Los requisitos descritos en el Plan Nacional de Seguro de Discapacidad (NDIS) añaden nuevas capas de complejidad, y los proveedores de atención médica de toda Australia tienen dificultades para mantenerse al día. Según el Informe de Perspectivas para Proveedores de NDIS 2025, el 76% de los proveedores afirmaron que navegar por el sistema les quita tiempo para prestar atención. El 63% cita los requisitos reglamentarios excesivos como una carga administrativa importante. Dados estos requisitos y la presión administrativa añadida que suponen, ¿cuál es la mejor manera para que los proveedores de atención médica demuestren su cumplimiento de NDIS?
Cada vez más, los proveedores de atención médica han recurrido a soluciones de software de cumplimiento para comprender mejor los requisitos de NDIS y para ayudarles a implementar procesos formalizados sencillos, procedimientos de gobernanza y controles para garantizar el cumplimiento.
Cómo pueden los proveedores cumplir con los requisitos de NDIS
Para cumplir con los estándares básicos de práctica de NDIS, los proveedores deben implementar procesos de mejores prácticas en áreas como:
- Adhesión a los derechos del paciente, incluyendo la dignidad, la privacidad y la elección informada
- Gobernanza y gestión operativa
- Gestión de riesgos
- Gestión de incidentes
- Gestión de comentarios y quejas
- Planificación y prestación de apoyo
Los requisitos adicionales incluyen:
- Realización de auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento de los estándares de práctica
- Seguimiento del código de conducta de NDIS y formación del personal sobre los requisitos
- Mantenimiento de registros de pacientes, planes, formularios de consentimiento, registros de incidentes y acuerdos de servicio adecuados
- Facilitar la selección de trabajadores y la gestión de contratistas
- Notificación de incidentes graves (como lesiones, abusos y fallecimientos) a la comisión
Las organizaciones pueden registrarse en la Comisión de Calidad y Salvaguardias de NDIS a través de su portal para obtener la certificación NDIS.
¿Es obligatorio el registro en NDIS?
Los proveedores deben registrarse en NDIS si prestan determinados apoyos y servicios a los participantes, en particular a los pacientes con mayor riesgo o necesidades complejas. También deben registrarse si la NDIA gestiona el plan del participante. Sin embargo, algunos proveedores permanecen sin registrar para evitar auditorías y papeleo, incluso cuando hacerlo podría limitar el acceso de los pacientes. Los proveedores no registrados siguen teniendo obligaciones con NDIS, incluyendo la adhesión al Código de Conducta de NDIS, las comprobaciones de selección de trabajadores y los sistemas eficaces para la gestión de quejas e incidentes. Mientras que los proveedores registrados suelen gastar entre el 4% y el 6% de sus ingresos en cumplimiento, los proveedores no registrados pueden evitar estos costes y seguir ofreciendo los mismos servicios, sin certificación oficial. Para igualar las condiciones y proteger la calidad de la atención, es probable que NDIS exija a todos los proveedores que se registren en los próximos años.
¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrentan los proveedores de NDIS?
El Informe de Perspectivas para Proveedores de NDIS 2025 reveló preocupaciones generalizadas sobre la complejidad regulatoria, las presiones relacionadas con el personal y las ineficiencias operativas:
- El 70% de los proveedores expresó su preocupación por la estabilidad financiera, y el 67% informó de pérdidas operativas.
- El 50% expresó su preocupación por la adaptación a los cambios normativos, de riesgo y de cumplimiento.
- El 50% citó el compromiso, la contratación y la retención del personal como una preocupación.
- El 45% estaba preocupado por la eficiencia y la eficacia operativas.
Los proveedores de NDIS deben abordar estos retos críticos para garantizar la viabilidad financiera a largo plazo, las necesidades de personal y la eficacia de la prestación de atención.
¿Cómo pueden los proveedores alinear sus procesos con los requisitos de NDIS?
Para seguir cumpliendo con las normas de NDIS, los proveedores deben gestionar requisitos complejos y superpuestos, desde la documentación del paciente y la formación del personal hasta la notificación de riesgos. El software especializado suele ayudar a los proveedores a formalizar estos procesos y a generar pruebas de cumplimiento para los reguladores. A continuación, se explica cómo los proveedores de atención médica pueden utilizar el software para cumplir con los requisitos básicos de NDIS de forma eficiente y coherente:
1. Recopilar pruebas de cumplimiento.
Las organizaciones deben documentar cómo cumplen sus obligaciones para cumplir con los requisitos de NDIS. Los proveedores deben crear una biblioteca de obligaciones, capturando los requisitos y las acciones de cumplimiento. Los ejemplos incluyen procesos, como la documentación de la atención al paciente, las políticas y los procedimientos, las inspecciones y la formación del personal. Deben documentar completamente estas acciones y procesos, comprobándolos regularmente para asegurarse de que cumplen con los requisitos de cumplimiento. Idealmente, deberían asignar cada obligación al proceso de cumplimiento pertinente para adaptarse a las nuevas enmiendas reglamentarias y actualizar sus políticas y procedimientos en consecuencia.
El software GRC facilita la automatización del cumplimiento de NDIS en una plataforma centralizada. Ofrece marcos y plantillas listos para usar para construir un “registro de obligaciones” y documentar las acciones de cumplimiento. También puede automatizar las actualizaciones de políticas, las aprobaciones y las certificaciones, y gestionar el cambio regulatorio más fácilmente. El personal puede certificar las políticas y la formación en línea, lo que permite a los proveedores documentar la finalización de la formación.
