Entre as muitas lições aprendidas em 2020 está a de que as organizações sem processos repetíveis e sustentáveis para gerir a conformidade empresarial correm o risco de falhar. Para acompanhar a constante mudança de regulamentos e políticas, é necessária uma solução tecnológica que seja flexível, escalável e integrada. A tecnologia certa irá aumentar a eficiência, provar a eficácia e elevar o valor da função de conformidade para a organização.
Eis o que deves perguntar ao avaliares as possíveis soluções:
- Qual é a facilidade de utilização da tecnologia? Mesmo o melhor software é praticamente inútil se for demasiado difícil de utilizar. E quanto mais fácil for a sua utilização, mais pessoas se envolverão – e maior será o nível de envolvimento.
- Quão acessível é a tecnologia? Já ninguém quer estar acorrentado a uma secretária.
O software deve estar acessível a qualquer momento, em qualquer lugar, a partir de qualquer dispositivo – portátil, computador de secretária, tablet ou telemóvel. - Qual é o grau de segurança do sistema? Certifica-te de que os teus dados estão protegidos com a mais elevada segurança de ponta a ponta, certificada de forma independente.
- Onde são armazenadas as informações de conformidade? As soluções baseadas na nuvem são geralmente consideradas mais seguras do que os sistemas alojados localmente.
Oferecem também a vantagem de actualizações automáticas com um mínimo de interrupções. - Qual é a fiabilidade do sistema? Para manter os utilizadores satisfeitos, pretende um sistema consistentemente fiável que lhe dê as respostas de que necessita sem praticamente nenhum tempo de espera para consultas, pesquisas ou análises.
- É fácil fazer alterações e actualizações? Deves ser capaz de adicionar facilmente campos, personalizar layouts de página e modificar a configuração para acomodar regulamentos em mudança, novos requisitos ou prioridades em evolução – sem a ajuda das TI OU do teu fornecedor de software.
- Tudo o que precisas está num só lugar? Pretende poder aceder a toda a documentação relevante, ver o estado atual e comunicar entre departamentos, áreas funcionais e localizações sem nunca sair da plataforma.
E todas as actividades têm de ser registadas automaticamente para uma pista de auditoria clara. - O que pode ser automatizado? Uma solução eficiente automatiza os fluxos de trabalho, as avaliações, os atestados, os alertas e os planos de ação para que a equipa de conformidade se possa concentrar nas tarefas que exigem inteligência humana. O software também pode integrar perfeitamente dados em tempo real de fontes de terceiros valiosas com o seu próprio sistema de gestão de riscos para trazer uma inteligência mais profunda ao seu processo de tomada de decisões.
- A tecnologia integra-se com outras funções? O valor da tecnologia de conformidade dispara quando esta se integra perfeitamente com a gestão de riscos de terceiros, a auditoria interna e outras funções de gestão de riscos, para lhe dar uma imagem precisa do seu risco total. Com uma tecnologia verdadeiramente integrada, pode ver como um evento de risco flui através de toda a organização – e avaliar o impacto cumulativo da conformidade até aos sinistros e mais além.
- Consegues extrair a história completa dos teus dados? Procura uma solução que forneça análises de dados, visualizações e informações sobre os seus riscos e tendências de conformidade – e que mostre como estes afectam outros riscos e a organização em geral.
- Os painéis de controlo estão disponíveis – e são personalizáveis? Os painéis de controlo que podem ser personalizados permitem que todos – desde os membros da equipa de conformidade até à direção – se mantenham informados sobre as métricas que mais lhes interessam.
- Com que facilidade podes criar relatórios? Nada é mais frustrante do que ter dados excelentes e não ter uma forma fácil de os compreender.
As soluções mais úteis oferecem relatórios do tipo “apontar e clicar” para as apresentações regulamentares necessárias, uma visão geral abrangente para os executivos e capacidades de pesquisa para os técnicos.
A tecnologia de conformidade moderna e integrada não só mostra o impacto dos seus riscos de conformidade, como também mostra como os riscos de conformidade podem afetar o risco de terceiros, o risco da empresa – e até as reclamações. Finalmente, será capaz de compreender o alcance total da conformidade na organização. Pronto para dar o próximo passo? Começa a elaborar sua RFP com a lista do Riskonnect das perguntas mais importantes relacionadas à conformidade. O Modelo de RFP de Conformidade que pode ser baixado pode ser facilmente modificado para atender às suas necessidades.
Para saber mais sobre a conformidade como parte de uma solução GRC mais abrangente, consulta GRC: The Definitive Guide.
