Embora as auditorias sejam uma ótima ferramenta para ajudar a gestão a compreender melhor o desempenho de uma organização e garantir a conformidade, são uma tarefa bastante assustadora que requer tempo, esforço e recursos. As conclusões das auditorias e quaisquer não conformidades resultantes podem também criar uma montanha de tarefas de acompanhamento e ações corretivas que devem ser abordadas rapidamente.
Gerir auditorias e as suas conclusões utilizando processos manuais pode ser um desafio. Neste blogue, explicamos como o software GRC adequado pode ajudar a automatizar este processo aparentemente complexo e demorado e garantir uma gestão eficiente da conformidade, uma melhor mitigação de riscos e um melhor desempenho organizacional e resultados de auditoria.
As empresas costumam passar por uma variedade de auditorias. As auditorias internas realizadas pelo comité de auditoria do pessoal de uma organização são frequentemente utilizadas para avaliar a eficácia operacional da empresa, os riscos, o ambiente de controlo e a conformidade com os regulamentos e leis obrigatórios específicos do setor. As auditorias externas são realizadas por terceiros. Estas são frequentemente realizadas por representantes de reguladores externos, funcionários governamentais e serviços de auditoria profissionais com o objetivo de comprovar a conformidade com os regulamentos obrigatórios e os quadros adotados, como as normas ISO e as certificações cibernéticas. As auditorias externas são frequentemente exigidas pelas partes interessadas e pelos investidores para determinar a fiabilidade e transparência das operações da empresa. A aprovação em auditorias externas pode ser essencial para algumas organizações que devem manter estas certificações para fazer negócios.
As auditorias são fundamentais no setor dos serviços financeiros. Neste setor altamente regulamentado, as auditorias não se limitam a garantir a credibilidade financeira de uma organização. As auditorias regulares devem ser utilizadas para avaliar os sistemas de controlo interno de uma empresa, que são os processos e procedimentos para garantir que as transações financeiras são registadas com precisão e os ativos são protegidos. Ao identificar controlos internos fracos através de auditorias, as organizações financeiras podem mitigar erros de risco, prevenir fraudes e apropriação indevida de ativos, melhorar a confiança das partes interessadas, ajudar a salvaguardar os recursos financeiros e manter as certificações necessárias para oferecer os seus serviços.
Independentemente do tipo, a atividade de auditoria é fundamental para qualquer empresa que pretenda manter elevados padrões, transparência e responsabilidade nas suas operações. Ao identificar potenciais problemas antes de se tornarem grandes problemas, comprovar a conformidade com regulamentos e normas e obter certificações, as empresas podem poupar tempo e dinheiro, evitando dores de cabeça legais no futuro.
Graças à complexidade das empresas atuais e ao volume de riscos e requisitos de conformidade, o âmbito das auditorias está a aumentar constantemente e a pressão é grande para provar a conformidade e resolver rapidamente as não conformidades. Isto pode deixar as equipas de auditoria com pouco tempo para realizar uma análise aprofundada, colocando a organização em risco. A tecnologia de software GRC integrado pode ajudar, facilitando os processos de gestão de auditorias tanto para os auditores internos como para os auditados.
Como pode a tecnologia automatizar o processo de auditoria?
As plataformas de software GRC oferecem funcionalidades de auditoria que fornecem às organizações um quadro para criar um registo centralizado de todas as suas auditorias online e agendá-las antecipadamente. O sistema envia automaticamente lembretes às partes interessadas relevantes quando as auditorias estão previstas, para que possam ser tomadas as medidas necessárias, promovendo a responsabilização.
O software de gestão de auditorias ajuda as organizações a identificar e mitigar os riscos relacionados com as auditorias de forma mais eficaz, proporcionando uma monitorização em tempo real dos principais processos, controlos e não conformidades. Isto permite aos auditores identificar potenciais problemas antes de se tornarem problemas significativos. O software de auditoria também pode apoiar as atividades de conformidade, ajudando as organizações a cumprir os requisitos regulamentares e as normas do setor, fornecendo um quadro para documentar e comunicar as atividades de auditoria.
O que acontece após uma auditoria?
As conclusões de todas as auditorias são registadas na ferramenta e são utilizados fluxos de trabalho automatizados para implementar recomendações e registar ações para concluir o ciclo de auditoria. Os fluxos de trabalho ligados ao seu diretório ativo seguem rotas de escalada predefinidas para garantir que os problemas de auditoria são rapidamente escalados. A partir daí, um fluxo de trabalho de gestão de casos permitirá às equipas documentar como e quando o problema foi resolvido, proporcionando uma visibilidade clara tanto para as partes interessadas internas como para os auditores externos.
Além disso, ao gerir auditorias numa plataforma GRC, as empresas podem ligar as auditorias e as suas conclusões à obrigação de conformidade relevante para fornecer uma visão em tempo real do estado de conformidade. Em muitos casos, garantir a conformidade requer a aprovação numa auditoria, pelo que faz sentido que estas áreas estejam ligadas e geridas de forma holística. Da mesma forma, as conclusões da auditoria também podem ser mapeadas para o registo de riscos. As falhas de auditoria representam um risco significativo para a empresa, pelo que é importante garantir que todos os riscos empresariais relacionados com a auditoria são captados e geridos como parte do programa mais amplo de gestão de riscos empresariais da organização.
Este processo abrangente pós-auditoria fornece um histórico completo de todas as suas auditorias e respetivas conclusões e de quaisquer ações pendentes. Os painéis de controlo e os relatórios em tempo real facilitam a compreensão do estado e das conclusões da auditoria, a identificação de tendências, a identificação de problemas e a realização de investigações. As auditorias e as suas conclusões podem ser associadas às obrigações de conformidade e aos riscos relevantes, acrescentando mais uma camada de profundidade ao processo. Este mapeamento abrangente permite às empresas identificar e compreender os riscos relacionados com uma auditoria falhada ou o impacto da não conformidade nas operações.
