No mercado extremamente competitivo de hoje, as Normas ISO fornecem uma estrutura definitiva e internacionalmente aceite para ajudar as organizações e empresas a operar de forma eficiente, garantir produtos e serviços de qualidade, cumprir requisitos regulamentares cada vez mais rigorosos e, mais importante ainda, assegurar a satisfação do cliente, sendo os seus benefícios certamente impactantes e de longo alcance.
Leia este blogue para conhecer a importância das normas ISO, explorar as normas mais adotadas, descobrir dicas para alcançar a conformidade com sucesso e compreender como gerir as suas auditorias ISO utilizando um software abrangente de conformidade ISO.
O que são as normas ISO?
A Organização Internacional de Normalização (ISO) fornece um conjunto de melhores práticas concebidas para ajudar as empresas a criar processos, políticas e controlos para apresentar uma abordagem que foi aprovada por especialistas a nível mundial. São um conjunto de melhores práticas concebidas para fornecer uma estrutura para as empresas confirmarem a segurança, qualidade e eficiência das suas operações, serviços e produtos.
Inicialmente, o foco principal das normas ISO era adaptado a indústrias específicas, como a indústria transformadora e a construção. Hoje, foram alargadas para abranger áreas como a segurança da informação, a gestão da qualidade, a saúde e segurança e a gestão de riscos ISO, tornando-as aplicáveis a muitas indústrias e setores.
Por que razão as organizações adotam as normas ISO?
Ao adotar as normas ISO e obter a certificação dessas normas, quando aplicável, as organizações beneficiarão de um roteiro claro e eficiente para impulsionar melhorias duradouras em áreas como o desempenho do risco, a saúde e segurança, o impacto ambiental e a sustentabilidade.
Para além da melhoria operacional, a adoção e o cumprimento das normas ISO aplicáveis podem melhorar significativamente a reputação de uma empresa, garantindo produtos e serviços de elevada qualidade de forma consistente, ajudando-a a ganhar novos negócios de organizações que procuram fornecedores certificados pela ISO.
Quais são as normas ISO mais amplamente adotadas?
A Organização Internacional de Normalização (ISO) desenvolveu uma vasta gama de normas de gestão para ajudar as empresas a melhorar o seu desempenho. Eis as mais amplamente adotadas.
ISO 9001 Sistemas de Gestão da Qualidade
A norma ISO 9001 para sistemas de gestão da qualidade estabelece uma excelente base para as atividades de garantia da qualidade. O sistema de gestão da qualidade ISO 9001 fornece requisitos internacionais de SGQ a serem implementados por uma organização ou empresa que pretenda criar todos os processos, políticas e procedimentos necessários para fornecer produtos e serviços de qualidade que cumpram os requisitos regulamentares e melhorem a satisfação do cliente.
A norma ISO 9001 para Sistemas de Gestão da Qualidade exige que as organizações:
Definam os Requisitos de Conformidade da Gestão da Qualidade
As empresas devem desenvolver e documentar as necessidades da organização e os requisitos específicos de qualidade que devem basear-se em normas internacionais. Deve ser estabelecido um processo de monitorização e aplicação destes requisitos.
Desenvolvam um Plano de Gestão da Qualidade
As organizações devem criar um plano de gestão da qualidade, um documento vivo que define como a empresa irá gerir a qualidade dos seus produtos e serviços. Este plano deve abordar tópicos como políticas, objetivos, requisitos do sistema e responsabilidade de gestão; e deve ser revisto e atualizado regularmente.
Implementem Procedimentos de Gestão da Qualidade
Os funcionários-chave devem estar envolvidos no processo de criação e implementação de procedimentos de gestão da qualidade. Esta etapa garantirá que todos os funcionários da organização compreendem a importância de seguir os procedimentos e estão cientes de como os executar.
Realizem Auditorias de Gestão da Qualidade
As empresas devem realizar auditorias regulares de gestão da qualidade para garantir a conformidade com os sistemas de gestão da qualidade e identificar lacunas nos seus sistemas e fazer melhorias.
Desenvolvam Relatórios Consistentes
As organizações devem desenvolver relatórios de conformidade de qualidade para garantir que os seus produtos ou serviços satisfazem as expectativas dos clientes.
ISO 14001 Sistema de Gestão Ambiental
A ISO 14001 é a norma mundialmente reconhecida para sistemas de gestão ambiental. Utilizada em todo o mundo, esta norma fornece um quadro através do qual uma organização pode proporcionar uma melhoria do desempenho ambiental em linha com os seus compromissos de política ambiental, conferindo-lhe uma vantagem competitiva no mercado.
A norma ISO 14001 para sistemas de gestão ambiental exige que as organizações:
Estabeleçam uma Política Ambiental
As empresas devem desenvolver e implementar uma política ambiental que reflita o compromisso da empresa com a proteção ambiental em conformidade com os requisitos legais aplicáveis. Esta política deve estar facilmente acessível a todos os funcionários.
Identifiquem os Aspetos e Impactos Ambientais
As empresas devem realizar uma revisão ambiental que considere fatores como emissões, utilização de recursos, geração de resíduos, consumo de energia e poluição para identificar potenciais impactos ambientais.
