La loi Sarbanes-Oxley de 2002 – connue sous le nom de SOX – est en vigueur depuis près de vingt ans, mais de nombreuses entreprises continuent de se battre pour s’y conformer. Certes, la mise en conformité avec la loi SOX est une entreprise de taille. Toutefois, s’il est bien mené, le processus permettra d’obtenir des informations précieuses qui donneront à votre entreprise un avantage concurrentiel.

Qu’est-ce que la loi SOX ?

La loi Sarbanes-Oxley a émergé suite à une série de scandales financiers corporatifs. Des entreprises renommées telles que WorldCom, Tyco et Enron ont frauduleusement gonflé et déformé leurs états financiers, coûtant des milliards aux investisseurs lorsque les cours des actions se sont effondrés.

Ces scandales ont mis en lumière des pratiques de reporting financier laxistes et une malhonnêteté profondément ancrée. Les états financiers étaient truffés de registres falsifiés. Dans certains cas, des documents étaient entièrement dissimulés aux auditeurs. Certaines entreprises manquaient totalement de contrôles internes, conduisant à une mauvaise gestion flagrante et à des comportements répréhensibles. La GRC – Gouvernance, Risque et Conformité – était pratiquement inexistante.

Cela a conduit à la création de la loi SOX. SOX vise à combattre la fraude, à améliorer la fiabilité des rapports financiers et à restaurer la confiance des investisseurs. Elle exige des contrôles internes stricts sur les données financières, les rapports et les divulgations aux investisseurs, ainsi qu’une responsabilité claire.

La loi a également établi des sanctions – et pas des moindres – pour les dirigeants et les conseils d’administration qui gèrent mal ou falsifient les rapports financiers. La loi a aussi créé le Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) pour superviser les entreprises qui effectuent des audits.

Qui doit se conformer à la loi SOX ?

La conformité SOX s’applique à toutes les sociétés cotées aux États-Unis et à leurs filiales en propriété exclusive. Les sociétés étrangères cotées doivent également s’y conformer si elles exercent des activités aux États-Unis. Les cabinets comptables qui auditent ces entreprises relèvent de la juridiction de SOX. Toute entreprise privée envisageant une Introduction en Bourse (IPO) devra se préparer à se conformer à SOX avant d’être cotée.

Les entreprises soumises à SOX doivent subir un audit conforme à SOX chaque année.

Pourquoi la conformité SOX est-elle importante pour votre entreprise ?

La loi Sarbanes-Oxley est une législation fédérale des États-Unis et la conformité n’est pas optionnelle pour les entreprises publiques.

Et la loi a du mordant : la non-conformité peut entraîner de lourdes amendes et des peines d’emprisonnement – jusqu’à 10 millions de dollars et 30 ans, respectivement. Si des contrôles inefficaces contribuent à une reformulation incorrecte des états financiers, les actionnaires intenteront presque certainement des poursuites civiles contre l’entreprise.

Bien que l’évitement de ces sévères sanctions soit en soi une forte motivation, la conformité à SOX peut apporter des avantages significatifs à l’organisation. Des contrôles robustes réduisent la probabilité de fraude financière et d’autres activités suspectes de la part des employés ou d’autres parties prenantes. Cela génère, à son tour, un plus grand sentiment de confiance du public envers les états financiers de votre entreprise.

Aperçu des exigences de conformité à la loi SOX

  • Information financière – Les entreprises doivent fournir des états financiers périodiques certifiés par des auditeurs indépendants. Elles doivent également divulguer rapidement au public tout changement important de leur situation financière.
  • Contrôles internes – Les entreprises doivent disposer de contrôles internes approuvés par des auditeurs indépendants, afin de prévenir la fraude et de garantir l’intégrité des informations financières.
  • Responsabilité personnelle du CEO/CFO – Les principaux dirigeants et responsables financiers sont tenus de fournir une déclaration certifiant que le rapport d’audit d’évaluation de la gestion ne contient pas de fausses déclarations de fait ou d’omissions trompeuses.
  • Sécurité des données – Les entreprises doivent s’assurer qu’elles disposent de méthodes permettant de localiser les données sensibles, de déterminer qui y a accès et de surveiller les interactions entre les utilisateurs. En cas d’incident, les entreprises doivent avoir les moyens de prendre des mesures immédiates et de remédier au problème le plus rapidement possible.
  • Contrôles d’accès – Les entreprises doivent limiter l’accès aux informations financières sensibles aux personnes appropriées au moyen de contrôles physiques et électroniques, y compris des politiques de mots de passe, etc.
  • Sauvegarde des données – Des politiques doivent être mises en place pour minimiser la perte de données en cas d’incident.
  • Contrôles de la gestion des changements – Des enregistrements doivent être conservés à chaque fois qu’un changement intervient dans l’environnement informatique, notamment en cas d’arrivée de nouveaux employés, de nouveaux ordinateurs et de mises à jour de logiciels.

Comment faciliter la conformité avec le bon logiciel de conformité

La technologie peut automatiser les détails fastidieux mais cruciaux de la conformité SOX qui pourraient autrement être négligés. Investir dans des outils logiciels de conformité SOX peut éliminer la duplication des efforts et établir une source unique de vérité à travers l’organisation.

Idéalement, on souhaiterait une plateforme intégrée et facile à utiliser capable de gérer la conformité corporative et les exigences réglementaires, les contrôles internes, la documentation et les rapports requis. Les meilleures solutions intègrent harmonieusement les fonctions de conformité, d’audit interne et d’autres gestions des risques.

Les logiciels de conformité avancés simplifient la conformité SOX en :

  • Normaliser les processus, rationaliser la collecte des données et renforcer la sécurité
  • Automatiser les tâches de routine pour libérer les équipes de conformité de la collecte manuelle des données et leur permettre d’effectuer un travail à plus forte valeur ajoutée, comme enquêter sur les problèmes et y remédier plus rapidement.
  • L‘analyse des données vous permet d’obtenir de nouvelles informations, de mettre en évidence des interdépendances qui seraient autrement passées inaperçues et de vous donner un aperçu précoce des indicateurs de risque.
  • Visualisation des indicateurs clés et des métriques en temps réel afin que vous disposiez de l’ensemble des données les plus récentes pour prendre de meilleures décisions, plus rapidement.

Un logiciel de conformité SOX intégré vous aide à accomplir davantage, à obtenir de meilleurs résultats – et à le prouver. Vous aurez toujours des données prêtes à l’emploi facilement à portée de main afin de combler les lacunes de conformité avant qu’il ne soit trop tard.

Se conformer à SOX peut être intimidant, mais les avantages vont bien au-delà de l’évitement de coûteuses pénalités. La conformité SOX – facilitée par des logiciels de conformité avancés – peut vous fournir de meilleures informations sur les opérations pour exposer les faiblesses et les lacunes, éviter de mauvaises décisions et protéger votre organisation.

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