A gestão da conformidade é complicada e dispendiosa – o que muitas vezes é agravado pelas próprias ferramentas e processos destinados a realizar a tarefa.
Muitas equipas de conformidade debatem-se com tecnologia pesada e ultrapassada, processos ineficientes e pode gastar-se muito tempo a criar e a alterar manualmente relatórios para o conselho de administração. É muito tempo que, provavelmente, poderia ser utilizado de forma mais produtiva.
Eis cinco dos desafios mais comuns para uma gestão de conformidade eficaz:
1. Funções isoladas
Os processos de conformidade são frequentemente criados em resposta a um evento específico — um novo regulamento, um litígio, uma investigação criminal, etc. — com pouca reflexão sobre como tudo funciona em conjunto. Quando as responsabilidades são separadas desta forma, poucas pessoas têm os meios, a motivação ou a oportunidade para partilhar facilmente informação entre áreas funcionais.
2. Sistemas desconectados
Quando as responsabilidades de conformidade ficam confinadas a silos, é provável que a tecnologia utilizada para as executar esteja igualmente desconectada. Isso torna muito difícil gerir a conformidade de forma eficiente em várias linhas de negócio, funções ou localizações. E, sem uma forma simples de trocar dados, várias pessoas acabam por procurar a mesma informação.
3. Processos manuais
Gerir a conformidade através de folhas de cálculo, ficheiros partilhados e documentos provavelmente fez sentido em tempos. Mas estas ferramentas simplesmente não foram concebidas para acompanhar um mar de regulamentos em constante mudança. Podem ser necessárias horas e horas para atualizar manualmente cada folha de cálculo em cada localização para acomodar uma única alteração regulamentar. Multiplique isso pelas centenas de alterações regulamentares que acontecem na vida real e tem um problema. Cada elemento de dados que tem de ser atualizado ou copiado e colado também abre a porta a mais erros humanos.
4. Métricas incompletas — ou inexistentes
Juntar informação de vários sistemas distintos — muitas vezes manualmente — em relatórios com significado é um processo moroso e propenso a erros. Quando um relatório é finalmente compilado, é provável que já esteja desatualizado. E, sem a ajuda de análises avançadas para calcular o risco potencial e priorizar esforços, acaba por gerir a conformidade sobretudo através de uma perspetiva que apenas consegue focar-se no passado, e não no futuro.
5. Não tens visibilidade
Sem uma visão integrada das actividades relacionadas com a conformidade, é quase impossível identificar lacunas e inconsistências na forma como a conformidade é controlada e gerida. Isto significa que um risco prejudicial pode facilmente passar despercebido ou não ser abordado porque não conseguiste avaliar o impacto total até ser demasiado tarde.
Acrescente a Covid-19 à equação
A Covid-19 criou, num curto espaço de tempo, uma enorme disrupção empresarial e regulamentar e as equipas de conformidade, tal como outras funções na maioria das instituições financeiras, estão agora totalmente absorvidas na gestão do impacto diário da crise.
Quando as empresas estiverem finalmente em condições de regressar ao funcionamento normal, haverá certamente avaliações detalhadas dos maiores desafios enfrentados pela conformidade em circunstâncias de elevada pressão como estas.
Covid-19 à parte, há uma pressão crescente para que a conformidade demonstre um desempenho eficaz em muitas áreas diferentes — desde a gestão de incidentes à gestão de políticas, sem esquecer a necessidade de acompanhar regras e regulamentos em constante mudança. A implementação recente do Senior Managers and Certification Regime (SMCR) colocou as equipas de conformidade ainda mais sob os holofotes.
Uma coisa é certa: no mundo conectado de hoje, simplesmente não há onde se esconder — o que torna a gestão de conformidade eficaz mais crítica do que nunca. Identificar os seus maiores desafios de conformidade é o primeiro passo para os superar. Isto pode dar-lhe o impulso de que precisa para desencadear mudanças cruciais necessárias para melhorar a eficiência global e facilitar-lhe a vida.
