profissional encarregado da criação do plano pode desenvolver planos que forneçam o nível adequado de detalhe para o objetivo e a audiência pretendidos. Esta orientação é importante porque a direção executiva não quer procedimentos passo a passo para recuperar uma atividade comercial específica. Por outro lado, um plano estratégico de alto nível não ajudará um gestor de departamento encarregado de recuperar uma atividade comercial específica. Ao resumir o conteúdo do plano desejado em cada um dos três níveis, o profissional garante que todos os planos são relevantes para o objetivo e a audiência pretendidos.

Identifica o tipo de planos apropriados para diferentes organizações
Como mencionado anteriormente, os planos estratégicos, táticos e operacionais são adequados para a maioria das organizações e os GPGs fornecem orientação para a implementação de cada um dos três em diferentes tipos de organizações. Esta informação é valiosa, pois garante a relevância do plano e a adequação dos procedimentos de recuperação com base em requisitos comerciais exclusivos. Por exemplo, uma pequena organização com um único local pode ser capaz de captar toda a informação pertinente num único plano, enquanto uma grande organização multinacional pode necessitar de muitos planos diferentes, abrangendo todos os diferentes níveis, para captar o nível de detalhe adequado. Desde que uma organização capte as actividades certas e se concentre nos níveis estratégico, tático e operacional, existe um certo nível de flexibilidade que os GPGs proporcionam.

Demonstra os princípios básicos do conteúdo do plano
Talvez uma das coisas mais importantes que o PP5 ajuda a esclarecer é o tipo de informação que um plano deve conter. As BPM fornecem uma estrutura para as necessidades mínimas de informação. Estes requisitos de conteúdo do plano reflectem a ISO 22301 (Cláusula 8.4.4) de forma quase idêntica. A secção Desenvolver e Gerir Planos (mencionada acima) assegura um grau de padronização entre todos os planos, quer sejam a nível estratégico, tático ou operacional. Esta normalização garante que os planos são diretos, adaptáveis, concisos e relevantes, o que é necessário para garantir que os planos são utilizáveis no momento da perturbação.

PP5 ESTUDO DE CASO

A Empresa X é uma grande organização multinacional com sede nos Estados Unidos que fornece equipamento de limpeza e solventes a empresas de limpeza comercial. A organização tem locais de produção no México, nos Estados Unidos, na Alemanha e na Índia. Recentemente, um de seus maiores clientes exigiu que a Empresa X mostrasse evidências de um programa de continuidade de negócios como parte de uma renovação de contrato. Em resposta à solicitação do cliente, a Empresa X iniciou o processo de implementação de um programa de continuidade de negócios.

Após determinar quais departamentos e processos estavam no escopo, realizar uma análise de impacto nos negócios e avaliação de riscos, e identificar estratégias apropriadas de resposta e recuperação, a organização iniciou o processo de documentação dos planos de continuidade de negócios. Devido à forma como o negócio está estruturado, a organização determinou que teria de implementar planos aos níveis estratégico, tático e operacional. Os planos de gestão de crises existiriam nos três níveis, com um plano estratégico para a Equipa de Gestão de Crises Corporativa (CMT), planos tácticos para as CMTs ao nível dos locais e planos operacionais para as Equipas de Recuperação dos Departamentos individuais.

O plano estratégico para a CMT corporativa centrou-se nos grandes riscos descobertos durante a análise do impacto no negócio e a avaliação do risco, e na forma como a CMT corporativa dá prioridade à recuperação dos seus produtos e serviços críticos no caso de uma grande perturbação. Por exemplo, a Empresa X tem um produto que representa quase 40% da sua receita total. O CMT corporativo identificou este produto como o foco principal para a recuperação, com outros produtos sendo recuperados secundariamente com base nas prioridades e cronogramas identificados anteriormente. O plano de nível estratégico documentou as prioridades de recuperação como uma ajuda para o Corporate CMT na tomada de decisões comerciais durante um incidente perturbador que afecta a organização como um todo.

Os planos tácticos para as CMTs locais centraram-se em fornecer orientações e assegurar recursos adequados para a resposta e recuperação dos processos empresariais e dos departamentos. Os CMTs locais actuam como ligação ao CMT corporativo, se for necessário apoio adicional. O plano tático ajudaria os CMTs locais a ajudar os departamentos individuais a recuperar. Na eventualidade de uma perturbação maior ou mais grave, os CMTs dos locais escalariam os pedidos de recursos em nome do local e dos departamentos para o CMT Corporativo, e enviariam os recursos de volta para os departamentos. O diagrama abaixo ilustra esta relação entre a CMT do local e as equipas de recuperação dos departamentos.

Os planos operacionais das equipas de recuperação dos departamentos centram-se na recuperação de um departamento específico e nas actividades comerciais subordinadas. Durante um incidente disruptivo, os planos operacionais fornecem aos departamentos os procedimentos a seguir para encaminhar os pedidos de informação e de recursos para as CMTs locais, que, por sua vez, enviam as prioridades e os recursos de recuperação para o departamento. Os planos operacionais também respondem a duas questões fundamentais:

  1. Como é que o departamento recupera as suas actividades comerciais mais sensíveis ao tempo quando confrontado com uma perturbação a nível de pessoas, local de trabalho, tecnologia ou fornecedores; e
  2. Como é que o departamento funciona com estas estratégias e recursos de recuperação até poder voltar à normalidade?

O resultado da estruturação de planos nos níveis estratégico, tático e operacional é que a Empresa X é agora capaz de responder a uma perturbação em qualquer nível do negócio com confiança. Com base na orientação das BPM, planos diretos, adaptáveis, concisos e relevantes guiarão os utilizadores com sucesso através de um esforço de resposta e recuperação.

PENSAMENTOS FINAIS

Desenvolver e gerir planos de continuidade de negócio a todos os níveis é uma parte crítica da implementação de um programa de continuidade de negócio bem sucedido. PP5 fornece aos leitores uma compreensão de alto nível sobre o que um plano de continuidade de negócios deve cobrir, bem como a forma de desenvolver e gerenciar planos para organizações de todas as formas e tamanhos.