À medida que uma empresa cresce, também cresce a sua biblioteca de políticas e procedimentos. A sua equipa de gestão de políticas ficou visivelmente mais ocupada? Talvez as políticas estejam a ser mal geridas ou desatualizadas como resultado, deixando a organização exposta.
Quando se trata de gestão de políticas, ainda está a usar processos manuais como folhas de cálculo e e-mails ou unidades partilhadas? Talvez o seu sistema existente não tenha a capacidade de acompanhar as mudanças necessárias ao implementar, atualizar e manter as suas políticas e procedimentos. Talvez também esteja a perder o controlo das certificações e atestações. A adoção de políticas pelos utilizadores finais também pode ser um desafio. Ferramentas de gestão de políticas desajeitadas e antiquadas criarão estes problemas, assim como a dependência contínua de processos manuais.
O que é a gestão de políticas?
A gestão de políticas é o processo de criar, implementar e manter uma biblioteca atualizada de políticas e procedimentos dentro de uma organização. Quando feita de forma eficaz, a gestão de políticas e procedimentos pode ajudar as organizações a reduzir riscos e proteger as partes interessadas.
O Open Compliance and Ethics Group (OCEG) define as políticas como a pedra angular da conformidade em organizações de todos os tamanhos. As políticas estabelecem as diretrizes que devem ser seguidas ao formalizar procedimentos e envolver-se nas operações diárias do negócio. As políticas não só dizem a uma empresa como se deve conduzir nas suas operações diárias, mas também oferecem uma forma uniforme e consistente de lidar com situações difíceis.
As políticas e os seus irmãos mais novos, os procedimentos, são a forma como uma organização põe em prática a sua ética e prioridades; uma empresa pode proclamar os seus valores dos telhados, mas até que esses valores sejam realmente vividos e respirados pelos funcionários, as palavras soam ocas.
Como é uma má gestão de políticas?
As organizações de hoje dependem de um conjunto abrangente de políticas e procedimentos que orientam a conduta dos seus funcionários, partes interessadas e gestão e da organização como um todo.
Se tal documentação for baseada em papel ou e-mail e estiver dispersa pela organização, é difícil de manter, gerir e distribuir. Persistir numa abordagem desorganizada e ineficiente à gestão de políticas aumenta as hipóteses de as políticas serem escritas, apresentadas e geridas de forma inconsistente, além de ser demorado e dispendioso. No pior cenário? Uma má gestão de políticas pode expor a sua organização a uma série de novos problemas na forma de riscos legais, regulamentares, reputacionais e de saúde e segurança.
Neste blogue, destacamos os principais indicadores de que o seu processo de gestão de políticas precisa de uma atualização. Além disso, explicamos por que deve ser gerido como parte do seu programa mais amplo de GRC para garantir que a sua organização tenha políticas suficientes para mitigar riscos conhecidos, garantir que os funcionários estejam a operar de acordo com os requisitos de conformidade e implementar governança suficiente em relação aos valores da empresa.
10 sinais de que o seu processo de gestão de políticas precisa de uma atualização
Dizer que é desafiador manter as políticas atualizadas com as melhores práticas do setor, padrões de acreditação e regulamentos em constante mudança é um eufemismo, e sem a ferramenta de política certa, é como entrar numa luta de boxe sem luvas.
À medida que a sociedade se torna cada vez mais litigiosa e a imagem pública ganha cada vez mais importância, a gestão e adesão às políticas importam agora mais do que nunca. Quando fornece às suas equipas as ferramentas certas para aderir proativamente aos padrões, tanto obrigatórios como voluntários, poupa tempo e dinheiro a si mesmo, à sua empresa e à sua equipa jurídica. Em resumo, a gestão de políticas trata-se de ser proativo, não reativo.
Mas se não tem uma ferramenta de gestão de políticas, ou melhor, se não tem uma boa, aqui estão 10 sinais de que o seu processo de gestão de políticas precisa de uma atualização:
1. Não tem um repositório central para políticas ativas
Criar um repositório central de políticas pode ser um desafio. A maioria das organizações recorre ao uso de vários sites SharePoint, ficheiros e pastas para armazenar políticas, enquanto isso parece plausível em princípio, pode levar a uma série de problemas.
Os ficheiros e pastas partilhados não têm controlo de versão e histórico de documentos, e não fornecem a capacidade de visualizar informações vitais sobre aprovações, datas de expiração e atestações de políticas. Muitas vezes, as organizações veem-se a gerir incidentes cibernéticos, de RH e de TI usando diferentes ferramentas, processos e localizações de ficheiros, resultando em métodos desarticulados que tornam o acesso à política certa um desafio.
