Project Description

Southwest Airlines

L’industrie

Transport

Client

Southwest Airlines

Focus

Automatisation de la gestion des sinistres

Système précédent

Système existant en interne avec un processus manuel/papier lourd

Défi

Southwest Airlines emploie plus de 45 000 personnes et compte plus de 100 millions de clients. Elle dessert 97 destinations dans 41 États, le Commonwealth du District de Columbia, le Commonwealth de Porto Rico et 6 pays proches de l’international. Les superviseurs remplissaient des formulaires d’incident sur papier, les envoyaient par courrier interne, le personnel chargé des risques saisissait manuellement les données dans leur ancien système et classait les formulaires dans des dossiers papier. Non seulement le processus était inefficace, mais il y avait un risque d’erreurs de saisie des données et d’égarement des dossiers papier. Southwest Airlines souhaitait unifier ses unités commerciales, telles que la gestion de la flotte, le conseil juridique, l’approvisionnement, la sécurité, les présences et les congés, l’indemnisation des accidents du travail, l’assurance de l’entreprise et d’autres encore. Leur ancien système daté ne pouvait pas répondre à leur besoin d’expansion, et cela aurait été trop coûteux.

Solution Riskonnect

Riskonnect a fourni à Southwest Airlines une plateforme de travail complète pour la gestion des risques à partir de laquelle elle peut gérer toutes les tâches liées aux risques. Le système configuré a répondu aux besoins spécifiques de l’entreprise et les flux de travail automatisés ont pris en charge une grande partie des tâches administratives fastidieuses qui étaient auparavant effectuées par le personnel chargé de la gestion des risques. Pour automatiser le processus de réception des incidents, Riskonnect a fourni à Southwest Airlines un portail Web, placé dans le site Web existant de l’entreprise. Désormais, les superviseurs n’ont plus qu’à entrer leur numéro d’employé pour vérifier leur identité et déposer un nouvel incident en ligne en toute sécurité. Ils peuvent même utiliser leur smartphone ou leur tablette, car Riskonnect est entièrement mobile et permet d’utiliser toutes les fonctionnalités du RMIS sur n’importe quel appareil mobile – Android ou iOS. Chris Thorn, Senior Manager, Payments and Risk chez Southwest Airlines, a déclaré : « J’utilise mon iPad avec Riskonnect autant que j’utilise mon ordinateur portable ! » Les validations de champ et la logique de branchement garantissent que les employés ne saisissent que les informations pertinentes et qu’ils ne sont pas submergés d’options inutiles parmi lesquelles choisir. Ils peuvent même utiliser le portail pour télécharger directement des photos et des vidéos de l’incident dans le système. Une fois le formulaire en ligne soumis, le système génère automatiquement les enregistrements appropriés et pré-remplit les champs du système en fonction des informations fournies. Après l’entrée d’un incident, le personnel compétent en matière de risques est informé et peut évaluer les incidents afin de déterminer si une réclamation doit être traitée en interne ou envoyée à la compagnie d’assurance. Rien n’échappe à la piste d’audit dans Riskonnect, et Southwest a décidé de « geler » certains champs pour empêcher toute modification. Les flux de travail sont utilisés pour suivre les contrats, en fournissant un processus clair pour l’autorisation et l’examen des contrats, et pour attacher les contrats aux réclamations associées dans le système. Les flux de travail sont également utilisés pour envoyer automatiquement des courriers électroniques aux courtiers d’assurance et aux compagnies d’assurance lorsque certains champs sont mis à jour, par exemple lorsque la valeur d’un aéronef change. Grâce à la souplesse et à la facilité de configuration de la plate-forme de travail de gestion des risques Riskonnect, Southwest Airlines a pu intégrer ses nombreuses unités commerciales et continue d’en intégrer d’autres dans le système. Le système est capable de s’adapter et de se développer en fonction des besoins de l’entreprise et de la manière dont elle souhaite l’utiliser.

Résultats

Gestion d’une augmentation de 25 % du volume des demandes d’indemnisation lors de l’acquisition d’une autre compagnie aérienne, sans augmentation des effectifs.

  1. Automatisation réussie des processus précédemment manuels, suppression des dossiers papier, amélioration de l’efficacité opérationnelle et de la précision des données.
  2. Des unités commerciales autrefois disparates sont désormais synchronisées et les équipes collaborent davantage sur les projets.
  3. L’intégration des unités opérationnelles permet d’avoir une vision beaucoup plus holistique du risque organisationnel et une analyse plus solide.
  4. Southwest Airlines peut désormais suivre et gérer chaque avion de sa flotte internationale, même sur des appareils mobiles.
  5. Le système interconnecté relie les incidents et les sinistres aux aéronefs, aux polices, aux paiements de polices et aux biens dans le cadre de plusieurs couvertures.
  6. Des capacités étendues de reporting et d’analyse, qui permettent de consacrer plus de temps à des analyses plus approfondies.
  7. Une visibilité nettement améliorée de l’activité, facilitant le processus de renouvellement et les capacités d’audit.