A gestão de auditorias numa plataforma holística num formato consistente melhora a excelência operacional e garante a melhoria contínua. As empresas podem criar um histórico completo ao longo do tempo de todas as suas auditorias e das conclusões e ações corretivas subsequentes, garantindo que as mesmas falhas e problemas não se repetem.
Automatização adicional do processo de auditoria com software GRC
Eis alguns exemplos específicos de como o software GRC pode automatizar o processo de auditoria interna e externa:
- Agendamento de auditorias: As empresas podem planear e agendar todas as suas auditorias antecipadamente na plataforma. As equipas preenchem formulários online simples para documentar os passos e verificações necessários para cada auditoria, registando ações críticas, datas-chave e partes interessadas envolvidas. As auditorias com requisitos semelhantes podem ser clonadas, facilitando o agendamento. As notificações automáticas alertam o pessoal quando uma auditoria se aproxima e quando têm ações futuras relacionadas com a atividade de auditoria, garantindo que todos os passos são concluídos atempadamente.
- Recolher e armazenar dados de auditoria: As equipas de auditoria podem utilizar o software GRC para armazenar toda a documentação relevante relacionada com as conclusões da auditoria, planos de ação e ações corretivas num repositório centralizado. Estes dados podem então ser utilizados para apoiar auditorias futuras, garantindo que quaisquer não conformidades de auditorias anteriores são retificadas antes de quaisquer auditorias futuras.
- Gerir as conclusões da auditoria: Para as conclusões que possam resultar na necessidade de alterar processos, formar o pessoal e implementar medidas de segurança, as ações de acompanhamento acordadas podem ser registadas na plataforma e atribuídas ao indivíduo ou equipa relevante, ligando-se ao seu diretório ativo. Cada ação ou não conformidade é escalada para as partes interessadas relevantes e pode ser gerida no âmbito do seu próprio fluxo de trabalho de gestão de casos automatizado com prazos claros. Isto permite às equipas compreender como a ação ou tarefa está a progredir e a gestão pode comunicar as ações pendentes e o estado de progressão.
- Criar e acompanhar uma pista de auditoria: As funcionalidades de automatização do fluxo de trabalho podem desencadear lembretes, escaladas e notificações para garantir a conclusão atempada das tarefas e o cumprimento dos prazos. O software GRC pode ajudar as equipas a dar prioridade às conclusões da auditoria com base no seu potencial impacto nos objetivos da organização e no nível de risco de conformidade. As equipas podem realizar avaliações de risco e atribuir classificações de risco às conclusões, permitindo-lhes concentrar os recursos na resolução de questões de conformidade de alto risco em primeiro lugar.
- Gerar relatórios de auditoria: O software GRC oferece capacidades robustas de relatórios e análises, permitindo às equipas gerar relatórios personalizados sobre as conclusões da auditoria, o estado do plano de ação e o progresso da correção. Estes relatórios podem ser partilhados com as partes interessadas, a gestão e os auditores para proporcionar transparência e demonstrar os esforços de conformidade.
Porque gerir o processo de auditoria como parte do seu programa GRC mais amplo?
Um dos principais benefícios da gestão do processo de auditoria como parte do seu programa mais amplo de governação, risco e conformidade é a capacidade de ligar as conclusões da auditoria ao seu processo de conformidade e registo de riscos. Isto ajudará a identificar os riscos relacionados com auditorias falhadas, a compreender a conformidade com os regulamentos e normas e a avaliar a eficácia dos controlos.
A integração do processo de auditoria no seu programa GRC mais amplo também pode ajudar os auditores a gerir e controlar eficientemente o processo de auditoria, bem como a monitorizar e comunicar os resultados das auditorias. A automatização do processo de auditoria utilizando a tecnologia GRC pode ajudar a aumentar a precisão e a exaustividade das conclusões da auditoria e garantir que a auditoria é realizada de acordo com os regulamentos e normas relevantes.
Quando o processo de auditoria é aumentado com a automatização da tecnologia GRC e capacidades de relatório robustas, as equipas de auditoria podem passar menos tempo a planear, agendar, preparar, avaliar e acompanhar as auditorias e mais tempo a fornecer recomendações perspicazes, acrescentando mais valor à organização. As equipas de auditoria também podem realizar auditorias mais rápidas e relatórios mais precisos quando utilizam a tecnologia GRC. Os formulários online facilitam a captura das conclusões da auditoria e os fluxos de trabalho automatizados garantem a rápida escalada e resolução das não conformidades.
Uma plataforma GRC centraliza os dados de risco, conformidade e operacionais e liga-os às conclusões da auditoria, dando aos auditores acesso instantâneo às pessoas e provas necessárias para satisfazer os critérios de auditoria.
Escolha a solução GRC certa para os requisitos de auditoria da sua organização
A auditoria é uma parte essencial da gestão de um negócio bem-sucedido, especialmente em setores altamente regulamentados com elevados padrões operacionais. A auditoria ajuda a identificar potenciais riscos e áreas de melhoria, garantindo simultaneamente a conformidade com os regulamentos e as normas.
A utilização da tecnologia GRC transforma o processo de auditoria tradicional, proporcionando uma abordagem mais abrangente, simplificada e eficiente à auditoria. Ao aproveitar a ferramenta GRC adequada, as organizações podem acelerar o processo de auditoria, melhorar a conformidade e resolver rapidamente as não conformidades. Para saber mais sobre como a plataforma Riskonnect pode automatizar os seus processos de auditoria, solicite uma demonstração hoje!