2. Não tem um processo formal de aprovação de políticas
Não ter um processo formal de criação e aprovação de políticas cria um mundo de ambiguidade em torno da validade e do estado de aprovação das políticas, criando inúmeras oportunidades para que as políticas passem despercebidas antes de serem totalmente promulgadas. Quando as políticas são enviadas para aprovação por e-mail, não há uma visão central para verificar se a pessoa aprovou, alterou ou rejeitou a política. Se um e-mail for perdido, o proprietário da política teria de perseguir manualmente a parte interessada, e não há uma visão central de quando as políticas foram aprovadas ou rejeitadas e quais alterações foram feitas.
Sem tecnologia automatizada para facilitar o progresso para a próxima etapa do fluxo de trabalho de aprovação, não há sistema para garantir que o progresso seja feito, isso atrasa a revisão da política, deixando políticas desatualizadas em uso. Políticas obsoletas são uma forma garantida de deixar a sua organização em risco. Políticas antigas podem não cumprir novas leis e regulamentos. Além disso, podem não abordar novos sistemas ou processos, resultando em práticas inconsistentes. Em suma, ter um processo formal de revisão de políticas para atualizar regularmente as suas políticas e procedimentos mantém a sua organização atualizada com os requisitos mais recentes e valores da empresa, mantendo a organização consistente com as melhores práticas do setor.
3. Está a usar processos manuais que carecem de fluxos de trabalho e controlos automatizados
O seu processo de aprovação de políticas obriga os membros da sua equipa a gastar muito tempo a rastrear documentos, partilhar documentos Word ou Excel, enviar inúmeros e-mails, fazer uma série interminável de chamadas telefónicas e lidar com muitos mal-entendidos? Processos manuais que dependem de folhas de cálculo e e-mails farão isso por si. Se já trabalhou com um comité na criação de um único documento, sabe que aborrecimento pode ser quando diferentes pessoas fazem alterações no documento.
Usar software de GRC para automatizar o processo de gestão de políticas permite que as organizações configurem fluxos de trabalho automatizados para aprovações e escalações de políticas, garantindo um processo eficiente que promove transparência e responsabilidade. Os líderes podem definir controlos para serem notificados quando as políticas estão prestes a expirar, quando os prazos de aprovação são perdidos e quando os funcionários não leram e atestaram as políticas. Definir controlos é uma forma garantida de assegurar que as políticas sejam sempre alteradas a tempo e de capturar quaisquer problemas precocemente.
4. Tem dificuldade em acompanhar políticas ativas, datas de expiração e atualizações
Para resumir, quando se trata de renovação de políticas, os processos manuais colocam o ónus da renovação inteiramente nos indivíduos, deixando aos funcionários a responsabilidade de lembrar quando uma política precisa de renovação, pois não há um processo formal para lembrá-los. Isso significa que políticas desatualizadas passam despercebidas, deixando a organização exposta. Os processos manuais não permitem uma visibilidade rápida do estado de aprovação e não incentivam os funcionários na cadeia de aprovação a fazer os seus comentários, resultando em processos estagnados.
5. As políticas carecem de propriedade e responsabilidade
As organizações que abordam a gestão de políticas sem uma clara propriedade e responsabilidade enfrentam riscos significativos para o seu negócio. A propriedade deve ser definida em todos os níveis do ciclo de vida da política. Os criadores de políticas, aprovadores, proprietários e os funcionários a quem a política se aplica devem ser claramente definidos, esta propriedade e responsabilidade garantem que quaisquer violações da política da empresa sejam tratadas rapidamente. Isso permite que os proprietários de políticas concedam exceções, monitorizem incidentes e violações de políticas, e se estende à governança de políticas e responsabilidades de aceitação. As organizações de hoje exigem uma visão empresarial da responsabilidade e colaboração de políticas que só pode ser alcançada usando uma plataforma GRC integrada com propriedade clara e rotas de escalação.
6. Não tem um processo estruturado para circular políticas e recolher atestações
Os funcionários não podem seguir políticas das quais não estão cientes, mas colocar as políticas nas mãos certas e garantir que os funcionários leram e atestaram as políticas relevantes pode ser um desafio sem um processo formal de acompanhamento. Políticas em papel e unidades e pastas partilhadas não fornecem um processo estruturado para circular políticas. Os funcionários podem ter problemas para aceder a documentos partilhados, e os ficheiros podem ser sobrescritos e alterados incorretamente. Recolher atestações pode ser problemático usando processos manuais como e-mail, pois não há uma visão central do estado de aprovação e ações pendentes, e qualquer acompanhamento também é feito manualmente por e-mail, o que leva tempo valioso. Com uma ferramenta GRC especializada, quando uma política é criada, o ónus de obter reconhecimento é transferido para o software.