Definam Objetivos e Metas
Com base no impacto identificado, devem ser estabelecidos objetivos e metas mensuráveis. Estes objetivos devem ter em conta as capacidades e recursos da empresa, bem como os requisitos legais relevantes.
Implementem Controlos e Procedimentos Operacionais
As empresas devem desenvolver e implementar procedimentos, práticas e controlos operacionais para prevenir a poluição e mitigar e gerir outros riscos ambientais, a fim de alcançar os objetivos e metas definidos pela empresa.
Monitorizem, Meçam e Revejam o Desempenho Ambiental
As empresas devem realizar auditorias internas e revisões de gestão regulares para avaliar a eficácia do Sistema de Gestão Ambiental (SGA). Isto ajudará a identificar áreas de melhoria, garantir a melhoria contínua ao longo do tempo e manter a conformidade com os requisitos legais. O software ISO14001 pode apoiar o processo de auditoria e revisão.
ISO 31000 Sistemas de Gestão de Riscos
Num mundo de constante mudança e incerteza, a ISO 31000 de sistemas de gestão de riscos é uma norma internacional que fornece às organizações e empresas orientações claras sobre como estruturar um processo de gestão de riscos de melhores práticas. Isto inclui exatamente como os perigos e riscos dentro da operação devem ser identificados, controlados, monitorizados e revistos; bem como a forma como a organização comunica isto às suas partes interessadas, tanto interna como externamente. Como tal, a norma ISO de gestão de riscos ajudará a definir todos os processos da organização e como estes relacionam o risco com os objetivos operacionais, de desempenho, estratégicos, incidentes e segurança dos funcionários.
A norma ISO 31000 para sistemas de gestão de riscos exige que as organizações:
Definam o Âmbito, o Contexto e os Critérios para a Gestão de Riscos
As empresas devem definir quais as atividades abrangidas pelo processo de gestão de riscos. Esta atividade deve considerar tanto o contexto interno como o externo da empresa, após o que devem ser estabelecidos critérios para ajudar a avaliar os riscos que podem dificultar os objetivos da empresa.
Identifiquem e Analisem os Riscos
Os riscos devem ser identificados e analisados para compreender a sua probabilidade e impacto. Isto inclui a avaliação da complexidade, do nível de risco, da probabilidade e da eficácia do controlo.
Tratamento do Risco
Devem ser implementadas estratégias sob a forma de controlos e ações para fazer face ao risco. A eficácia dos controlos deve ser testada regularmente para identificar se o controlo é eficaz ou se requer esforços de mitigação adicionais.
Monitorização e Revisão
A monitorização e revisão contínuas dos riscos e das ações tomadas para os mitigar garantirão a qualidade e a eficácia do processo de gestão de riscos em todas as fases, identificando simultaneamente qualquer margem para melhoria.
Registo e Comunicação
A documentação da implementação do processo de gestão de riscos ISO deve cumprir os requisitos de comunicação das partes interessadas. Deve também melhorar a comunicação e garantir a tomada de decisões baseada em dados e riscos.
ISO 27001 Sistemas de Gestão da Segurança da Informação
A estrutura internacional ISO 27001 para sistemas de gestão da segurança da informação (SGSI) ajuda as organizações a gerir, monitorizar, rever, implementar e manter a sua segurança da informação, abordando pessoas, processos e tecnologia. Esta norma internacional permite às empresas garantir a confidencialidade, disponibilidade e integridade dos dados da empresa. A obtenção de uma certificação ISO 27001 2013 indica que o SGSI de uma organização está alinhado com as melhores práticas atuais em matéria de segurança da informação.
A norma ISO 27001 para sistemas de gestão da segurança da informação exige que as organizações:
Definam o Âmbito do seu SGSI
Antes de criar o SGSI da organização, as equipas devem determinar que tipo de informação pretendem proteger. Para algumas empresas, isto pode incluir apenas um sistema ou departamento específico e, para outras, o âmbito do seu SGSI inclui toda a organização.
Avaliem os Riscos
As equipas devem realizar avaliações formais de risco para alcançar a conformidade com a ISO 27001. Este processo sistemático identifica os riscos de segurança da informação, a sua probabilidade e o seu impacto, garantindo que podem ser implementados planos de mitigação.
Corrijam as Lacunas
As empresas devem iniciar uma análise de lacunas para identificar áreas de fraqueza, lacunas e bloqueios que possam afetar as operações, bem como identificar discrepâncias e oportunidades para mitigar estas questões.
Conceber e Implementar Políticas e Controlos
Alcançar a norma ISO 27001 de gestão de riscos para sistemas de gestão de segurança da informação exige que as empresas implementem e documentem planos de tratamento de riscos sob a forma de controlos e políticas a serem utilizados como prova de auditoria.
Avaliar
A avaliação frequente do desempenho do SGSI garantirá a melhoria contínua. Avaliar regularmente o SGSI da organização ajuda a identificar oportunidades para melhorar os processos e controlos existentes.
