Project Description
Southwest Airlines
Indústria
Transportes
Cliente
Southwest Airlines
Foco
Automação da administração de pedidos de indemnização
Sistema anterior
Sistema legado interno com processo manual/em papel intensivo
Desafio
A Southwest Airlines tem mais de 45.000 funcionários e mais de 100 milhões de clientes. Voa para 97 destinos em 41 estados, Distrito Federal de Columbia, Estado Livre Associado de Porto Rico e 6 países próximos internacionais. Os supervisores preenchiam formulários de incidentes em papel, enviavam-nos por correio interno, a equipa de risco inseria manualmente os dados no seu sistema legado e arquivava os formulários em ficheiros em papel. O processo não só era ineficiente, como enfrentavam o risco de erros na introdução de dados e de perda de ficheiros em papel. A Southwest Airlines queria unir as suas unidades de negócio, como a Gestão de Frota, Assessoria Jurídica, Aprovisionamento, Segurança, Assiduidade e Ausências, Acidentes de Trabalho, Seguros Empresariais e outros. O seu sistema legado desatualizado não podia acomodar a necessidade de expansão do sistema, e fazê-lo teria sido demasiado dispendioso.
Solução Riskonnect
A Riskonnect forneceu à Southwest Airlines uma plataforma de trabalho abrangente de gestão de risco a partir da qual podem gerir todas as suas tarefas relacionadas com o risco. O sistema configurado satisfez as suas necessidades comerciais específicas, e os fluxos de trabalho automatizados trataram de muitas das tarefas administrativas demoradas anteriormente realizadas pela equipa de risco. Para automatizar o processo de receção de incidentes, a Riskonnect forneceu à Southwest Airlines um portal Web, colocado no seu sítio Web empresarial existente.
Agora, os supervisores introduzem simplesmente o seu número de funcionário para verificar a sua identidade e registar um novo incidente online de forma segura. Podem até utilizar o seu smartphone ou tablet, uma vez que a Riskonnect é totalmente móvel, permitindo todas as funcionalidades RMIS em qualquer dispositivo móvel – Android ou iOS. Chris Thorn, Gestor Sénior de Pagamentos e Risco da Southwest Airlines, afirmou: “Uso o meu iPad com a Riskonnect tanto quanto uso o meu portátil!”
As validações de campo e a lógica de ramificação garantem que os funcionários apenas introduzem informações pertinentes e não são sobrecarregados com opções desnecessárias à escolha. Podem até utilizar o portal para carregar diretamente fotografias e vídeos do incidente no sistema. Depois de submeterem o formulário online, o sistema gera automaticamente os registos apropriados e preenche previamente os campos do sistema com base nas informações incluídas. Após a entrada de um incidente, o pessoal de risco adequado é notificado e pode avaliar os incidentes para determinar se um pedido de indemnização deve ser tratado internamente ou enviado para a seguradora.
Nada escapa ao registo de auditoria dentro da Riskonnect, e a Southwest decidiu “congelar” determinados campos para evitar alterações. Os fluxos de trabalho são utilizados para monitorizar contratos, fornecendo um processo claro para autorização e revisão de contratos, e para anexar contratos a pedidos de indemnização associados dentro do sistema. Os fluxos de trabalho também são utilizados para enviar automaticamente e-mails a corretores de seguros e companhias de seguros quando determinados campos são atualizados, como quando o valor de uma aeronave muda.
Como a plataforma de trabalho de gestão de risco da Riskonnect é tão flexível e fácil de configurar, a Southwest Airlines incorporou as suas muitas unidades de negócio diferentes e continua a trazer outras para o sistema. O sistema é capaz de dimensionar e crescer de acordo com as suas necessidades comerciais e com a forma como desejam utilizar o sistema.
Resultados
Geriu um aumento de 25% no volume de pedidos de indemnização com a aquisição de outra companhia aérea, sem qualquer aumento no número de funcionários
- Automatizou com sucesso os processos anteriormente manuais, eliminando a necessidade de ficheiros em papel, melhorando a eficiência operacional e aumentando a precisão dos dados
- As unidades de negócio anteriormente díspares estão agora sincronizadas, e as equipas estão a experimentar uma maior colaboração em projetos
- As unidades de negócio integradas conduzem a uma visão muito mais holística do risco organizacional e a uma análise mais robusta
- A Southwest Airlines pode agora monitorizar e gerir todas as aeronaves da frota internacional do cliente, mesmo em dispositivos móveis
- O sistema interligado conecta incidentes relacionados e pedidos de indemnização a aeronaves, apólices, pagamentos de apólices e propriedades em várias coberturas
- Capacidades extensivas de relatórios e análise, libertando tempo adicional para uma análise mais aprofundada
- Visibilidade do negócio significativamente melhorada, facilitando o processo de renovação e as capacidades de auditoria