7. Não tem uma visão holística do estado das políticas
Quando as políticas são criadas de forma ad hoc, e as alterações, aprovações e circulação são conduzidas por e-mail, não há uma visão central do estado de cada política e quem a atestou e quando. Quando as políticas são geridas usando uma ferramenta de software GRC especializada, os líderes podem facilmente extrair uma lista de políticas desatualizadas ou políticas que estão prestes a expirar e obter visões em tempo real do estado de aprovação da política e quaisquer ações pendentes.
8. Reportar sobre políticas é demorado e complicado
Tentar executar relatórios sobre o estado e datas de expiração das políticas é quase impossível ao usar processos manuais. As equipas precisariam de extrair manualmente os dados mais recentes, inserindo-os em inúmeras folhas de cálculo para garantir que as pessoas certas tenham acesso às informações, apenas para repetir o processo novamente, seja diariamente, semanalmente e/ou mensalmente. Este processo exaustivo e improdutivo não só ocupa recursos valiosos, como também dificulta os esforços de gestão e crescimento e está repleto de erros humanos e dados imprecisos.
9. As suas políticas não abordam os principais riscos no seu registo de riscos
Existe uma profunda conexão entre a gestão de riscos e a gestão de políticas. Políticas, procedimentos e melhores práticas só podem ser bem-sucedidos se a sua organização tiver um conjunto claro de objetivos declarados e políticas que abordem os principais riscos no seu registo de riscos. As políticas e procedimentos são frequentemente concebidos como controlos específicos ou planos que são implementados para mitigar riscos ou evitá-los completamente.
Em última análise, as políticas e procedimentos são responsáveis por definir a cultura de risco da sua organização. Não compreender esta relação intrínseca é onde muitas empresas falham tanto em abordar o risco como em implementar políticas e procedimentos eficazes. Esta falta de integração entre riscos e políticas também pode levar a um efeito dominó na criação do que tem sido denominado políticas rogue criadas de forma ad hoc, o que significa que não estão alinhadas com objetivos ou riscos definidos, muitas vezes impedindo uma organização e deixando-a exposta ao risco.
10. As suas políticas não abordam as suas obrigações de conformidade
Quando realizada corretamente, a gestão de políticas impulsiona a conformidade diária, minimiza riscos e responsabilidades, e constrói a cultura da empresa. As políticas definem como uma organização cumpre as obrigações regulatórias e os requisitos de conformidade. A ligação entre a gestão de políticas e a conformidade garante que os procedimentos internos se alinhem com as obrigações de conformidade e assegura que as políticas sejam continuamente atualizadas com os mais recentes requisitos regulatórios. Não estabelecer esta ligação entre estas funções pode resultar em não conformidade com leis e legislação externas, bem como com as suas próprias políticas e procedimentos internos.
Principais vantagens de colocar o seu processo de gestão de políticas online
Estabelecer políticas eficazes não começa nem termina com regulamentos. Requer o tipo certo de meios de distribuição, os métodos adequados para medir a compreensão e a quantidade certa de colaboração. Todas estas coisas exigem uma enorme quantidade de tempo e energia, razão pela qual automatizá-las com uma solução de software pode aumentar a eficiência e garantir a conformidade com as suas políticas e procedimentos. Aqui exploramos 3 vantagens de colocar o seu processo de gestão de políticas online utilizando uma plataforma GRC.
1. Acesso a uma biblioteca digital centralizada de todas as políticas
Ao colocar o seu processo de gestão de políticas online utilizando uma ferramenta GRC automatizada, irá criar uma biblioteca centralizada e pesquisável de todas as suas políticas online. À medida que as políticas são carregadas, os colaboradores serão solicitados a inserir informações essenciais sobre cada política, incluindo o autor, proprietário e aprovadores, e as datas de criação, aprovação e expiração. Estes detalhes importantes podem ser utilizados para gerar relatórios de gestão de políticas sobre políticas que estão prestes a expirar ou que requerem aprovação.
O seu repositório central servirá como uma única fonte de verdade e significará que terá capacidades de pesquisa intuitivas e acesso rápido a toda a sua coleção de políticas num único local. E ao utilizar uma solução de gestão de políticas online, pode dizer adeus aos problemas de controlo de versões, pois os colaboradores podem visualizar todo o histórico do documento e quaisquer alterações ou ações pendentes online.
Sem uma solução centralizada de software de gestão de políticas, corre o risco de ter diferentes procedimentos a serem seguidos em diferentes partes do seu negócio, para não mencionar o risco de um controlo de versões deficiente, com vários departamentos a trabalhar com versões desatualizadas da mesma política. Centralizar o armazenamento de documentos reduz significativamente estes riscos, pois fornece uma única fonte de verdade para todos trabalharem, garantindo que todas as funções relevantes têm acesso imediato às políticas e procedimentos mais recentes, tornando a gestão da conformidade com as políticas internas significativamente mais fácil para as suas equipas.