Alcançar a Conformidade com as normas ISO
A conformidade ISO significa utilizar voluntariamente as normas ISO como diretrizes para alinhar a estrutura, práticas comerciais, políticas, processos e procedimentos operacionais da sua organização. Adotar a norma é o primeiro passo para a conformidade e certificação, bem como para satisfazer com sucesso os requisitos das partes interessadas.
Com ou sem certificação formal, cumprir as rigorosas normas e requisitos ISO pode ser uma tarefa assustadora, especialmente para as organizações que estão apenas a começar. Por onde começar? Que políticas e controlos serão necessários? Como saber se está pronto para uma auditoria?
Felizmente, existe uma ampla gama de soluções tecnológicas de conformidade que podem ajudar as empresas a navegar pelos padrões de conformidade regulamentar ISO, frequentemente confusos, com estruturas e modelos ISO prontos a usar.
Estas soluções ajudam as empresas a estruturar as suas operações para se alinharem com as normas ISO, fornecendo proativamente estruturas de conformidade prontas a usar, com formulários, modelos e fluxos de trabalho de melhores práticas para garantir a conformidade com muitas das normas ISO amplamente adotadas.
Utilizar o software de conformidade adequado permite que organizações grandes e pequenas reúnam perfeitamente todos os processos de conformidade num sistema centralizado: demonstrando transparência, consistência e conformidade aos auditores e reguladores.
Com o sistema de gestão de conformidade ISO adequado, as organizações podem gerir eficazmente múltiplas normas ISO utilizando uma única ferramenta para estabelecer, documentar e operacionalizar vários sistemas baseados em diversos quadros ISO ou outras melhores práticas da indústria.
As plataformas de software de conformidade compatíveis com ISO oferecem:
- Painéis de controlo e relatórios de conformidade: Esta funcionalidade fornece visibilidade em tempo real sobre o estado de conformidade ISO e fornece métricas-chave, permitindo às empresas identificar e avaliar facilmente áreas de não conformidade.
- Fluxos de trabalho automatizados: Os fluxos de trabalho automatizados permitem às empresas estruturar processos passo a passo que cumprem os requisitos ISO, automatizando processos-chave como verificações de conformidade, aprovações, escalamentos, assinaturas e ações de correção. Isto minimiza erros e aumenta a eficiência, simplificando as tarefas relacionadas com a conformidade ISO ao estabelecer processos e notificar as partes interessadas sobre tarefas e ações pendentes.
- Repositório de dados centralizado: O sistema permite às empresas construir um “registo de obrigações” online e monitorizar a conformidade com cada requisito. Isto melhora a visibilidade em tempo real da conformidade ISO em toda a organização, que pode ser facilmente reportada para fornecer prova de conformidade ou identificar lacunas.
- Mapeamento contínuo de controlos: O software de monitorização de conformidade permite às empresas implementar mapeamento de controlos em tempo real para identificar facilmente lacunas e fraquezas no ambiente de controlo e nos esforços de conformidade da organização.
- Monitorização de controlos: As estruturas ISO pré-construídas podem ser aproveitadas em ferramentas de monitorização de conformidade para mapear controlos para requisitos regulamentares e garantir o alinhamento com os objetivos de conformidade.
Alertas e notificações: Alertas e notificações automatizados ajudam as equipas a manter-se a par dos próximos requisitos de conformidade e auditoria ISO e garantem que as tarefas são realizadas pelas partes interessadas relevantes até à data de vencimento.
As soluções de software de gestão de conformidade ISO, como a da Riskonnect, capacitam as organizações a desenvolver um programa abrangente alinhado com a ISO que pode ser ainda mais personalizado para as suas necessidades individuais.
As equipas podem facilmente simplificar, centralizar e automatizar a conformidade ISO e as auditorias internas com a Riskonnect, garantindo conformidade contínua através da automação de fluxos de trabalho, estruturas integradas e gestão de riscos abrangente.
Gerir as suas Auditorias ISO e Capturar as Conclusões
Saber se a sua organização cumpre os rigorosos padrões necessários para passar numa auditoria ISO pode ser simplificado usando software de monitorização de conformidade. Estas ferramentas de conformidade de melhores práticas permitem às empresas gerir as suas auditorias ISO e capturar as conclusões, fornecendo informações essenciais sobre áreas que necessitam de melhoria, aumentando assim a eficiência e garantindo a conformidade contínua com as normas ISO.
As soluções GRC têm o potencial de melhorar todas as fases do processo de auditoria ISO, incluindo o agendamento, a captura de conclusões e a utilização de fluxos de trabalho para implementar ações corretivas. A utilização de uma solução GRC como a Riskonnect pode ajudar as organizações a automatizar as tarefas relacionadas com verificações de conformidade, monitorização de conformidade através da criação de documentação, automatização de fluxos de trabalho, criação de listas de verificação e relatórios para acompanhar e monitorizar os processos de auditoria interna em tempo real; acelerando significativamente o procedimento de auditoria ISO.
Interessado em saber como a Riskonnect pode ajudar a sua organização a alcançar e manter facilmente a conformidade e certificação ISO, impulsionando ao mesmo tempo a melhoria contínua? Basta solicitar uma demonstração hoje.
