Die Einhaltung von Vorschriften ist kompliziert und kostspielig zu verwalten – oft wird dies durch die Tools und Prozesse, die diese Aufgabe erfüllen sollen, noch erschwert.
Viele Compliance-Teams kämpfen mit klobiger, in die Jahre gekommener Technologie, ineffizienten Prozessen und verbringen viel Zeit mit der manuellen Erstellung und Änderung von Berichten für den Vorstand. Das ist eine Menge Zeit, die wahrscheinlich produktiver genutzt werden könnte.
Hier sind fünf der häufigsten Herausforderungen für ein effektives Compliance-Management:
1. Silo-Funktionen
Compliance-Prozesse werden oft als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis – eine neue Vorschrift, einen Rechtsstreit, eine strafrechtliche Untersuchung usw. – geschaffen, ohne dass man sich Gedanken darüber macht, wie das Ganze zusammenhängt. Wenn die Verantwortlichkeiten auf diese Weise getrennt sind, haben nur wenige Menschen die Mittel, die Motivation oder die Möglichkeit, Informationen über Funktionsgrenzen hinweg auszutauschen.
2. Getrennte Systeme
Wenn die Zuständigkeiten für die Einhaltung von Vorschriften in Silos untergebracht sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Technologie, mit der diese Zuständigkeiten wahrgenommen werden, ebenso unzusammenhängend ist. Das macht es sehr schwierig, die Einhaltung von Vorschriften über mehrere Geschäftsbereiche, Funktionen oder Standorte hinweg effizient zu verwalten. Und da es keine einfache Möglichkeit gibt, Daten auszutauschen, sind am Ende mehrere Personen auf der Suche nach denselben Informationen.
3. Manuelle Prozesse
Die Verwaltung der Compliance über Tabellenkalkulationen, gemeinsam genutzte Dateien und Dokumente war wahrscheinlich einmal sinnvoll. Aber diese Instrumente waren einfach nicht dafür ausgelegt, mit einem Meer von sich ständig ändernden Vorschriften Schritt zu halten. Es kann Stunden über Stunden dauern, jede Tabelle an jedem Ort manuell zu aktualisieren, um eine einzige gesetzliche Änderung zu berücksichtigen. Multiplizieren Sie das mit den Hunderten von Gesetzesänderungen, die im wirklichen Leben stattfinden, und Sie haben ein Problem. Jeder Teil der Daten, der aktualisiert oder kopiert und eingefügt werden muss, öffnet auch die Tür für weitere menschliche Fehler.
4. Unvollständige – oder nicht vorhandene – Metriken
Das Zusammenstellen von Informationen aus mehreren unterschiedlichen Systemen – oft von Hand – zu aussagekräftigen Berichten ist ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger Prozess. Wenn ein Bericht schließlich zusammengestellt wird, ist er wahrscheinlich schon veraltet. Und ohne die Hilfe ausgefeilter Analysen zur Berechnung potenzieller Risiken und zur Festlegung von Prioritäten müssen Sie die Einhaltung der Vorschriften weitgehend durch eine Brille betrachten, die nur die Vergangenheit, nicht aber die Zukunft im Blick hat.
5. Keine Sichtbarkeit
Ohne einen integrierten Überblick über Compliance-bezogene Aktivitäten ist es fast unmöglich, Lücken und Unstimmigkeiten bei der Verfolgung und Verwaltung der Compliance zu erkennen.
Das bedeutet, dass ein schädliches Risiko leicht unentdeckt oder unbehandelt bleiben kann, weil Sie die vollen Auswirkungen nicht abschätzen konnten, bevor es zu spät war.
Geben Sie Covid-19 in den Mix
Covid-19 hat in kurzer Zeit enorme geschäftliche und regulatorische Störungen verursacht, und Compliance-Teams sind, wie andere Funktionen in den meisten Finanzinstituten, nun vollständig damit beschäftigt, die täglichen Auswirkungen der Krise zu bewältigen.
Wenn Unternehmen schließlich in der Lage sind, zum normalen Geschäftsbetrieb zurückzukehren – wird es sicherlich detaillierte Auswertungen der größten Herausforderungen geben, mit denen Compliance unter solchen Hochdruckbedingungen konfrontiert war.
Abgesehen von Covid-19 steht Compliance unter zunehmendem Druck, effektive Leistung in vielen verschiedenen Bereichen nachzuweisen – vom Incident Management über Policy Management bis hin zur Bewältigung sich ständig ändernder Regeln und Vorschriften. Die kürzliche Einführung des Senior Managers and Certification Regime (SMCR) hat Compliance-Teams noch stärker ins Rampenlicht gerückt.
Eines ist sicher: In der heutigen vernetzten Welt gibt es einfach keinen Platz zum Verstecken – was effektives Compliance-Management wichtiger denn je macht. Die Identifizierung Ihrer größten Compliance-Herausforderungen ist der erste Schritt, um diese zu überwinden. Dies könnte Ihnen genau den Anstoß geben, den Sie benötigen, um entscheidende Veränderungen anzustoßen, die erforderlich sind, um die Gesamteffizienz zu verbessern und Ihr Leben zu erleichtern.