2. Aprovações de fluxo de trabalho automatizadas
Ao utilizar uma ferramenta GRC para a gestão de políticas, quando uma política é carregada, é automaticamente adicionada a um fluxo de trabalho de aprovação. Portanto, quando um criador carrega uma política no sistema, são enviadas notificações automáticas a quaisquer aprovadores de políticas para revisar e autorizar a política. Quaisquer alterações podem ser enviadas ao criador, e a política pode iniciar novamente o fluxo de trabalho de aprovação; se as políticas forem aprovadas, são automaticamente publicadas e distribuídas. Isto cria um processo de aprovação de políticas rápido e eficiente. O sistema pode até ser ligado ao seu diretório ativo de colaboradores, localizações e departamentos, garantindo que os fluxos de trabalho de aprovação de políticas e os proprietários estejam sempre atualizados.
Ao utilizar processos manuais de gestão de políticas, a falta de visibilidade sobre o estado da política causa atrasos. Ao automatizar estes fluxos de trabalho, a sua equipa de gestão de políticas pode obter informações imediatas sobre as atualizações de políticas através de painéis em tempo real. Esta abordagem automatizada permite-lhes concentrar o seu tempo em atividades de valor acrescentado para melhorar e proteger ainda mais o negócio, em vez de gastar tempo em tarefas administrativas, perseguindo e-mails e ações atrasadas.
3. Atestações online
Uma parte importante do papel do seu gestor de políticas provavelmente envolve perseguir os colaboradores aplicáveis para obter atestações que comprovem que os funcionários leram e concordaram com as políticas relevantes. As ferramentas de gestão de políticas online tornam isto fácil. Uma vez que uma política completa o fluxo de trabalho de aprovação online e é publicada, a política fica ativa no sistema, e podem ser configurados fluxos de trabalho para enviar automaticamente e-mails aos colaboradores aplicáveis para que possam ler e concordar com a política online. Se não o fizerem até ao prazo exigido, o sistema enviará automaticamente lembretes por e-mail. A gestão pode facilmente obter visibilidade sobre quantos funcionários leram e atestaram a política e quem são. Esta evidência pode ser utilizada em tribunais de trabalho onde os funcionários estão em violação de uma política específica.
Elevando a gestão de políticas a outro nível
As políticas são criadas por uma razão. Muitas políticas são construídas em torno de requisitos de conformidade e obrigações legais; outras são criadas para mitigar riscos ou implementar processos específicos ou incutir valores da empresa. Algumas são até criadas para ajudar uma empresa a trabalhar para alcançar os seus objetivos e metas estratégicas. Portanto, ter uma solução de gestão de políticas integrada ou que possa ser integrada com a sua solução GRC está a tornar-se cada vez mais popular. Combinar todas as vantagens de uma solução dedicada de gestão de documentos com uma ferramenta GRC mantém tudo sob o mesmo teto e permite um mapeamento complexo para compreender as ligações entre cada função. Assim, quando um risco se torna crítico ou um novo regulamento entra em vigor, as políticas podem ser criadas ou alteradas para atender aos novos requisitos.
Os líderes empresariais podem quebrar os silos operacionais ligando os dados de gestão de políticas aos registos de risco, bibliotecas de obrigações de conformidade, portais de gestão de incidentes e planos estratégicos para garantir que as políticas estão sempre atualizadas com as leis e orientações mais recentes.
Uma ferramenta de gestão de políticas bem desenvolvida e dedicada ou uma solução de gestão de políticas GRC integrada permite que as alterações de políticas sejam feitas e claramente comunicadas. Os relatórios e painéis em tempo real mantêm-no organizado ao preparar-se para uma auditoria, minimizando o risco de não conformidade.
A solução de gestão de políticas da Riskonnect permite às organizações aceder a modelos de criação de políticas e estabelecer uma biblioteca de políticas online que captura informações-chave sobre o proprietário da política, data de expiração, fase de aprovação e número da versão. Permite às empresas automatizar todo o ciclo de vida da gestão de políticas, incluindo criação de políticas, controlo de versões, aprovação, publicação e atestação, criando um registo abrangente para fins de auditoria e tribunais de funcionários. A solução faz parte da nossa plataforma GRC mais ampla, permitindo às organizações ligar a gestão de políticas à gestão de riscos, conformidade e planeamento estratégico para amadurecer ainda mais os seus processos atuais.
A nossa equipa adoraria conhecer os seus desafios de gestão de políticas e prioridades GRC mais amplas e explorar como a tecnologia pode ajudá-lo a alcançar o sucesso. Se está à procura de uma ferramenta abrangente para gerir as suas políticas como parte do quadro mais amplo de risco e conformidade, entre em contacto com a nossa equipa hoje e agende uma demonstração ou descubra mais sobre gestão de políticas no nosso sítio Web.
