Num mundo ideal, os riscos seriam identificados primeiro para que pudessem ser geridos antes de se tornarem incidentes completos, mas para a maioria das organizações nem sempre é esse o caso. No entanto, existe uma ligação clara entre a gestão de riscos e o reporte de incidentes que, se ignorada, pode deixar uma enorme lacuna no perfil de risco de uma organização, tornando o tratamento eficaz de incidentes crucial.
Sem um plano adequado de gestão de riscos de incidentes, um risco identificado no registo de riscos concretizar-se-á e tornar-se-á um incidente. Noutros casos, ocorrerá um incidente inesperado e causará tanto impacto na organização que será adicionado ao registo de riscos, sendo então implementados controlos relevantes para evitar a recorrência. É vital que a gestão de riscos, o reporte de incidentes e a resposta a incidentes estejam totalmente integrados para compreender a sua relação entre si.
As organizações devem definir uma estrutura onde possam mapear e compreender as ligações entre o seu registo de riscos e os incidentes reais reportados. Quando bem feito, esta abordagem conjunta melhora um programa de gestão de riscos, eliminando potenciais lacunas e fornecendo informações vitais para orientar decisões importantes em torno do orçamento e da atividade de recursos, e para avaliar o impacto geral.
Os desafios de gerir riscos e incidentes isoladamente
Gerir o risco isoladamente causa pontos cegos no processo de gestão de riscos de uma organização, uma vez que as empresas são incapazes de ver quais os riscos que se materializaram em incidentes reais, dificultando a sua capacidade de alertar as partes interessadas de forma eficaz. Isto pode causar lacunas no reporte que podem afetar a tomada de decisões. O desalinhamento destes processos também pode ter um impacto negativo nos esforços de melhoria contínua. Se os riscos relacionados com incidentes não forem registados no registo de riscos e geridos, continuarão a acontecer e não serão alocados fundos e recursos para reduzir o risco.
Da mesma forma, se um risco atingir um nível elevado e se transformar num incidente completo, é importante saber qual o impacto que teve na organização e como e quando foi resolvido, como parte de um plano abrangente de resposta a incidentes. Esta informação vital pode orientar os decisores quando estão a alocar orçamento e recursos para definir controlos em áreas de alto risco, ajudando assim a minimizar o impacto de um incidente.
Um desalinhamento entre o reporte de riscos e incidentes também pode afetar a conformidade regulamentar, uma vez que muitas estruturas e normas estipulam que as organizações devem ter um processo integrado que considere tanto a identificação e gestão de riscos como o reporte e análise de incidentes.
O reporte de incidentes fornece dados em tempo real sobre ameaças e vulnerabilidades emergentes, permitindo que as organizações detetem e previnam futuros incidentes. Portanto, integrar os dados de reporte de incidentes nos processos de gestão de riscos permite que as organizações identifiquem potenciais riscos precocemente, permitindo a implementação de medidas proativas e estratégias de prevenção para mitigar esses riscos antes que estes aumentem.
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Barreiras à integração da gestão de riscos e do reporte de incidentes
Se estiver a gerir riscos e incidentes utilizando duas plataformas, sistemas ou processos separados, então é improvável que consiga gerar as informações necessárias para criar métricas significativas que possam impulsionar a tomada de decisões. Equipas isoladas, barreiras departamentais e resistência cultural também podem causar uma quebra na comunicação e impedir a partilha de dados vitais.
Se estiver a confiar em folhas de cálculo, e-mails e processos manuais, achará quase impossível fazer ligações importantes entre as duas disciplinas. A incompatibilidade entre sistemas e processos e a falta de automatização dificultarão a partilha de dados de forma integrada e facilitarão o mapeamento necessário.
Inconsistências na forma como os dados são capturados em todo o reporte de riscos e incidentes também podem dificultar a integração destes processos. A má qualidade dos dados e a falta de normalização podem levar a erros e má interpretação.
Uma relutância em partilhar informações e a incapacidade de restringir o acesso aos dados também podem ser uma barreira ao integrar estas funções. Portanto, é importante definir um processo que possa facilitar uma hierarquia de permissões rigorosa para obter adesão para a consolidação destas áreas. Isto garantirá que os funcionários apenas veem os dados relevantes para a sua função e responsabilidades.
