El cumplimiento es complicado y caro de gestionar, y a menudo lo es más por las propias herramientas y procesos destinados a hacer el trabajo.
Muchos equipos de cumplimiento luchan con una tecnología anticuada y anticuada, con procesos ineficaces y con un tiempo considerable que pueden dedicar a crear y modificar manualmente informes para la junta directiva. Es mucho tiempo que probablemente podría emplearse de forma más productiva.
He aquí cinco de los retos más comunes para una gestión eficaz del cumplimiento:
1. Funciones aisladas
Los procesos de cumplimiento suelen crearse en respuesta a un acontecimiento concreto —una nueva normativa, un litigio, una investigación penal, etc.—, sin pensar apenas en cómo funciona todo junto. Cuando las responsabilidades se separan de este modo, pocas personas tienen los medios, la motivación o la oportunidad de compartir fácilmente la información entre líneas funcionales.
2. Sistemas desconectados
Cuando las responsabilidades de cumplimiento están confinadas en silos, lo más probable es que la tecnología utilizada para llevar a cabo esas responsabilidades esté igual de desconectada. Esto hace que sea muy difícil gestionar eficazmente el cumplimiento en múltiples líneas de negocio, funciones o ubicaciones. Y sin una forma fácil de intercambiar datos, varias personas acaban buscando la misma información.
3. Procesos manuales
Gestionar el cumplimiento mediante hojas de cálculo, archivos compartidos y documentos probablemente tuvo sentido en algún momento. Pero estas herramientas simplemente no estaban diseñadas para seguir el ritmo de un mar de normativas en constante cambio. Puede llevar horas y horas actualizar manualmente cada hoja de cálculo en cada ubicación para adaptarla a un único cambio normativo. Multiplícalo por los cientos de cambios normativos que se producen en la vida real, y tendrás un problema. Cada dato que hay que actualizar o copiar y pegar también abre la puerta a más errores humanos.
4. Métricas incompletas o inexistentes
Reunir información de múltiples sistemas dispares -a menudo a mano- en informes significativos es un proceso que lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Cuando finalmente se elabora un informe, lo más probable es que esté obsoleto. Y sin la ayuda de análisis sofisticados para calcular el riesgo potencial y priorizar los esfuerzos, te quedas gestionando el cumplimiento en gran medida a través de una lente sólo capaz de centrarse en el pasado, no en el futuro.
5. Sin visibilidad
Sin una visión integrada de las actividades relacionadas con el cumplimiento, es casi imposible identificar lagunas e incoherencias en la forma de seguir y gestionar el cumplimiento.
Eso significa que un riesgo perjudicial puede pasar fácilmente desapercibido o sin abordar porque no pudiste calibrar todo el impacto hasta que fue demasiado tarde.
Añade Covid-19 a la mezcla
La Covid-19 ha generado una enorme cantidad de disrupción empresarial y normativa en poco tiempo y los equipos de cumplimiento, al igual que otras funciones en la mayoría de las instituciones financieras, están ahora totalmente absortos en la gestión del impacto diario de la crisis.
Cuando las empresas estén finalmente en condiciones de volver a la normalidad, no cabe duda de que se realizarán evaluaciones detalladas de los mayores retos a los que se ha enfrentado el cumplimiento en circunstancias de tanta presión como estas.
Dejando a un lado la Covid-19, existe una presión creciente sobre el cumplimiento para demostrar un desempeño eficaz en muchas áreas diferentes, desde la gestión de incidentes hasta la gestión de políticas, por no mencionar el mantenerse al día de unas reglas y normativas en constante cambio. La reciente implementación del Senior Managers and Certification Regime (SMCR) ha puesto a los equipos de cumplimiento aún más en el punto de mira.
Una cosa es segura: en el mundo conectado de hoy no hay lugar donde esconderse, lo que hace que una gestión eficaz del cumplimiento sea más crítica que nunca. Identificar sus mayores retos de cumplimiento es el primer paso para superarlos. Esto podría proporcionarle el impulso necesario para instigar los cambios cruciales requeridos para mejorar la eficiencia general y facilitarle la vida.
