A implementação de controlos eficazes é um componente essencial de qualquer programa de gestão de risco. “Os controlos” são medidas que uma organização deve implementar para minimizar, mitigar ou gerir com sucesso os níveis de risco, permitindo-lhes operar dentro do seu apetite pelo risco.
Construir e implementar uma estrutura flexível de risco e controlo é o método mais eficaz de mitigar o risco. Esta abordagem mantém o “risco” dentro da esfera de influência da gestão, e a estrutura pode ser ajustada de acordo para refletir a sensibilidade de uma organização a um fator de risco específico.
Este blog concentra-se na importância dos “controlos” num programa de gestão de risco e destaca a necessidade de os mapear para os riscos relevantes. Explora por que o seu negócio deve realizar verificações e testes regulares de controlo para garantir que os controlos são eficazes, partilha como manter os níveis de risco dentro do seu apetite pelo risco e explica como as empresas podem usar dados operacionais para avaliar o impacto e a eficácia dos controlos.
Compreender os tipos de controlo
“Os controlos” para reduzir os níveis de risco podem assumir muitas formas. Muitas empresas utilizam controlos preventivos como políticas rigorosas, processos, documentos de procedimentos ou equipamentos de segurança (como antivírus ou firewalls) que são implementados para reduzir o risco. Alguns tipos de risco requerem controlos de deteção como auditorias, inspeções, verificações, monitorização, vigilância e relatórios de incidentes. Alguns controlos envolvem medidas corretivas como atualizações de patches, análise de causas raiz e formação para reduzir níveis de risco demasiado elevados. Alguns controlos requerem a transmissão de conhecimentos e orientações sob a forma de formação, comunicação e atualizações de políticas. Finalmente, existem também controlos de mitigação para transferir o risco, como a compra de seguros, a implementação de contingências e backups, e a formulação de planos de continuidade de negócio para adiar o risco operacional e garantir que o negócio pode permanecer operacional.
Antes de implementar “controlos”, as organizações devem considerar todos os tipos possíveis de medidas de controlo e determinar quais são os mais eficazes e práticos para cada risco. Os gestores de risco devem procurar cultivar uma abordagem proativa, selecionando controlos que mitiguem o risco antes de ocorrer, em vez de implementar medidas corretivas depois de um indicador-chave de risco (KRI) já ter atingido um nível elevado.
Existem várias abordagens tipicamente empregues pelas empresas para reduzir o risco, incluindo:
Evitar o Risco: Esta abordagem visa eliminar qualquer exposição a um fator de risco que tenha o potencial de causar uma perda. Por exemplo, uma empresa de construção pode decidir interromper as operações durante uma tempestade elétrica para evitar danos aos trabalhadores.
Prevenção de Perdas: Este esforço é utilizado pelas organizações para reduzir e prevenir perdas como erros operacionais, fraude ou roubo. Exemplos disto incluem a instalação de câmaras de vigilância e a realização de auditorias regulares.
Redução de Perdas: Esta atividade de controlo visa limitar a extensão em que uma perda pode ocorrer. Por exemplo, instalar um sistema de aspersores num armazém e incluir portas de emergência provavelmente reduziria as perdas resultantes de um incêndio.
Separação de Risco: Esta técnica de controlo de risco limita a dispersão de atividades e exposição ao risco por vários locais. O seu objetivo principal é reduzir a gravidade geral do risco. Por exemplo, empregar uma força de trabalho geograficamente diversificada para que a produção possa continuar ininterrupta caso surjam problemas num armazém. Outros exemplos incluem o uso de técnicas de auditoria interna ou ter uma equipa ou indivíduo separado a verificar ou supervisionar processos para detetar erros ou atividades fraudulentas.
Utilização de “controlos” para operar dentro do seu apetite pelo risco
Os conceitos de apetite e tolerância ao risco são componentes integrais de um processo eficaz de gestão de risco. A ausência de um “apetite pelo risco” pode significar que os esforços da sua organização na mitigação de riscos estão mal direcionados.
O apetite pelo risco e os níveis de risco toleráveis devem ser acordados ao nível do conselho de administração. As empresas devem determinar um apetite pelo risco analisando a sua exposição atual ao risco e decidindo quais os níveis que são toleráveis e causarão um impacto mínimo no negócio e qual o nível que seria considerado demasiado elevado e deve ser controlado. Os níveis de risco devem então ser continuamente monitorizados e, se os níveis de risco excederem o apetite acordado, podem ser estabelecidas regras para notificar as equipas relevantes para que sejam tomadas medidas e introduzidos controlos.
Os “controlos” de risco são críticos para garantir que um negócio não excede o seu apetite pelo risco e para o manter a operar num nível de risco tolerável. Os controlos de risco desempenham um papel crucial ao permitir que as organizações operem com certos riscos presentes, garantindo ao mesmo tempo que existem barreiras de proteção para evitar que estes riscos se agravem. As empresas devem estabelecer apetites pelo risco que estejam ligados a controlos de risco baseados em considerações internas e externas, permitindo-lhes determinar níveis aceitáveis de risco e estabelecer um conjunto de “controlos” ativos que funcionem dentro do orçamento e recursos disponíveis.
