Comment Aker Solutions a normalisé son approche de la gestion des risques et s’est assuré que tous les projets suivent un processus commun aligné sur les exigences de l’entreprise.
INDUSTRIE
Ingénierie
LOCATION
Norvège
NOMBRE D’EMPLOYÉS
13 700
Le défi
Le fournisseur international de services à l’industrie pétrolière et gazière remplace les feuilles de calcul par un outil professionnel de gestion des risques spécialement conçu à cet effet. Aker Solutions est un fournisseur mondial de produits, de systèmes et de services pour l’industrie du pétrole et du gaz. Son ingénierie, sa conception et sa technologie permettent de mettre en production les découvertes et de maximiser la récupération. La société emploie environ 16 000 personnes dans une vingtaine de pays. Elle fournit des équipements de production sous-marine et des services de conception de champs offshore. Son portefeuille de produits, de systèmes et de services pétroliers s’étend des études conceptuelles et de l’ingénierie de base aux systèmes de production sous-marins, aux services de maintenance, de modification et d’exploitation, ainsi qu’aux solutions permettant d’allonger la durée de vie des champs pétroliers et gaziers. Les clients d’Aker Solutions sont des compagnies pétrolières et gazières internationales, nationales et indépendantes du monde entier.
Nous avions besoin d’un système qui assurerait la transparence et le contrôle de l’entreprise, tout en étant un outil utile et à valeur ajoutée au niveau du projet. Après un examen approfondi des différentes solutions possibles, nous avons conclu qu’Active Risk Manager (ARM) était le mieux à même de répondre à ces exigences.
Nécessité d’une approche commune
Avec un grand nombre de projets en cours à tout moment, répartis sur plusieurs sites et dans différents domaines d’activité, la gestion et le maintien d’une vue d’ensemble des risques associés représentent un véritable défi. C’est pourquoi l’entreprise a cherché à améliorer et à simplifier son processus de gestion des risques. Active Risk Manager a été choisi en raison de sa flexibilité, de sa configurabilité et de sa solide expérience dans le secteur du pétrole et du gaz. Anders Øksne, responsable de la gestion des risques d’entreprise chez Aker Solutions, explique : « Notre objectif était de mettre en œuvre un outil suffisamment souple pour couvrir tous les processus de gestion des risques dans notre entreprise, de la gestion quotidienne des risques dans nos projets et opérations individuels, à nos processus de gestion des risques d’entreprise descendants. Nous avions besoin d’un système qui assurerait la transparence et le contrôle de l’entreprise, tout en étant un outil utile et à valeur ajoutée au niveau du projet. Après un examen approfondi des différentes solutions possibles, nous avons conclu que PRM était la solution la mieux adaptée pour répondre à ces exigences ». L’évolutivité et la configurabilité ont constitué une raison importante du choix d’ARM. Cela signifie qu’Aker Solutions pouvait mettre en œuvre et configurer l’outil en fonction de besoins spécifiques sans risque de limitations ou de besoins d’adaptation.
Participation active
Un autre objectif de la mise en œuvre d’un nouvel outil de gestion des risques était d’impliquer plus directement dans le processus les propriétaires des risques et des réponses correspondantes. Chez Aker Solutions, tous les risques et réponses connexes enregistrés dans ARM doivent avoir un propriétaire assigné, et ces propriétaires sont responsables du suivi quotidien et de l’exécution des actions. La fonctionnalité d’alerte est également utilisée pour avertir les personnes concernées lorsque des événements clés se produisent, ou pour leur rappeler de manière proactive l’approche d’un examen ou d’une action à effectuer. Anders Øksne commente : « L’implication directe des personnes dans le processus crée de l’engagement et de l’appropriation, et permet de s’assurer que les risques sont réellement gérés – et pas seulement identifiés, évalués et rapportés. La PRM a été le catalyseur qui nous a permis d’atteindre cet objectif ». Les propriétaires et les responsables de la gestion des risques utilisent les applications ARM via l’intranet. Ces applications permettent d’accéder facilement aux parties du processus de gestion des risques correspondant à chaque fonction, en les intégrant à leurs activités quotidiennes. Aker Solutions compte actuellement plus de 2 000 utilisateurs de l’ARM, dont la majorité utilise les applications pour leur interaction quotidienne avec le système.
Déroulement
Aker Solutions a commencé la mise en œuvre d’Active Risk Manager en menant un nombre limité de projets pilotes dans le cadre de projets en cours au sein de l’organisation. En parallèle, des super utilisateurs ont été formés pour soutenir leur unité commerciale locale ou leur région – à la fois pendant le déploiement et plus tard dans le cadre d’un fonctionnement normal. Lors du déploiement initial, l’ARM a été mis en œuvre dans plus de 70 projets sur une période de huit mois. « Il s’agissait d’un plan de déploiement ambitieux, mais la transition des systèmes existants et des registres de risques sur feuilles de calcul vers ARM s’est déroulée en douceur », a déclaré Anders Øksne. ARM a désormais remplacé les solutions existantes dans tous les projets de livraison et d’exécution et est également utilisé pour les appels d’offres, les projets de développement technologique et les études (projets en phase initiale).
ARM a éliminé les silos et nous aide à comprendre et à agir sur les risques dans l’ensemble de notre portefeuille de projets. Grâce à des rapports précis et actualisés, nous sommes en mesure de fournir à la direction, à différents niveaux, le meilleur soutien possible pour prendre des décisions en connaissance de cause. Nous sommes impatients de poursuivre le voyage et d’étendre l’application de l’ARM à de nouveaux processus au sein de notre entreprise.
Les avantages
Grâce à ARM, Aker Solutions a normalisé son approche de la gestion des risques et s’est assuré que tous les projets suivent un processus commun aligné sur les exigences de l’entreprise. La solution centralisée permet également d’agréger, d’analyser et d’établir des rapports sur l’ensemble des risques au niveau des unités, des régions et d’autres dimensions, ce qui n’était pas possible auparavant.