2. Implementar prácticas eficaces de gestión de riesgos.
Unos procedimientos sólidos de gestión operativa y de riesgos empresariales son esenciales para el cumplimiento, la prevención de interrupciones y la garantía de la seguridad del paciente. Las organizaciones deben identificar, clasificar y calificar los riesgos, mantener registros de riesgos, establecer indicadores clave de riesgo y supervisar activamente los niveles de riesgo mediante evaluaciones de riesgo periódicas. Los proveedores de NDIS también deben identificar y evaluar los controles para mantener los niveles de riesgo dentro del apetito y la tolerancia al riesgo de la organización. Los proveedores deben probar y comprobar estos controles regularmente para asegurarse de que son eficaces. El software GRC puede automatizar completamente procesos específicos de gestión de riesgos, produciendo informes perspicaces sobre la exposición al riesgo y la eficacia de los controles. Estas automatizaciones pueden optimizar los procesos, incluyendo las evaluaciones de riesgo, las escaladas, las aprobaciones, las comprobaciones de control, las pruebas y las acciones de remediación.
3. Formalizar los procesos de notificación de incidentes.
Abordar los incidentes, los peligros y los cuasi accidentes en el sector de la atención médica es esencial para proteger a los pacientes y mantener la eficiencia operativa. NDIS proporciona orientación sobre la notificación de incidentes para ayudar a los proveedores a capturar y abordar eficazmente los incidentes inesperados. Los proveedores necesitan procesos formales para que el personal registre los incidentes, los peligros y los cuasi accidentes, y deben tener rutas de escalada claramente definidas.
El software GRC permite al personal registrar los incidentes a través de formularios en línea, alimentando todos los datos en la plataforma. Los campos del formulario cambian automáticamente en función del tipo de incidente registrado, y el personal puede cargar fácilmente fotos y pruebas. Los flujos de trabajo automatizados facilitan la escalada y la resolución. Los equipos pueden llevar a cabo eficientemente investigaciones de causa raíz, informar sobre las tendencias de los incidentes y alinearse con las directrices de NDIS. Los flujos de trabajo también pueden identificar los incidentes graves que deben notificarse a la Comisión de Calidad y Salvaguardias de NDIS.
4. Capturar comentarios y quejas.
NDIS proporciona una guía clara, capturando la retroalimentación para que los proveedores puedan resolver eficazmente los problemas de atención al paciente. Muchos proveedores de NDIS utilizan software para construir un portal en línea para capturar las preocupaciones de los pacientes. Los pacientes, las familias y el personal pueden registrar comentarios y quejas con la opción de permanecer en el anonimato. Completan los detalles utilizando formularios en línea, con todos los datos alimentando la plataforma. Los flujos de trabajo escalan cada caso a la persona relevante, y todas las acciones de remediación se capturan en la plataforma, manteniendo a todas las partes involucradas informadas del progreso.
5. Implementar procesos estructurados para garantizar que la atención se alinee con las directrices de NDIS.
La prestación de atención que cumpla con las directrices de NDIS requiere procesos estructurados y bien documentados. Con el software de cumplimiento adecuado, el personal puede crear registros individuales y documentar exhaustivamente las necesidades de cada paciente. También pueden utilizar el sistema para registrar la comunicación con el paciente y utilizar listas de verificación para verificar la finalización de las tareas de atención al paciente. Este nivel de documentación permite a la dirección implementar más gobernanza y normas con respecto a la atención al paciente.
6. Audite sus procesos con respecto a los requisitos de NDIS.
El software también puede automatizar completamente el proceso de auditoría para los proveedores de NDIS aprobados. Los equipos crean plantillas de auditoría utilizando campos y listas de verificación estandarizados alineados con los criterios de NDIS. El software eficaz normalmente permite a los proveedores modificar estos campos para adaptarlos a sus necesidades particulares. Los flujos de trabajo automatizados pueden entonces:
- Programar auditorías en el sistema
- Hacer circular los formularios de auditoría
- Enviar recordatorios para las acciones atrasadas
La entrada de datos en tiempo real durante la auditoría proporciona a la dirección una visión inmediata del estado, las no conformidades y los pasos de remediación. Los miembros del equipo pueden entonces extraer los datos del sistema y compartirlos con los reguladores.
Uso de software para gestionar todos los requisitos de NDIS
Una plataforma de software unificada es una de las herramientas más eficaces para garantizar el cumplimiento de NDIS y prepararse para las auditorías. Mediante el uso de una plataforma GRC para implementar procesos de mejores prácticas como la gestión de riesgos e incidentes, la recopilación de comentarios, la gestión de políticas y la preparación de auditorías, los proveedores de NDIS pueden estar seguros de que cumplen con sus requisitos reglamentarios.
La gestión de esas diferentes áreas de forma holística en una sola plataforma permite a los proveedores de NDIS:
- Asignar los riesgos a los incidentes relacionados
- Vincular los riesgos a los controles
- Asociar los comentarios de los pacientes con el cumplimiento y las auditorías
Estas correlaciones proporcionan información valiosa para mejorar las operaciones, reducir el riesgo e identificar las lagunas de cumplimiento.
Un software GRC eficaz apoya toda la gama de actividades de cumplimiento. Ayuda a los profesionales del cumplimiento a ahorrar tiempo mediante el uso de flujos de trabajo, plantillas y marcos automatizados. Sus paneles permiten obtener información más detallada sobre el rendimiento y mantener las tareas y acciones frente a los miembros del personal. También puede simplificar su auditoría NDIS permitiendo a los proveedores compartir la documentación de cumplimiento con los reguladores. Con todo documentado y centralizado, los proveedores pueden abordar el cumplimiento de NDIS con mayor confianza y control.
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