Construir e manter um registo de controlos
Construir e manter um registo de controlos é parte integrante do processo de gestão de risco. Um “registo de controlos” é um registo que as empresas utilizam para documentar e acompanhar os “controlos” em toda a sua empresa e deve estar diretamente ligado ao registo de riscos da organização.
Para cada “controlo” dentro do “registo de controlos”, as empresas normalmente capturam detalhes críticos incluindo, nome e descrição do controlo, tipo de controlo, proprietário, finalidade, o risco que está a controlar, com que frequência o controlo é aplicado, o estado de implementação, eficácia, frequência de testes e quaisquer políticas ou evidências relacionadas. As datas e ações também são capturadas em relação à última data de revisão e quaisquer revisões futuras ou ações pendentes relacionadas com o controlo.
Um “registo de controlos” normalmente inclui pelo menos um controlo para cada risco que a empresa está a gerir. Alguns riscos podem ter múltiplos controlos, por exemplo, para gerir o risco de roubo numa loja de retalho, podem ter múltiplos controlos incluindo CCTV, um segurança e etiquetas de produtos. Todos os controlos devem ser verificados regularmente para garantir que estão totalmente operacionais, e os dados de incidentes relativos a incidentes reais de roubo devem ser utilizados para determinar se são necessários controlos adicionais.
A utilização de ferramentas como uma “matriz de risco” e “relatórios de análise de risco empresarial” ao construir um registo de controlos ajudará as equipas a visualizar o nível de risco com base na probabilidade e impacto, permitindo-lhes estabelecer onde os controlos são mais necessários.
Com o risco à nossa volta, é importante documentar cada controlo e garantir que estão ligados aos riscos que visam mitigar. Não só é um pré-requisito para uma gestão de risco robusta, como também é útil para a mitigação precoce do risco, gerindo as ameaças antes que causem uma perda. Esta documentação também é fundamental quando a gestão de topo revê a probabilidade e as consequências do risco para determinar o orçamento para os esforços de remediação do risco.
Manter uma boa documentação dos “controlos de risco” da sua organização e da sua eficácia também incentiva a conformidade regulamentar. É por isso que muitas empresas utilizam software de GRC para ajudar as equipas de risco a manter um registo digital do estado e progresso de cada risco e dos controlos correspondentes. Estas plataformas também oferecem ferramentas de relatórios e visualização de risco e controlo para comunicar informações de risco e estado de controlo às partes interessadas, fornecendo dados adequados para orientar a tomada de decisões.
Verificações regulares de controlo e testes de eficácia
A realização de verificações regulares de controlo e testes de eficácia ajuda as equipas de risco e auditoria a identificar quaisquer fraquezas no programa de controlo interno e a garantir que cada controlo foi adequadamente concebido para mitigar o risco pretendido.
O teste regular dos controlos é realizado para obter uma compreensão do ambiente de controlo interno da sua organização e envolve a realização de vários procedimentos e verificações para garantir que funcionam como pretendido. Os métodos de teste podem incluir questionários, observações, inspeções e a revisão de documentos e registos relevantes para verificar a eficácia. Após o teste, se os controlos não estiverem a funcionar ou forem considerados ineficazes, novos controlos ou controlos melhorados devem ser implementados para mitigar o risco iminente.
O momento e a frequência dos testes de controlo dependem das necessidades específicas da organização e da natureza dos riscos envolvidos. O teste regular de controlos é fundamental para cumprir os requisitos de conformidade e garantir que os controlos estão a funcionar como pretendido para proteger a organização. Controlos falhados ou ineficazes podem ser um risco em si mesmos.
Aproveitando os dados operacionais para avaliar o impacto do controlo
Uma vez que a organização tenha estabelecido uma biblioteca de “controlos”, é importante garantir que são eficazes. Portanto, além de testes e verificações regulares de controlo, também é importante analisar os dados operacionais, níveis de risco e incidentes registados para determinar se os controlos estão realmente a manter o risco dentro de níveis toleráveis.
Ao examinar incidentes passados e dados operacionais, as equipas podem identificar fatores comuns que contribuem para a falha ou ineficiência de um controlo de risco. Por exemplo, se os dados revelarem que as falhas de equipamento ocorrem com mais frequência após certos limiares de utilização, pode agendar controlos de manutenção antes de atingir esses pontos para reduzir o risco.