Também haverá obrigações regulamentares a considerar ao tentar integrar estas funções vitais, a gestão de riscos ou o reporte de incidentes podem ter de ser feitos de uma certa forma para cumprir os requisitos regulamentares. Portanto, é importante que os requisitos regulamentares sejam considerados ao iniciar o processo de integração.
Qual é a melhor abordagem para integrar estes processos?
Felizmente, existem ferramentas GRC de melhores práticas disponíveis no mercado para facilitar às equipas a implementação de procedimentos de melhores práticas tanto para a gestão de riscos como para o reporte de incidentes que estão totalmente integrados.
Dentro de uma plataforma GRC, as equipas podem facilmente configurar um registo de riscos digital pesquisável com múltiplos tipos e categorias de risco. Os riscos são registados através de formulários online e os fluxos de trabalho são definidos para aprovações, escalonamentos e ações de remediação. As avaliações de risco são realizadas utilizando formulários online que alimentam diretamente a plataforma. Esta abordagem garante que todo o processo de gestão de riscos é centralizado e automatizado, melhorando a resiliência.
As equipas podem definir indicadores-chave de risco e monitorizar o risco e definir um apetite de risco e trabalhar dentro dele. Uma biblioteca de controlo completa pode ser implementada e as equipas podem realizar ‘testes de controlo’ e cada risco pode ser facilmente mapeado para os controlos correspondentes. Cada membro da equipa terá o seu próprio painel de controlo para que possa ver as suas tarefas e ações pendentes e as principais métricas.
O pessoal de nível inferior pode apenas ver as tarefas pendentes relacionadas com as avaliações de risco e as verificações de controlos, a gestão intermédia verá as aprovações e os escalonamentos e os líderes verão um resumo das principais métricas para apoiar a tomada de decisões.
Na mesma plataforma, as equipas podem então configurar uma plataforma de ferramenta de reporte de incidentes de melhores práticas, garantindo que os dados são capturados num formato semelhante para um alinhamento completo. Incidentes, perigos ou quase acidentes são registados pelos funcionários utilizando formulários online com todos os dados a serem alimentados diretamente na plataforma. São capturados dados vitais relativos à data e hora, funcionários envolvidos, processos afetados e custo, e provas como imagens, URLs e ficheiros também podem ser registadas.
Uma vez que um incidente é registado, um fluxo de trabalho automatizado entra em ação para escalar o incidente e implementar ações de mitigação para que este possa ser trabalhado até à resolução. As organizações podem criar diferentes formulários e rotas de escalonamento de fluxo de trabalho para diferentes tipos de incidentes. A gestão pode visualizar painéis de controlo e relatórios em tempo real para avaliar a origem e a causa dos incidentes, permitindo-lhes tomar medidas proativas para reduzir a recorrência.
Mas a melhor parte é… a plataforma pode facilmente integrar estes dois processos vitais. Os riscos podem ser facilmente ligados a quaisquer incidentes relacionados. Isto permite que as equipas de risco construam uma visão mais abrangente da sua paisagem de risco, compreendendo quais os riscos que se materializaram, como impactaram a organização e quanto tempo demoraram a resolver. As equipas podem utilizar os dados combinados para identificar lacunas no seu registo de riscos, examinando os incidentes, perigos e quase acidentes registados. Isto ajudá-los-á a decifrar a origem comum dos incidentes para que estes possam ser adicionados ao registo de riscos.
Também garante que cada risco pode ser gerido com os controlos apropriados, diminuindo a probabilidade de futuros incidentes. Todo o processo é completamente automatizado e a forma normalizada como os dados são recolhidos garante métricas de reporte precisas que podem impulsionar decisões relativas à implementação de controlos para reduzir o risco em áreas de alto risco. Os controlos podem vir numa variedade de formatos, podem ser uma verificação regular, podem ser uma nova política ou procedimento, ou podem ser uma nova peça de equipamento para reduzir o risco.
A maioria dos controlos requer dinheiro e recursos para implementar, os dados que um sistema combinado de risco e incidente pode gerar orientarão a organização, para que esta compreenda a quantidade de dinheiro e mão de obra que deve alocar a cada risco com base na probabilidade e no impacto. As organizações não têm um conjunto infinito de dinheiro e é impossível mitigar todos os riscos, portanto, as empresas confiam nestes dados vitais para informar as suas decisões.
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