Muitas empresas consideram o software de GRC útil para compreender a eficácia do controlo, pois oferece ferramentas de análise de dados para acompanhar o desempenho do controlo. As equipas podem facilmente visualizar dados operacionais de outros sistemas e fontes de dados em tempo real dentro da plataforma graças às integrações API. A integração API funciona ligando a plataforma GRC a diferentes sistemas de negócio. Uma vez integradas, as duas plataformas podem enviar dados de um lado para o outro através das APIs para partilhar informações em tempo real. Isto permite às equipas mapear controlos para dados operacionais, incidentes e KRIs para obter uma imagem clara de como o risco está a ser controlado. O sistema fornece alertas instantâneos quando os níveis de risco estão a aumentar ou os controlos falham, destacando problemas a serem abordados antes que os níveis de risco se agravem. Ao aproveitar uma ferramenta deste tipo, as organizações podem avaliar e analisar eficazmente o impacto do controlo de risco, levando a uma avaliação de risco melhorada e a processos de tomada de decisão aprimorados.
Otimização de controlos para equilibrar custo e eficácia
Controlar o risco não é um evento único, é um processo contínuo que requer que as equipas de risco realizem testes e verificações regulares de controlo para fins de melhoria. Controlar o risco custa dinheiro e, como as empresas não têm recursos e orçamentos infinitos, devem decidir quais os riscos mais críticos para determinar os fundos necessários para os controlar. As equipas devem realizar avaliações de risco regulares e analisar os dados de impacto do risco para priorizar os seus riscos e alocar recursos apropriados para os controlar.
Métodos e ferramentas como matrizes de risco, análise SWOT ou visualizações em gravata borboleta podem ser usados para identificar as potenciais fontes de risco e a probabilidade e impacto, ajudando as empresas a priorizar os controlos apropriados.
Para otimizar totalmente os controlos e equilibrar o custo vs eficácia, as equipas de risco devem analisar os seus controlos de risco atuais para identificar os seus pontos fortes e fracos, juntamente com as ameaças e oportunidades presentes no seu ambiente de risco.
Como o software de GRC melhora o controlo e a gestão de risco
O software de GRC fornece às organizações uma abordagem estruturada para a gestão de risco e controlos, oferecendo uma plataforma centralizada para as empresas gerirem riscos, controlos e desempenho operacional.
As empresas podem usar a plataforma para construir um registo de risco digital online e automatizar todo o processo de gestão de risco, incluindo formulários de avaliação de risco online, monitorização automatizada de risco e fluxos de trabalho para formalizar escalações, aprovações e atividades de mitigação.
Na mesma plataforma, as empresas também podem estabelecer um registo de controlo totalmente funcional. Cada controlo é registado e pode ser facilmente mapeado para o risco relevante. As empresas podem realizar verificações e testes de controlo regulares na plataforma, com todos os detalhes totalmente documentados. Os dados de incidentes e dados operacionais também são mantidos na plataforma, permitindo que as empresas monitorizem facilmente a exposição ao risco com base em dados operacionais em tempo real e incidentes registados. Este mapeamento vital entre riscos, controlos, incidentes e dados operacionais fornece informações extensas para orientar a empresa na priorização de riscos e na alocação de orçamento e recursos para estratégias de controlo e mitigação de riscos. Estas informações e resultados de relatórios não estariam disponíveis ao usar métodos manuais de risco e controlo que não se integram com outros sistemas de negócios e processos operacionais.
Estas soluções de software oferecem painéis de controlo valiosos e informações de relatórios através dos quais as empresas podem antecipar potenciais riscos e vulnerabilidades de controlo. Ao analisar estes relatórios, as equipas de risco podem implementar medidas proativas para minimizar perdas, reduzir riscos e garantir a continuidade do negócio. Com acesso a dados em tempo real sobre níveis de risco, os decisores podem avaliar rapidamente a eficácia dos controlos existentes e identificar áreas que requerem atenção. Isto permite que as organizações respondam prontamente, mitiguem riscos e tomem decisões produtivas alinhadas com os seus objetivos de negócio.
O valor estratégico de controlos eficazes
Controlos, medidas e políticas de risco eficazes ajudam as organizações a monitorizar e ajustar com sucesso as suas principais estratégias de mitigação de riscos, garantindo que estão no caminho certo para atingir os seus objetivos de negócio com interrupções mínimas. No entanto, os diferentes tipos de “controlos” de risco que a sua organização implementa devem ser continuamente monitorizados e testados para alcançar objetivos estratégicos de negócio, maximizar lucros e manter uma vantagem competitiva.
Como o ambiente interno e externo em que a sua organização opera está sujeito a mudanças a qualquer momento, é fundamental criar sistemas que possam ajudar a sua equipa de risco a monitorizar os níveis de risco e a eficácia dos controlos, medidas e políticas de mitigação, para que possam ser ajustados quando o panorama de risco muda e novos riscos surgem. O software GRC oferece uma plataforma para as organizações implementarem e gerirem o seu quadro de controlos de risco de forma eficaz e eficiente. Para saber mais sobre como o software GRC pode ajudar a sua organização a controlar o risco, basta contactar-nos para uma demonstração.
